Отчет командированного работника.

Работник по возвращении из командировки должен представить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • 1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре;
  • 2) отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

К авансовому отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки

ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.). Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруют в порядке, в котором они приложены к отчету.

Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер обязан передать работнику отрывную часть отчета — расписку в том, что отчет принят к проверке.

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, выданных работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник. Вместе с авансовым отчетом работник должен вернуть неизрасходованную сумму подотчетных денег. Если работник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации. Кассир, выдавая деньги из кассы, должен выписать расходный кассовый ордер. Номер и дату составления этого ордера указывают в строке «Перерасход выдан по кассовому ордеру» авансового отчета.

Авансовый отчет должен храниться в архиве учреждения пять лет. Если авансовый отчет не представлен работником в бухгалтерию в установленный срок или остаток неиспользованного аванса он не возвратил в кассу учреждения, то данная задолженность может быть удержана из заработной платы работника (ч. 2 ст. 13 ТК РФ). Решение об удержании должно быть принято руководителем учреждения не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Если работник оспаривает наличие самой задолженности или срок для принятия решения об удержании пропущен, то не возвращенные работником суммы могут быть взысканы с него только через суд.

Пример 4.1

Работник учреждения О. Б. Смирнов направлен в командировку в Москву сроком на три дня — с 10 по 12 сентября 2015 г. По расчету бухгалтерии ему выдано 3380 руб., а именно: суточные — 300 руб.; проезд — 1980 руб.; проживание — 1100 руб.

По возвращении из командировки Смирнов (подотчетное лицо) составил авансовый отчет, согласно которому осуществлены следующие расходы:

  • • стоимость железнодорожных билетов Нижний Новгород — Москва — 990 руб.; Москва — Нижний Новгород — 990 руб.,
  • • стоимость проживания в гостинице в сутки — 500 руб. (подтверждено счетом гостиницы).

После проверки авансового отчета выполнены бухгалтерские проводки, приведенные в табл. 4.17.

Таблица 4.17. Бухгалтерские проводки по учету командировочных расходов

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

  • 1. 5 сентября: Смирнову О. Б. выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы, в том числе:
    • • суточные

20812560

20134610

300

• проезд

20822560

1980

• проживание

20826560

1100

  • 2.16 сентября: авансовый отчет представлен Смирновым О. В. и утвержден в сумме 3280 руб., в том числе:
    • • суточные

40120212

20812660

300

• проезд

40120222

20822660

1980

• проживание

40120226

20826660

1000

3. Остаток неиспользованной подотчетной суммы на проживание, сданной Смирновым 0. Б., оприходован в кассу

20134510

20826660

100

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >