Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Заработная плата работникам начисляется на основании первичных документов.

Для учета рабочего времени и начисления заработной платы применяются следующие документы.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности учреждения. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы и утверждается приказом (распоряжением) руководителя учреждения или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Приказы (распоряжения) о приеме работника (работников) на работу применяются для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту), составляются лицом, ответственным за прием на работу в учреждение. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника и др.).

Подписанный руководителем или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносят запись о приеме на работу, заполняют в отделе персонала личную карточку, а в бухгалтерии открывают лицевой счет работника.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Такую карточку заполняют на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента, профессора и проч.), а также сведений, сообщенных о себе работником. На каждого научного и научно-педагогического работника ведут также личную карточку.

Карточка-справка используется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника, в которой помимо общих сведений о нем отражаются начисления сумм по всем видам оплаты, удержанные суммы по видам и сумма к выдаче. Карточку- справку заполняют на основании расчетно-платежной ведомости.

Карточка-справка может быть использована для получения сведений, например о суммах выплаченного гонорара.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы заполняют по установленной форме лица, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.). Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Записи в табель новых сотрудников и исключение из него работников проводятся только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении. В табеле регистрируются случаи отклонения от нормального использования рабочего времени. В верхней части строки на каждого работника, в отношении которого были такие отклонения (сверхурочные), записывают часы отклонений, в нижней части проставляют условные обозначения отклонений, а также часы работы в ночное время.

Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени произошли отклонения двух видов, одно из которых — работа в ночное время, то в нижней части строки заполняют дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилию работника в табеле повторяют два раза.

В конце месяца работник, ответственный за ведение табеля, определяет общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) и записывает их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывает лицо, ведущее табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные необходимыми подписями, в установленные сроки сдают в бухгалтерию для проведения расчетов, после утверждения табеля руководителем учреждения этот табель используют для составления расчетно-платежной ведомости.

График отпусков предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений учреждения на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитывают нормы законодательства, специфику деятельности учреждения и пожелания работника.

График отпусков визируют руководитель отдела персонала, руководители структурных подразделений и утверждает руководитель учреждения или уполномоченное им лицо. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносят соответствующие изменения.

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях применяется для расчета среднего заработка для определения сумм оплаты отпуска, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством.

Сведения о виде отпуска, дате начала и окончания отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, проставляют на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющегося основанием для предоставления отпуска. В заголовочной части записки-расчета указывают все необходимые реквизиты, период, за который предоставляется отпуск, а также количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска.

Таблицу «Заработная плата по месяцам» записки-расчета заполняют на основании карточки-справки, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев (например, оплата времени обучения на курсах повышения квалификации).

В записке-расчете приводят сумму начислений за отпуск, удержаний и причитающуюся на руки работнику.

Расчетно-платежная ведомость применяется для отражения начисления заработной платы и выплат, произведенных работникам в течение месяца и причитающихся в окончательный расчет, удержанных из заработной платы налогов и других сумм.

Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы; табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы; записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, иные документы.

Работникам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, заработную плату начисляют по договорам оказания услуг и актам выполненных работ.

Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем. Заработная плата выплачивается с разрешения руководителя учреждения и главного бухгалтера.

В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. В централизованных бухгалтериях расчетно-платежную ведомость составляют в отдельности на каждое обслуживаемое учреждение, ее подписывают руководитель соответствующего обслуживаемого учреждения, руководитель группы учета и исполнитель. Разрешение на выплату заработной платы дают руководитель учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главный бухгалтер.

Платежная ведомость применяется в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате, при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, т.е. в межрасчетный период. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включают в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе «Сумма к выдаче» напротив данной фамилии делают прочерк, а выплаченную сумму записывают в графу «Выплаты в межрасчетный период».

Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной ведомости.

Реестр депонированных сумм составляет кассир учреждения, если сотрудники не получили соответствующих выплат. Указываются: наименование структурного подразделения; номер платежной ведомости; фамилия, имя, отчество лица, не получившего заработную плату, денежное довольствие или стипендию; табельный номер и сумма.

Книгу аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий заполняют на основании реестра депонированных сумм. В книге указывают: табельный номер; фамилию, имя, отчество лица, не получившего заработную плату, денежное довольствие или стипендию; месяц, номер платежной ведомости, сумму. При получении работником соответствующих сумм указывают номер расходного кассового ордера, а также сумму задолженности по оставшейся депонированной оплате с начала года.

В табл. 5.2 приведены бухгалтерские записи по начислению основной и дополнительной оплаты труда в рамках бюджетной и внебюджетной деятельности учреждения.

Таблица 5.2. Бухгалтерские записи по начислению основной и дополнительной оплаты труда

Содержание операции

Дебет

Кредит

1. Учреждением принята к бухгалтерскому учету задолженность по оплате труда работникам (по должностным окладам, почасовой оплате, воинским и специальным званиям; отпускные, пособия за первые три дня временной нетрудоспособности и др.)

40120211

30211730

2. Учреждением принята к бухгалтерскому учету задолженность по оплате труда работникам, занятым производством готовой продукции, выполнением работ, оказанием услуг

10900211

30211730

3. Учреждением принята к бухгалтерскому учету задолженность по оплате труда работникам, связанным с приобретением (строительством) объектов основных средств

10611310

30211730

4. Учреждением принята к бухгалтерскому учету задолженность по выплате компенсаций работникам

40120262

30262730

5. Учреждением принята к бухгалтерскому учету задолженность по оплате труда работникам, связанным с приобретением непроизведенных активов

10613330

30211730

6. Учреждением принята к бухгалтерскому учету задолженность по дополнительным выплатам и компенсациям, начисленным в соответствии с законодательством (подъемные пособия, ежемесячное пособие на рождение ребенка, за использование личного автомобиля в служебных целях и др.)

40120212

30212730

7. Учреждением принята к бухгалтерскому учету задолженность по оплате труда лиц, не состоящих в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера за услуги связи

40120221

30221730

8. Учреждением принята к бухгалтерскому учету задолженность по оплате труда лиц, не состоящих в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера за транспортные услуги

40120222

30222730

9. Органом ФСС отражена задолженность по суммам начисленных: пособия по временной нетрудоспособности начиная с четвертого дня болезни; пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет; санаторно-курортного обслуживания работников и членов их семей; единовременного пособия на рождение ребенка,

30302830

30213730

Окончание табл. 5.2

Содержание операции

Дебет

Кредит

а также сумма других выплат за счет средств государственного социального страхования (начисляет и выдает пособия ФСС)

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >