Операционные и хозяйственные расходы

Под расходами на операционные и хозяйственные нужды обычно подразумеваются расходы учреждения на приобретение канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материальных ценностей, бензина на АЗС, оплата мелкого ремонта и т.п.

Оплачивая те или иные расходы, подотчетное лицо (работник) действует от имени учреждения, следовательно, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит этот установленный лимит расчетов, то учреждение может быть оштрафовано. Сумма штрафа составляет от 40 000 до 50 000 руб., налагается только на организацию, которая расплатилась наличными. За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации — от 4000 до 5000 руб. (п. 15.1 КоАП РФ).

Список подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет для оплаты хозяйственных расходов, утверждает руководитель учреждения как отдельным приказом (распоряжением), так и в качестве приложения к приказу об учетной политике.

Денежные средства выдаются по распоряжению руководителя бухгалтерской службы или его заместителя под отчет на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. Аванс выдается в пределах сумм, определяемых целевым назначением. Работник, получивший деньги под отчет, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, товарные чеки, чеки ККМ и др.). На основании авансового отчета, утвержденного руководителем учреждения, бухгалтер должен отразить в учете расходы подотчетного лица.

Если работник приобрел те или иные материальные ценности у физического лица, необходимо составить и приложить к авансовому отчету закупочный акт, для которого предусмотрен типовой бланк1. Этот бланк применяется при покупке у физических лиц продуктов питания. Можно использовать данный бланк в качестве образца для составления акта при покупке у физических лиц других товарно-материальных ценностей.

Закупочный акт составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подотчетное лицо передает в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом, а второй экземпляр остается у физического лица (продавца). Оба экземпляра подписывают работник учреждения, купивший товарно-материальные ценности, и продавец.

В акте указывают следующие данные о продавце:

  • • фамилию, имя и отчество;
  • • паспортные данные;
  • • домашний адрес.

Наличные деньги под отчет могут быть выданы при условии, что за конкретным подотчетным лицом нет задолженности по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет денежных средств одним работником другому запрещается.

1 Форма закупочного акта утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Основанием для выплаты работнику перерасхода по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем.

Представительские расходы — это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в ст. 264 НК РФ. Согласно этой статье к представительским расходам относятся затраты:

  • • на проведение официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
  • • на транспортное обеспечение представителей других организаций, связанное с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
  • • на буфетное обслуживание лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
  • • на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате учреждения.

Данный перечень является исчерпывающим, поэтому расходы на организацию отдыха, развлечений, оплату виз, проживание участников переговоров представительскими расходами не являются и не могут быть приняты в целях налогообложения.

Представительские расходы у казенных и бюджетных учреждений предусмотрены только для обслуживания иностранных делегаций. Затраты на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц производятся в тех случаях, когда это предусмотрено решениями Президента РФ или Правительства РФ либо определено межгосударственными или межправительственными договорами России.

Сметы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц утверждаются:

  • • руководителями федеральных органов исполнительной власти, которым выделены ассигнования на указанные цели, — в пределах этих ассигнований;
  • • руководителями других федеральных органов исполнительной власти — в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных на содержание центрального аппарата этих органов власти;

• руководителями органов исполнительной власти субъектов РФ, а также финансируемых за счет бюджетных средств организаций и учреждений — в пределах имеющихся в их распоряжении средств.

Представительские расходы у бюджетных учреждений другого уровня чаще всего возможны лишь в рамках внебюджетной деятельности, приносящей доход. На суммы, выданные под отчет на представительские расходы, в учете делается запись по дебету счета 20891560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов» и кредиту счета 20134610 «Выбытия из кассы».

Для контроля за расходованием подотчетных сумм рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы утверждаются приказом руководителя учреждения.

После каждого приема делегации работник, ответственный за оформление представительских расходов, должен составить отчет. В отчете указывают дату и место проведения приема, его программу, участников встречи и сумму представительских расходов.

На суммы, списанные с подотчетного лица, в бухгалтерском учете ведется запись по дебету счета 40120290 «Прочие расходы» и кредиту счета 20891660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов».

Корреспонденция счетов по расчетам с подотчетными лицами бюджетных учреждений систематизирована в табл. 4.18.

Таблица 4.18. Учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание операции

Дебет

Кредит

1. Учреждением (согласно заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается) сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам при условии полного их отчета по ранее выданным авансам

20800560

20134610

2. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на выдачу заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) работникам подразделений при отсутствии в них должности кассира

20800560

20134610,

  • 20111610,
  • 20127610

Окончание табл. 4.18

Содержание операции

Дебет

Кредит

3. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным документам

20800560

20135610

4. Учреждением отражен возврат денежных документов подотчетными лицами

20135510

20800660

5. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам для уплаты арендной платы за пользование имуществом

20824560

20134610

6. Учреждением отражена дебиторская задолженность по суммам, выданным под отчет работникам для оплаты услуг по содержанию имущества

20825560

20134610

7. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на приобретение объектов ОС

20831560

20134610

8. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на приобретение объектов НМА

20832560

20134610

9. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на приобретение материальных запасов

20834560

20134610

10. Учреждением отражен возврат в кассу остатков неиспользованных подотчетных сумм

20134510

20800660

11. Учреждением списана с бухгалтерского учета задолженность подотчетных лиц, признанная согласно законодательству РФ нереальной ко взысканию. Одновременно списанная задолженность принимается на забалансовый учет по дебету счета 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов»

40120273

20800660

12. Учреждением удержана из заработной платы своевременно не погашенная задолженность подотчетных лиц

30403830

20800660

13. Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц в сумме денежных средств, полученных с использованием карт, выданных органом Федерального казначейства через банкомат

20800560

21003660

Пример 4.2

Работнику учреждения С. С. Петрову выдано из кассы под отчет 5050 руб. для приобретения канцелярских принадлежностей. Петров составил авансовый отчет с приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы, на сумму 5050 руб.

