Методы проведения аудита персонала

Метод играет исключительно важную роль в проведении аудита, в выявлении проблемных ситуаций и причин их возникновения в сфере управления персоналом. Методы аудита персонала - это совокупность приемов и способов изучения процессов в сфере управления персоналом.

Рене Декарт следующим образом определил важность метода при проведении какого бы то ни было исследования: «Лучше совсем не помышлять об отыскании каких бы то ни было истин, чем делать это без всякого метода».

Общими для многих научных дисциплин методами при проведении исследования выступают индукция и дедукция. Под индукцией

¹

Таранов П. С. Философия изнутри. Т. 2. М,: Изд-во «Остожье», 1996. С. 259.

понимается «выкристаллизовывание», или формулирование выводов по результатам анализа фактов. Исследование начинается с накопления фактов, которые затем обобщаются, систематизируются и анализируются таким образом, чтобы можно было сформулировать выводы и дать оценку проанализированным фактам. Индукция идет от фактов к принципам, от частного к общему.

Напротив, при дедуктивном методе выдвигается гипотеза, которая затем сопоставляется с фактами или проверяется фактами. Дедуктивный метод предполагает, что аудиторы решают свою задачу, начиная с выдвижения гипотезы, которая служит аудитору ориентиром при сборе и систематизации эмпирических данных. В результате сформулированная предварительно гипотеза после проверки ее фактами либо подтверждается, либо опровергается. При выдвижении гипотезы аудитор руководствуется своими накопленными знаниями и первоначальными наблюдениями за объектом исследования. То есть, аудитор может опереться на случайное наблюдение, умозрительное заключение, логику или интуицию, чтобы сформулировать предварительный, непроверенный вывод, называемый гипотезой. Индукция и дедукция являются не противостоящими друг другу, а взаимодополняющими методами исследования.

Специфика конкретных методов проведения аудита персонала определяется природой и характером объекта, и целью аудиторского исследования. Использование каждого отдельного метода аудита позволяет оценить состояние той или иной области в системе управления персоналом. Применение же необходимой совокупности методов позволяет получить всестороннюю оценку состояния кадрового менеджмента.

При принятии решения об использовании тех или иных методов проведения аудиторской проверки учитывается выбор объектов аудита, в качестве которых выступают корпоративные стандарты, кадровая документация, используемые методики планирования персонала, положение об оплате и стимулировании труда, планы обучения и развития карьеры, содержание коллективного договора и трудовых договоров сотрудников организации, показатели экономической и социальной эффективности системы управления персоналом и т. д.

Направленность исследования, а следовательно, и выбор методов его проведения зависит также от ожидания собственников и руководителей организации, менеджеров службы управления персоналом от предстоящего аудита. Если же заказчиком аудита выступает профсоюзная организация, то направленность исследования будет определяться необходимостью оценки социальной эффективности, соответствия социальных показателей предприятия (заработная плата, социальный пакет, занятость, условия труда и т. д.) требованиям законодательства, международных и отечественных стандартов, гарантиям в соглашениях и коллективном договоре, финансовым возможностям предприятия.

Используемые методы аудита персонала можно подразделить на контактные и бесконтактные. При контактных методах аудита используются экспертные оценки, а при бесконтактных - проводится анализ результатов работы, кадровой документации, конкретных ситуаций и статистических данных, данных бухгалтерской отчетности в динамике и статике.

При экспертных оценках кадрового менеджмента используются такие методы, как анкетирование (опрос с использованием специальной анкеты), интервьюирование (беседа с работником в режиме «вопрос - ответ» по заранее составленной или произвольной схеме), наблюдение (оценка поведения субъектов и объектов управления в организации и их взаимоотношений друг с другом), тестирование (определение социально-психологических качеств работников и их взаимоотношений в коллективе и т. п.), деловые игры (оценка профессиональных способностей персонала: знания, навыки, опыт, качество принимаемых решений и т. д.; оценка личностных характеристик персонала: коммуникативные способности, нестандартность мышления, поведение в нестандартных ситуациях, креативность и т. д.); профессиография (технология изучения требований, предъявляемых профессией к качествам личности работника, психологическим способностям, физическим возможностям и др. Она помогает в разработке информационных, диагностических, коррекционных и формирующих методических пособий и практических рекомендаций, как обеспечить взаимное соответствие человека и профессии); ассесмент-центр, эксперимент и т. д.

Анкетирование может быть именным, при котором сотрудник указывает в анкете свое имя, и анонимным, когда отвечающий на вопросы не указывает своего имени. Объем анкеты не должен быть чрезмерно большим, поскольку это может привести к поспешности при заполнении анкет и следовательно - к неточности. Некоторые

¹

Управление персоналом. Словарь-справочник [Электронный ресурс]. URL: http://psyfactor.org/personal/personall5-14.htm (Дата обращения 30.03.2018 г).

специалисты считают, что при составлении анкеты оптимальным является включение в нее от 5-7 до 10-12 вопросов.

Анкета, как правило, включает в себя несколько разделов. В первом разделе содержится обращение к сотруднику, объясняется цель анкеты и порядок ее заполнения. Второй раздел включает в себя вопросы, а третий - содержит благодарность за ответы.

Анкеты могут быть закрытыми и открытыми. В качестве закрытого варианта анкеты можно привести следующий пример.

Укажите, какой фактор в наибольшей степени мотивирует Вас на достижение максимальных результатов?

• • Возможность карьерного роста.
• • Гибкий график работы.
• • Стабильная занятость.
• • Возможность развития своих компетенций.
• • Доброжелательные отношения со своими коллегами и руководством.
• • Справедливая оценка результатов труда.
• • Информированность обо всех аспектах деятельности организации.

Закрытые вопросы могут предусматривать различные оценки относительно поставленного вопроса. Например, вопрос в анкете может быть сформулирован следующим образом:

«Как Вы относитесь к тому, что в Положении об оплате труда рабочих будет предусмотрено увеличение доли постоянной части в общем заработке до 75%?»

• • Совершенно согласен.
• • Скорее согласен, чем нет.
• • Не знаю.
• • Скорее согласен, чем не согласен.
• • Не согласен.

Анкета может содержать открытые вопросы, на которые работнику предлагается ответить в свободной форме. Примером открытого вопроса в анкете может быть следующий: «Какие виды вознаграждения в рамках социального пакета являются для Вас наиболее предпочтительными? (напишите) __________________________________________________________________________________________».

Вопросы в анкете могут быть смешанными. В этом случае вопрос в анкете может быть сформулирован следующим образом: «Руководство рассматривает вопрос о внедрении системы оценки результатов труда, по итогам которой будет устанавливаться стимулирующая надбавка. Какой, по Вашему мнению, должна быть периодичность оценки?

• • Ежемесячно
• • Ежеквартально
• • Один раз в полугодие
• • По итогам года
• • Один раз в два года.

Если здесь не названы важные для Вас условия, напишите».

При составлении вопросов в анкете предусматривают не только опцию «текущее состояние», но и «желательное состояние». Это позволит использовать анкету, как инструмент не только диагностики, но и выработки стратегии развития системы управления персоналом. При проведении интервью вопросы должны быть дифференцированы в зависимости от того, к какому уровню управления и к какой сфере деятельности относится интервьюируемый. Интервью с руководителями должно быть диагностическим, которое предусматривает доверительную беседу, диалог, помогающий не только выявить и осознать имеющиеся проблемы, но и наметить направления их решения.

К бесконтактным методам аудита, используемым при анализе статистических данных, данных кадровой документации и оперативного учета, относятся следующие:

• - метод сравнения - сравнение фактических данных в динамике, по отношению к плану, по отношению к стандартам, по отношению к другим организациям (структурным подразделениям) и т. п.
• - метод группировок - анализируемые данные группируются по определенному признаку (например, по количеству рабочих, выполняющих нормы труда до 100%, от 100 до 110%, от 110 до 130% и т. д.);
• - метод последовательной подстановки - позволяет определить влияние отдельных факторов на общий результат (например, при повышении производительности труда в организации в отчетном периоде за счет всех факторов на определенный процент можно рассчитать процент роста отдельно за счет внедрения новой техники, затем - за счет совершенствования организации труда и т. д.);
• - метод динамического анализа - позволяет изучить тенденции по результатам анализа расположенных в динамическом ряду тех или иных показателей и исключить случайные отклонения;
• - балансовый метод - позволяет оценить согласованность плановых и фактических величин и осуществить балансовые сопоставления элементов исследуемой системы (например, сопоставляя плановую потребность персонала с наличием, определяется программа набора или высвобождения / ротации персонала);
• - причинно-следственный анализ - предусматривает проведение исследования с целью выяснения причин выявленных проблем;
• - функционально-стоимостной анализ - позволяет оценить использованный в организации вариант решения той или иной кадровой проблемы с точки зрения оптимальности выбора в схеме «результаты-затраты» ;
• - корреляционный (взаимосвязанный) метод является одним из экономико-математических методов исследования, позволяющий определить количественную взаимосвязь между несколькими параметрами исследуемой системы. При этом корреляционная зависимость в отличие от функциональной может проявляться только в общем, среднем случае, то есть в массе случаев-наблюдений;
• - метод декомпозиции, позволяющий расчленить сложные явления на более простые, что облегчает их изучение. Так, из системы управления персоналом могут быть выделены подсистемы, из подсистем - функции, из функций - процедуры, из процедур - операции, из операций - элементы. Затем изучается каждая составная часть, проводится их моделирование и осуществляется синтез;
• - метод ограничений Голдратта, позволяющий в ходе анализа выявить слабое звено или, как его называет Голдратт, ограничение. Нужно начать с выявления нежелательных эффектов, которые препятствуют достижению цели и оказывают негативное влияние на результат. Ограничением на предприятии может быть не только неквалифицированный персонал, слабая организационная культура, или неэффективная система оплаты труда. Проблема, возможно, кроется в устаревшем оборудовании, неграмотно выстроенных бизнес-про-цессах и т. д. По сути, ограничением выступает любое препятствие для увеличения добавленной стоимости. Из выбранной совокупности нежелательных эффектов следует выбрать пять наиболее негативно влияющих на результат. После чего проанализировать причинно-следственную связь между ними, вычленить корневую причину существования негативных эффектов и устранить ее.

Интересно замечание Элияху Голдратта о том, что при принятии решений не только метод, но и интуиция играет важную роль. Голдратт говорит: «Если нет интуиции никакой метод не поможет... Но, если интуиция есть, все равно можно блуждать в потемках. Интуиция - необходимое условие для нахождения решений, но одной ее недостаточно. Нужно иметь метод, который позволит высвободить сфокусировать и критически проверить интуицию, если хочешь

- р

приити к простым и практичным решениям» .

Последние годы среди методов исследования активно используется бенчмаркинг («benchmarking»), который происходит от слова «benchmark», что означает отметку на объекте, точку отсчета. В общепринятом смысле «benchmark» - это мера, эталон, образец. При использовании бенчмаркинга показатели, характеризующие результаты работы службы управления персоналом и в целом организации, сравниваются с аналогичными показателями более успешных компаний или показателями по рынку в целом (например, по Российской Федерации или региону). Реализация этого метода предполагает взаимное согласие сторон на обмен данными с целью получения каждым участником информации, позволяющей оценить результаты своей деятельности в сравнении с другими участниками рынка. Если показатели деятельности организации сравниваются со средними показателями по рынку, то используются соответствующие обзоры консалтинговых фирм или данные органов статистики.

Успех использования метода «бенчмаркинг» зависит от правильности выбора объекта и обоснованности критериев отбора оценочных показателей для сравнения. При использовании бенчмаркинга сравниваются ключевые показатели, измеренные на нескольких предприятиях, с целью установления различий и влияющих на них причин.

Если крупные российские компании широко используют при анализе бенчмаркинг, то для небольших организаций он, как правило, применяется в дополнение к другим способам оценки эффективности деятельности службы управления персоналом, поскольку требует существенных затрат на сбор или покупку информации. Что касается информации по зарубежным компаниям, то здесь также небольшие организации сталкиваются со значительными трудностями при получении и использовании информации.

Результаты бенчмаркинга используются для решения таких задач, как определение кадровой стратегии, выбор показателей определения эффективности использования персонала, установление плановых значений показателей эффективности управления персоналом и др.

¹² Элияху Голдратт. Цель-2. Дело не в везении https://docviewer.yandex.ru/ view/ 54919375/ [Электронный ресурс]. URL: (Дата обращения 03.09.2018 г.).

К бесконтактным методам можно отнести и контент-анализ (от англ, contens - содержание) - метод качественно-количественного анализа содержания документов с целью числового выявления или измерения различных фактов и закономерностей. В качестве объектов исследования контент-анализа могут быть использованы протоколы собраний и производственных совещаний, приказы, распоряжения и т. д., а также данные интервью и открытые вопросы анкет.

Используя контент-анализ, аудитор выявляет существующие риски в системе управления персоналом, содержание имеющихся проблем и причины их возникновения, степень напряженности проблем и пути их решения и др. К категориям контент-анализа, которые формулируются после определения цели и гипотезы исследования, относятся ключевые понятия (категории), соответствующие исследовательским задачам. Система ключевых понятий используется в качестве вопросов в механизме контент-анализа и указывает, какие ответы должны быть найдены в тексте. При выборе категорий для контент-анализа не рекомендуется использовать слишком дробные их значения, почти повторяющие текст, и слишком крупные категории, результатом которых будет поверхностный анализ. Целесообразно также выявлять и отсутствующие в тексте ключевые понятия, которые могут быть значимыми для оценки исследуемой проблемы с помощью контент-анализа.

В последние годы среди методов аудита персонала активно используется SWOT-анализ, который предполагает выявление сильных и слабых сторон в деятельности организации, потенциальных внешних благоприятных возможностей и угроз, их оценку и использование результатов анализа в выработке путей повышения эффективности деятельности персонала. Используя SWOT-анализ, аудитор сможет получить ответы на следующие вопросы:

• • Удается ли организации использовать свои сильные стороны в реализации своей стратегии? Что нужно сделать для достижения более высоких результатов за счет использования сильных сторон организации?
• • Какие слабости организации, являющиеся ее уязвимыми местами, руководству не удается нейтрализовать? Каковы причины этого и что предлагается для нейтрализации уязвимых мест в системе управления персоналом?
• • Какие внешние благоприятные возможности создают шансы на успех для организации и достаточны ли усилия руководства для их реализации? Что следует предпринять для получения более высокого эффекта от использования внешней благоприятной конъюнктуры?

• Какие внешние угрозы могут подорвать конкурентоспособность организации, и все ли делает руководство для защиты от внешних угроз? Каковы рекомендации для более эффективной защиты от внешних угроз?

Простым и практичным инструментом аудита персонала и выработки обоснованных решений, направленных на повышение эффективности использования человеческих ресурсов, является GAP-анализ. Слово GAP в переводе с английского означает «пробел, брешь». Метод GAP позволяет выявить существующие в организации отклонения фактических результатов от целевых установок. GAP-анализ позволяет дать прогноз о том, что ожидает организацию в будущем, если руководство не решится проводить необходимые изменения и не закроет выявленный зазор.

В федеральных правилах (стандартах) указаны следующие методы получения аудиторских доказательств', инспектирование, наблюдение, запрос, подтверждение, пересчет (проверка арифметических расчетов аудируемого лица) и аналитические процедуры.

В ходе инспектирования аудитор проверяет записи и документы и получает аудиторские доказательства различной степени надежности в зависимости от источника и эффективности средств внутреннего контроля.

Наблюдение - это отслеживание аудитором процесса или процедуры, выполняемой другими лицами (например, наблюдение аудитора за начислением заработной платы, или за оформлением документов при приеме (увольнении) на работу, осуществляемым сотрудниками аудируемого лица).

Запрос в виде официального письма, или сделанный в устной форме представляет собой поиск информации у осведомленных лиц в пределах или за пределами аудируемого лица. В ответах на запросы аудитора должны содержаться сведения, которыми он ранее не располагал или которые подтверждают аудиторские доказательства.

Подтверждение представляет собой ответ на запрос об информации, содержащейся в записях (положениях, отчетах) службы управления персоналом (например, аудитор может запросить подтверждение у начальника цеха о реально действующем механизме начисления фонда поощрения в структурном подразделении).

При пересчете проверяется точность арифметических расчетов в первичной кадровой документации либо выполнение аудитором самостоятельных расчетов.

Аналитические процедуры представляют собой анализ и оценку полученной аудитором информации, исследование важнейших социальных и экономических показателей проверяемого аудируемого лица с целью выявления необычных и (или) неправильно отраженных в управленческом учете операций, выявление причин таких ошибок и искажений.

Обоснованность аудиторских доказательств повышается, если они получены из различных источников и не противоречат друг другу. При несоответствии аудиторских доказательств, полученных из разных источников, аудитор проводит дополнительные исследования в целях выяснения причин такого несоответствия. Если у аудитора нет уверенности в достоверности полученной информации, то ему следует провести дополнительное исследование. В случае невозможности получения дополнительной информации, подтверждающей сомнительные выводы, целесообразно при формулировании выводов сделать соответствующую оговорку или отказаться от выражения мнения по данному эпизоду.

Среди вариантов классификации методов проведения аудита есть и другие подходы. Например, из подходов, влияющих на выбор методики аудита персонала, выделяют следующие: бухгалтерский, юридический, специальный, отраслевой.

Бухгалтерский подход - традиционный и заключается в разработке методик проверки по различным разделам бухгалтерского учета, например, таким, как аудит расчетов по оплате труда, аудит расчетов с подотчетными лицами и т. д. Методики аудиторской проверки по счетам бухгалтерского учета являются в том или ином наборе составными частями каждой аудиторской проверки. В правилах (стандартах) аудиторской деятельности они называются методиками проверки оборотов и сальдо по счетам бухгалтерского учета.

Юридический подход дополняет бухгалтерский и включает в себя разработку методик проверки различных вопросов с юридической точки зрения. В некоторых аспектах такие методики пересекаются с бухгалтерскими, но подразумевают более глубокое изучение правовой стороны отражения кадровой работы аудируемого субъекта в учете. К таким методикам можно отнести, например, методику экспертизы заключенных с работниками трудовых договоров, соблюдение трудового законодательства при начислении

¹

Ахалкаци О. В. Аудит учета расчетов по оплате труда: Практ. пособие / Под ред. проф. В. И. Подольского. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - С. 41-42.

гарантированных доплат и надбавок за работу в ночное время, за сверхурочную работу и т. д.

Специальный подход предусматривает разработку методик проверки экономических субъектов, обладающих общими специальными признаками (структурой управления, численностью работников, организационно-правовой формой и др ).

При отраслевом подходе разрабатываются методики аудита экономических субъектов в зависимости от вида их деятельности и отраслевой принадлежности. К таким методикам можно отнести методики аудита предприятий промышленности, торговли, строительных организаций страховых компаний и т. п. В этих методиках учитываются особенности проверки состава затрат на персонал, организации управленческого учета и др.

Для получения аудиторских свидетельств важное значение имеет методика аудита с использованием компьютеров. Если аудит проводится в организации, применяющей компьютерную обработку данных (КОД), то аудитор должен владеть данной методикой для качественного выполнения процедур проверки. Например, в универсальных автоматизированных системах учета используется календарь рабочего графика предприятия, календарь работы служащих, входящие в расчет средней заработной платы начисления, журнал расчета дивидендов и т. д.

В ходе аудита проверяется, какое влияние на функционирование системы управления персоналом оказывают условия использования компьютерной обработки данных, в том числе на осуществление внутреннего контроля и оценку рисков.

При оценке среды компьютерной обработки данных аудитор выявляет:

• - соответствие применяемой формы учета и отчетности действующему законодательству;
• - соответствие системы обработки данных применяемым формам учета и отчетности;
• - возможность и способы актуализации системы обработки данных.

Выбор методов аудита персонала в каждом случае конкретен и определяется целями и особенностью объекта исследования, этапом аудиторской проверки. Чтобы получить наиболее полное представление об аудируемом объекте целесообразно комплексное применение всей совокупности методов исследования. Независимо от используемых методов исследования аудитор особое внимание должно уделить достоверности и надежности получаемой информации.