Электронные таблицы и универсальные программы управления базами данных

Для упорядоченного хранения значительного объема информации удобно использовать электронные таблицы и универсальные программы управления базами данных. В судебно-экспертной деятельности электронные таблицы и базы данных могут использоваться для хранения информации организационного и собственно экспертного, исследовательского характера.

Информация организационного характера — сведения, необходимые для организации работы судебно-экспертного учреждения в целом: данные о сотрудниках, не только личные, но и их нагрузка, текущие и прошлые исследования; данные обо всех назначенных и проведенных экспертизах, поступивших объектах; справочная информация — о других экспертных учреждениях, специалистах, чья помощь может понадобиться, местах приобретения оборудования и расходных материалах, научных конференциях и семинарах; данные об имеющемся оборудовании, его состоянии и т.д. Также к информации организационного характера относятся сведения о работе каждого эксперта, которые он хранит для собственного удобства: собственный график работы, порученные ему исследования, отдельные этапы их осуществления; справочная информация и т.д.

Информация экспертного, исследовательского характера: во- первых, это сведения о различных образцах для сравнительного исследования (оружия, боеприпасов, оружий взлома, лакокрасочных покрытий и т.д.). Следует отметить, что в настоящее время основная масса информации такого рода аккумулируется в системе криминалистической регистрации, а не в отдельных экспертных учреждениях. Во-вторых, каждое учреждение и каждый эксперт может создавать собственные коллекции, базы данных, таблицы, опираясь на собственную практику. Такие таблицы и базы данных могут содержать, например, наработанные в ходе практики наиболее эффективные способы решения экспертных задач; сведения о признаках тех или иных объектов или образцов, которые не учитываются в основных базах, но оказались полезными, и другую практически значимую информацию.

Наиболее распространенными универсальными программами для управления данными являются MS Excel и MS Access. Программы Access и Excel во многом похожи, их использование позволяет:

• • выполнять сложные запросы для сортировки и фильтрации данных;
• • выполнять сложные вычисления для получения необходимых сведений;
• • использовать сводные таблицы и диаграммы для интерактивной работы с данными;

• • получать отчеты на основе данных и их просмотр в различных форматах;
• • создавать формы для добавления, изменения и удаления данных, а также для перехода от одних данных к другим;
• • создавать Microsoft Office Word слияния;
• • подключаться к внешним данным для просмотра, запроса и изменения этих данных без выполнения импорта;
• • создавать веб-страницы для отображения данных, доступных только для чтения, или для доступа к ним в обновляемом формате;
• • импортировать данные из внешних баз данных (например, Access или Microsoft SQL Server) и из других типов файлов (.txt или .htm).

MS Excel предоставлет обширные возможности расчетов и построения графиков для визуализации и управления табличными данными. Эти программы бывают полезны также для хранения списков данных. Например, списков психотропных и наркотических веществ, оборот которых запрещен или ограничен. Хранение такой информации в электронной форме удобнее, поскольку ускоряет процесс поиска того или иного вещества.

Однако программа Excel не является системой управления базами данных. Это приложение для работы с листами, элементы которых хранятся в строках и столбцах ячеек. По сравнению с этим в программе Microsoft Access данные хранятся в таблицах, которые очень похожи на листы, но предназначены для выполнения сложных запросов, связывающих данные из различных таблиц, расположений и даже полей в других таблицах. Программа MS Access предназначена для работы с реляционной информацией.

Реляционная информация (от англ, relation «отношение», «зависимость», «связь») — взаимосвязанные данные.

Нереляционная информация — несвязанные данные.

Реляционная база данных — это база данных, вся информация которой содержится в таблицах, связанных между собой. Нереляционная база данных — это база данных, вся информация которой хранится в одной таблице или в нескольких не связанных между собой таблицах.

Чтобы решить, какую программу следует использовать для хранения данных, необходимо определить, являются ли данные реляционными.

Если достаточно хранить данные в одной таблице или на одном листе, то этим и следует ограничиться. Данные, содержащиеся на одной странице или листе, называются плоскими или нереляционными данными. В реляционной базе данных каждая таблица содержит сведения об одном типе данных. Если требуется реляционная база данных, то для данных определяется отношение один ко многим. Так как реляционные данные нуждаются в нескольких связанных таблицах, работать с ними лучше всего в программе Access. Кроме того, чем больше данных, тем существенней преимущество хранения их в нескольких таблицах программы Access.

Например, для организации работы судебно-экспертного учреждения необходимы как минимум две реляционные таблицы: в одной будут содержаться сведения о сотрудниках, в другой - обо всех назначенных экспертизах. Также в нескольких связанных между собой таблицах можно хранить сведения о характеристиках и признаках отдельных элементов сложного объекта исследования, например, места пожара.

Сравнение характеристик программ MS Access и MS Excel, определяющих целесообразность их использования в судебно-экспертных исследованиях, представлено в табл. 7.

Таблица 7

Продолжение табл. 7

Продолжение табл. 7