Бухгалтерия учреждения должна сделать следующие бухгалтерские записи (табл. 4.19).

Таблица 4.19. Учет операций с подотчетными суммами

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

1. Выданы денежные средства подотчетному лицу (Петрову С. С.) для приобретения канцелярских принадлежностей

20834560

20134610

5050

2. Приняты к бухгалтерскому учету канцелярские принадлежности, приобретенные Петровым С. С.

10536340

20834660

5050

3. Списаны с бухгалтерского учета выданные в подразделения учреждения канцелярские принадлежности (основание — ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения)

40120272

10536440

5050

Тесты

  • 1. В какие сроки необходимо проводишь выверку расчетов с подотчетными лицами в целях контроля за данным видом задолженности:
    • а) один раз в квартал;
    • б) не менее двух раз в год;
    • в) ежемесячно;
    • г) один раз в год?
  • 2. Расчеты с подотчетными лицами за услуги связи учитываются на счете:
    • а) 20826;
    • б) 20821;
    • в) 20812;
    • г) 30403.
  • 3. Выдача денег раздатчикам для выдачи заработной платы оформляется проводками:
    • а) Д 20820560 К 20134610;
    • б) Д 20811560 К 20134610;
    • в) Д20612560 К 20134510;
    • г) Д20811560 К 20111610.
  • 378 Бухгалтерский учет в государственных (муниципальных) учреждениях
  • 4. Поездка сотрудника в другую местность для выполнения служебного поручения по распоряжению руководителя вне места его постоянной работы — это:
    • а) служебное поручение;
    • б) командировка;
    • в) служебные разъезды;
    • г) путешествие.
  • 5. При поездке сотрудника в командировку ему не оплачиваются:
    • а) суточные;
    • б) расходы по найму жилого помещения;
    • в) расходы по проезду к месту командировки и обратно;
    • г) расходы на питание в кафе.
  • 6. В какой срок должен составляться авансовый отчет по подотчетным суммам, использованным на хозяйственные нужды.
  • а) три дня;
  • б) нет ограничения по сроку;
  • в) 14 дней;
  • г) срок устанавливает руководитель?
  • 7. Что служит основанием для выдачи денежных средств под отчет на командировочные расходы.
  • а) приказ руководителя;
  • б) заявление работника;
  • в) командировочное удостоверение;
  • г) авансовый отчет?
  • 8. Размер представительских расходов для бюджетных учреждений:
    • а) не ограничен;
    • б) ограничен законодательно;
    • в) для отдельных видов расходов рекомендуется предельный размер;
    • г) устанавливается учетной политикой.
  • 9. После приема делегации работник, составляя отчет по представительским расходам, указывает '.
  • а) место проведения приема и его программу;
  • б) участников встречи;
  • в) сумму представительских расходов;
  • г) верны все варианты.
  • 10. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут'.
  • а) в журнале операций расчетов с подотчетными лицами;
  • б) в авансовом отчете;
  • в) в журнале операций расчетов с подотчетными лицами или в карточке учета средств при расчетах;
  • г) нет правильного ответа.
  • 11. Возврат остатка неиспользованной подотчетной суммы за проезд в кассу учреждения оформляется проводкой:
    • а) Д20826560 К 20134610;
    • б) Д20134510 К 20802660;
    • в) Д 20134510 К 20822660;
    • г) Д 20134510 К 20800660.
  • 12. Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами установлен в размере:
    • а) 10 000 руб.;
    • б) 70 000 руб.;
    • в) 60 000 руб.;
    • г) 100 000 руб.
  • 13. Авансовый отчет по подотчетным суммам, выданным работнику учреждения на командировочные расходы, следует составлять:
    • а) в течение пяти рабочих дней с момента возвращения сотрудника из командировки;
    • б) в течение трех рабочих дней с момента возвращения сотрудника из командировки;
    • в) согласно учетной политике организации;
    • г) нет ограничения по времени.
  • 14. В соответствии с действующим законодательством (в рамках бюджетной деятельности) суточные оплачиваются из расчета:
    • а) 150 руб. за каждый день нахождения сотрудника в командировке;
    • б) 1100 руб. за каждый день нахождения сотрудника в командировке;
    • в) согласно учетной политике учреждения;
    • г) 100 руб. за каждый день нахождения сотрудника в командировке.
  • 15. Какой орган устанавливает нормы возмещения командировочных расходов при использовании на эти цели бюджетных средств:
    • а) само учреждение, если это прописано в его учетной политике;
    • б) орган местного самоуправления;
    • в) орган казначейства;
    • г) Правительство РФ?
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >