Учет расходов на проезд при оформлении электронного билета.

В соответствии с п. 2 ст. 786 ГК РФ заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом. Форма билета устанавливается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами.

Форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации установлена приказом Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации». Согласно п. 1 приложения к этому приказу электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации (далее — электронный билет) представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме, и имеют следующую структуру:

  • • электронный полетный купон;
  • • электронный контрольный купон;
  • • электронный агентский купон;
  • • маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок).

Наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции обязательно.

Формы электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте установлены приказом Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте».

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:

  • • маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
  • • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Если посадочный талон утерян, расходы по проезду могут быть подтверждены архивной справкой.

Документ, подтверждающий расходы на приобретение железнодорожного билета, — контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте). Для принятия учреждением к учету расходов по проезду документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного билета, также являются документы, подтверждающие оплату работником электронного билета, в том числе третьим лицом по поручению и за счет работника.

Такими документами, например, могут быть:

  • • электронный документ (выписка из электронной системы платежа), подтверждающий осуществление работником учреждения электронного платежа (в случае совершения операции по оплате электронного билета с использованием банковской карты);
  • • чекККТ;
  • • слипы, чеки электронных терминалов;
  • • подтверждение кредитной организацией, в которой открыт подотчетному лицу банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета.

Что касается электронного билета на автобус-аэроэкспресс, отметим следующее.

Приказом Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116 «Об установлении формы электронного многоцелевого документа» установлена форма электронного многоцелевого документа. Пунктом 2 этого приказа определено, что квитанция электронного многоцелевого документа является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ. Так, в соответствии с пп. 1 п. 1 приложения к названному приказу в структуру электронного многоцелевого документа входят:

  • • электронный стоимостный купон;
  • • электронный контрольный купон;
  • • электронный агентский купон;
  • • квитанция.

Наличие электронного стоимостного купона и квитанции обязательно.

Согласно п. 1 приложения к указанному приказу квитанция обязательно оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру/лицу, оплатившему услугу. Квитанция — документ строгой отчетности.

При командировании работника за рубеж и выдаче ему под отчет иностранной валюты по расчетам с подотчетным лицом могут возникать курсовые разницы в связи с изменением курса иностранной валюты. В соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно следует вести в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Расчеты по выданным авансам в иностранных валютах необходимо переоценивать на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте. Задолженность по принятым обязательствам в иностранных валютах переоценивают на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета) (п. 215 Инструкции по применению Единого плана счетов).

Расходы возмещаются учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждений. Расходы, превышающие установленные размеры, а также иные расходы, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены с разрешения работодателя), возмещаются за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения, а также за счет средств, полученных от иной приносящей доход деятельности (п. 3 постановления от 2 октября 2002 г. № 729н).

Оформление командировки[1]. Перед тем как направить сотрудника в командировку, необходимо оформить соответствующий приказ: по форме № Т-9, если в командировку направляется один сотрудник, либо № Т-9а, если в командировку направляются несколько сотрудников. В приказе обязательно указывают фамилию и инициалы командируемого сотрудника, его должность, структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки, а также источник оплаты командировочных расходов (за счет бюджетных средств учреждения, направившего сотрудника в командировку, или за счет внебюджетных средств).

Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель учреждения. Сотрудники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись. Приказ оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве учреждения пять лет.

Учет работников, выбывающих (прибывших) в служебные командировки, ведут в журнале, форма которого предусмотрена Приложением 2 к приказу Минздавсоцразвития России № 739н (см. далее).

ЖУРНАЛ

учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Нижегородский государственный университет им. Н. И. Лобачевского

(наименование организации)

п/п

Фамилия, имя и отчество командированного работника

Дата и номер командировочного удостоверения

Место командирования

наименование

организации

пункт

назначения

101

Маслова Татьяна Степановна

21.10.2014, № 1210

Министерство образования и науки РФ

г. Москва

102

В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведут в журнале учета, форма которого предусмотрена Приложением 3 к тому же приказу Минздравсоцразви- тия России. В данном журнале содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия (см. далее).

ЖУРНАЛ

учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Нижегородский государственный университет им. Н. И. Лобачевского

(наименование организации)

п/п

Фамилия, имя и отчество командированного работника

Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение

Дата

прибытия

Дата

выбытия

32

Мухина С. А.

Пермский государственный национальный исследовательский университет

17.06.2015

18.06.2015

33

Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другой, который в силу своих должностных обязанностей должен контролировать направление работников в служебные командировки.

Работодатель или уполномоченное им лицо обязаны обеспечить хранение этих документов в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке.

Бухгалтерский учет'. Расчеты по командировкам нужно отражать по следующим аналитическим счетам и подстатьям КОС ГУ:

  • 20812 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам» — в части оплаты суточных (подстатья 212 «Прочие выплаты»);
  • 20822 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг» — в части оплаты проездных документов (подстатья 222 «Транспортные услуги»);
  • 20826 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг» — в части оплаты проживания (подстатья 226 «Прочие работы, услуги»).
  • 20891 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов» — в части оплаты расходов протокольного характера в соответствии с российским законодательством при служебных командировках на территории иностранных государств (подстатья 290 «Прочие расходы»). 1

На момент выхода учебного пособия с 1 января 2016 г. все командировочные расходы относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» и учитываются на счете 20812 (приказ Минфина России № 190н от 1 декабря 2015 г. «О внесении изменений в Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ»),

Дебиторская задолженность подотчетного лица отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица с указанием назначения аванса, расчета (обоснования) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции по применению Единого плана счетов).

В бухгалтерском учете и казенных, и бюджетных учреждений операции выдачи денежных средств под отчет отражаются одинаково (табл. 4.16).

Таблица 4.16. Учет расчетов по командировкам

Содержание операции

Дебет

Кредит

1. Выданы под отчет суточные

20812560

20134610

2. Выдан под отчет аванс на проезд к месту командирования и обратно

20822560

20134610

3. Выдан под отчет аванс на проживание

20826560

20134610

4. Списаны расходы по оплате суточных

40120212

20812660

5. Списаны расходы по оплате транспортных услуг

40120222

20822660

6. Списаны расходы по оплате найма жилья

40120226

20826660

7. Внесен в кассу остаток неизрасходованного аванса на проживание

20134510

20826660

  • 8. Учтены курсовые разницы на дату возврата иностранной валюты подотчетным лицом:
    • • положительные

20800560

40110171

• отрицательные

40110171

20800660

  • [1] С января 2015 г. законодательством отменено оформление командировочныхудостоверений и отчетов об исполнении задания, но многие учреждения по-прежнемуих выписывают и заполняют. Считаем, что данный вопрос должен быть прописан вучетной политике учреждения.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >