Организация бухгалтерского учета

Под организацией бухгалтерского учета следует понимать систему элементов учетного процесса для получения достоверной и своевременной информации о финансово-хозяйственной деятельно-

Элементы метода бухгалтерского учета

Рис. 1.6. Элементы метода бухгалтерского учета

сти организации и осуществления контроля за рациональным использованием ресурсов. Система организации учета имеет несколько направлений:

  • • первичный учет и документооборот;
  • • инвентаризация;
  • • формы бухгалтерского учета;
  • • формы организации учетно-вычислительных работ.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных фактов несут руководители организаций. Бухгалтерия может быть структурным подразделением организации. Ведение бухгалтерского учета может передаваться на договорных началах централизованной бухгалтерии, специализированной организации, например аудиторской фирме, либо бухгалтеру-специалисту. Руководитель может вести бухгалтерский учет лично.

Функции ведения бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях выполняет, как правило, самостоятельное структурное подразделение либо централизованная бухгалтерия, возглавляемые главным бухгалтером. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несет ответственность за ведение учета, а также за своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. В его компетенцию входит утверждение (или согласование) должностных инструкций для работников бухгалтерии, подбор и расстановка материально-ответственных лиц, которых принимают и увольняют с работы с согласия главного бухгалтера.

Служебные обязанности в бухгалтериях распределяются по функциональному признаку, т.е. за каждой группой или конкретным работником в зависимости от объема работ закрепляется определенный участок.

Структура бухгалтерской службы зависит от объема учетной работы и предусматривает иерархию подчиненности и взаимосвязь между бухгалтерами разных групп. Работники бухгалтерии обязаны соблюдать трудовую, служебную дисциплину и нести ответственность за искажения учетных данных.

В бухгалтериях, как правило, создаются специализированные группы: финансовая, материальная, расчетов и т.д. В зависимости от объема работ из финансовой и материальной групп могут быть выделены: оперативно-финансовая, расчетных операций, основных средств, продуктов питания. В необходимых случаях в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, создаются учетно-контрольные группы из работников централизованных бухгалтерий. На эти группы может быть возложено оформление всей первичной документации по бюджетному бухгалтерскому учету операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся под отчетом материально-ответственных лиц, и выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей.

Наиболее типичная структура бухгалтерии государственного (муниципального) учреждения представлена на рис. 1.7.

Традиционная схема бухгалтерии государственного (муниципального)

Рис. 1.7. Традиционная схема бухгалтерии государственного (муниципального)

учреждения

Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и др.).

Распоряжения главного бухгалтера в области оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для соответствующих должностных лиц учреждения, а при централизованном учете — для всех обслуживаемых учреждений.

Функциональные обязанности бухгалтерских служб показаны на рис. 1.8.

Обязанности бухгалтерских служб государственных (муниципальных)

Рис. 1.8. Обязанности бухгалтерских служб государственных (муниципальных)

учреждений

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета. Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные документы.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным, согласно российскому законодательству, правовым актом уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • • наименование документа;
  • • дата составления документа;
  • • наименование субъекта учета, составившего документ;
  • • содержание факта хозяйственной жизни;
  • • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • • информация, необходимая для представления субъектом учета (администратором доходов бюджетов бюджетной системы РФ) в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральном законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
  • • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
  • • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Для ведения внутреннего (предварительного, последующего) финансового контроля, в целях упорядочения обработки данных о фактах хозяйственной жизни, принимаемых к отражению на счетах бухгалтерского учета, учреждение вправе на основании первичных документов, составлять сводные документы по формам, утвержденным Минфином России в установленном порядке. В случае отсутствия утвержденной формы сводного учетного документа учреждение также вправе в рамках формирования своей учетной политики утверждать формы сводных документов, руководствуясь требованиями к составу обязательных реквизитов.

Первичные и сводные документы составляются на бумажных носителях, а при наличии технических возможностей — на машинных носителях — в виде электронного документа с использованием электронной подписи[1]. В последнем случае субъект учета, сформировавший электронный документ, обязан изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с российским законодательством, суда и прокуратуры.

Чтобы обеспечить полноту отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе принимая во внимание особенности автоматизированной технологии обработки учетной информации, учреждение вправе включить в первичный (сводный) документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты.

Первичный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы — обязательных реквизитов), и при наличии на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченных им на то лиц.

Документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни, касающиеся денежных средств, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются, за исключением документов, подписываемых руководителем органа государственной власти, органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законами и (или) нормативными правовыми актами РФ. Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера (уполномоченного им лица), в случаях разногласий между руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную российским законодательством.

В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни учреждение формирует первичный документ в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно по его окончании.

При реализации учреждением товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники учреждение вправе составлять первичный (сводный) документ на основании показателей контрольно-кассовых машин (кассовых чеков) не реже одного раза в день — по его окончании.

Своевременное и качественное оформление первичных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие эти документы. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг (соглашение о передаче полномочий) по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено их подписями с надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и указанием даты внесения исправлений.

Если в соответствии с российским законодательством первичные документы, в том числе электронные, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном российским законодательством, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Систематизацию и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности, учреждение осуществляет в регистрах бухгалтерского учета, составляемых по формам, установленным российским законодательством по бухгалтерскому учету.

Регистры бухгалтерского учета, формы которых не унифицированы, хозяйствующий субъект устанавливает в рамках формирования своей учетной политики, и они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • • наименование регистра;
  • • наименование субъекта учета, составившего регистр;
  • • дату начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  • • хронологическую и (или) систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;
  • • величину денежного и (или) натурального измерителя объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  • • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  • • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Регистры бухгалтерского учета формируются в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности — на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную подпись.

Форма бухгалтерского учета представляет собой определенную совокупность учетных регистров и технологические схемы процедур их ведения, отражающих комплекс задач по регистрации, хранению и обработке учетных данных. Иными словами, форма учета определяет связь между учетными регистрами, а также порядок действий с первичными данными.

Форма бухгалтерского учета предполагает реализацию принципов учета при оптимальных затратах труда, рассчитанных на формирование учетной информации, необходимой и достаточной для оптимального управления организацией. Схема формы, распространенной в отечественной практике бухгалтерского учета (автоматизированная с использованием журналов операций), представлена на рис. 1.9.

Схема формы бухгалтерского учета государственных (муниципальных)

Рис. 1.9. Схема формы бухгалтерского учета государственных (муниципальных)

учреждений

Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) документов систематизируются в хронологическом порядке и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в следующих регистрах бухгалтерского учета: по счету «Касса»; безналичных расчетов; расчетов с подотчетными лицами; расчетов с поставщиками и подрядчиками; расчетов с дебиторами по доходам; расчетов по оплате труда; операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов и прочим операциям, а также по журналу «по санкционированию».

В журналах операций в обязательном порядке приводятся дата, номер, наименование документа, наименование показателя, содержание операции, остаток на начало отчетного периода, коды бухгалтерских счетов по дебету и кредиту, суммы оборотов, остаток (сальдо) по счету на конец отчетного периода. Журналы содержат постоянные реквизиты: дату (месяц), наименование учреждения, структурного подразделения, наименование и код по реестру получателей бюджетных средств (РПБС) главного распорядителя (распорядителя), единицу измерения (по ОКЕИ и ОКБ), т.е. содержание журналов операций в основном одинаково.

Журнал операций по счету «Касса» применяется для учета движения денежных средств в кассе учреждения. Записи в этом регистре выполняются ежедневно на основании отчета кассира со всеми приложенными к отчету документами.

Журнал операций с безналичными денежными средствами является регистром учета движения средств на счетах (лицевых, валютных, аккредитивных и др.), открытых учреждению в органах Федерального казначейства, кредитных организациях, а также для учета расчетов с органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета (органами Федерального казначейства, финансовыми органами) по средствам, поступающим в бюджеты, и платежам из бюджетов.

Учет движения денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте РФ по курсу Банка России на дату совершения операций в иностранной валюте. Денежные средства в иностранных валютах переоцениваются на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату. Сумма переоценки учитывается как курсовая разница.

Учет денежных средств ведется на основании ежедневных выписок из счетов с приложенными к ним первичными документами (платежными поручениями, требованиями, инкассовыми поручениями и др.). Журнал заполняется по каждому счету в отдельности.

Журнал операций по расчетам с подотчетными лицами — учетный регистр, в котором совмещается аналитический и синтетический учет. Основанием записи в этом регистре служат авансовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера. Учет ведется линейным способом по каждому подотчетному лицу, сумме выданного аванса, произведенного расхода, сданного в кассу остатка неиспользованного аванса.

Подотчетные суммы в иностранной валюте пересчитываются и учитываются в валюте РФ.

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками формируется по каждому договору с поставщиками и подрядчиками, предназначен для аналитического учета производимых с ними расчетов в сочетании с синтетическим учетом. Этот регистр ведется на основании акцептованных расчетно-платежных документов (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных на получение активов, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг, актов приемки-сдачи выполненных работ и оказанных услуг и др.) по каждому поставщику и подрядчику. Суммы перечисленных авансовых платежей также отражаются в этом журнале.

Журнал операций по расчетам с дебиторами по доходам применяется для учета операций по начислению доходов, которое производится администраторами поступлений в бюджет, органом Федерального казначейства, например, по аренде, продаже федерального имущества, закрепленного за казенным учреждением, расчетам по доходам от деятельности, приносящей доход, бюджетными и автономными учреждениями. Журнал формируется на основании договоров аренды, договоров оказания услуг, выполнения работ, государственных (муниципальных) заданий, продажи нефинансовых и финансовых активов и др.

Журнал операций по расчетам с персоналом по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям составляют учреждения и централизованные бухгалтеры на основании сводных расчетноплатежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами, послужившими основанием для начисления заработной платы и удержаний: табелями учета использования рабочего времени, приказами (выписками) о зачислении, увольнении, перемещении, отпусках (для штатных сотрудников); документами, подтверждающими право на получение государственных пособий, пенсий, выплат, компенсаций и др.

В этом же журнале отражается информация о начисленных взносах по обязательному социальному страхованию и страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Свод ведомостей составляется раздельно по операциям за счет разных источников финансового обеспечения.

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов предназначен для учета выбытия с баланса и перемещения объектов основных средств, нематериальных и непроизведенных активов, материальных запасов, а также для отражения общей суммы начисленной за месяц амортизации по объектам основных средств, нематериальных активов. Записи в журнале производятся на основании соответствующих актов о списании нефинансовых активов и накопленной на дату списания суммы амортизации.

В Журнале по прочим операциям учитываются финансово-хозяйственные операции, которые не проходили по уже названным журналам, например, начисление амортизации, налогов, годовое заключение счетов бухгалтерского учета, исправление ошибок, допущенных в бухгалтерском учете. В этом журнале обязательно указываются наименование документа, наименование показателя и содержание хозяйственного факта.

В журнале «по санкционированию» содержатся записи о санкционировании оплаты денежных обязательств, которое выражается в процедуре совершения соответствующим органом Федерального казначейства разрешительной надписи (акцепта) на платежных и иных документах, необходимых для санкционирования оплаты денежных обязательств после проверки наличия документов, подтверждающих законность расходования средств и достаточность объема бюджетных или внебюджетных средств учреждения по соответствующей статье КОС ГУ для осуществления таких расходов.

В соответствии с требованиями законодательства основаниями для санкционирования оплаты бюджетных обязательств являются завизированные органом Федерального казначейства заявки на кассовый расход, если бюджетное обязательство оплачивается в безналичном порядке, или заявки на получение наличных денег — при налично-денежной форме расчетов по принятому обязательству. Эти документы визируются после проведения органом Федерального казначейства проверки законности расходования бюджетных средств, регламентированной указанным ранее нормативно-распорядительным документом. Исполнение денежных обязательств подтверждается платежными документами, обосновывающими списание денежных средств с единого счета бюджета в пользу соответствующих контрагентов учреждения, а также иными документами о совершении неденежных операций по исполнению денежных обязательств получателей бюджетных средств.

В заключение необходимо отметить, что бухгалтерские проводки составляются и записываются в журналы операций по мере их документального оформления, но не позднее следующего дня после получения первичного документа.

Журналы операций подписывают главный бухгалтер и исполнитель, при этом указываются их должности, приводятся подписи, расшифровка подписей и дата.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций следует записывать в регистр синтетического учета

«Главная книга», принимая во внимание определенные особенности (иначе образуется повторный счет).

Из журнала «Касса» в Главную книгу переносятся обороты, за исключением операций получения наличных денежных средств с лицевого (банковского) счета бюджетных (внебюджетных) средств в кассу учреждения и операций внесения наличных денег из кассы учреждения на счет учета бюджетных (внебюджетных) денежных средств. Во избежание повторного счета эти операции отражаются отдельно в журнале операций с безналичными денежными средствами.

Из журнала операций по расчетам с подотчетными лицами в Главную книгу переносятся обороты по счетам, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые учтены в журнале операций по счету «Касса».

Из журнала операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками в Главную книгу переносятся обороты, за исключением операций оплаты счетов, так как данные операции уже отражены в журнале с безналичными денежными средствами.

При открытии Главной книги записываются суммы остатков на бухгалтерских счетах на начало финансового года и на начало отчетного периода в соответствии с заключительным балансом за истекший год, обороты по дебету и кредиту за соответствующий период и с начала года нарастающим итогом, исходящие остатки, итоговые данные за соответствующий период, номера журналов операций. В справочной таблице приводятся суммы по журналам операций.

Затем подсчитывается общий итог оборотов за период с начала года. По всем счетам выводятся дебетовые или кредитовые остатки (сальдо) на начало следующего периода. При этом сумма оборотов за период, а также сумма сальдо на начало следующего периода по дебету всех счетов должны быть равны сумме оборотов или остатков по кредиту всех счетов.

Учтенные в Главной книге сальдо на счетах служат основанием для составления баланса и другой отчетности.

Государственные (муниципальные) учреждения ведут Главную книгу ежемесячно, а органы, осуществляющие кассовое обслуживание и организующие исполнение бюджетов, — ежедневно.

При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы РФ органы Федерального казначейства учет операций ведут в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.

По истечении каждого отчетного месяца первичные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, сортируются в хронологическом порядке и брошюруются в виде папки, дела. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку. На обложке необходимо указать: наименование учреждения; название и порядковый номер папки (дела); отчетный период — год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в деле.

В случае пропажи или умышленного уничтожения первичных документов и регистров бухгалтерского учета руководитель учреждения должен назначить комиссию для расследования причин такого события. При необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель учреждения. Копия акта направляется в вышестоящее учреждение.

Ошибки, обнаруженные в регистрах бухгалтерского учета, исправляются в порядке, описанном в табл. 1.2.

Автоматизация бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений основана на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных (сводных) документов и отражения операций по соответствующим счетам рабочего плана счетов при условии, что обеспечена полная сохранность первичных (сводных) документов и регистров бухгалтерского учета. При комплексной автоматизации бухгалтерского учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса. Регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе, а при наличии технической возможности — в электронной форме.

Регистры бухгалтерского учета заполняются на бумажном носителе, при комплексной автоматизации бухгалтерского учета (формировании машинограмм регистров) — с периодичностью, установленной учетной политикой учреждения, но не реже, чем предусмотрено для составления и представления им бухгалтерской отчетности, формируемой по данным соответствующих регистров бухгалтерского учета.

1. Особенности бухгалтерского учета в государственных учреждениях Таблица 1.2. Типы ошибок и порядок их исправления

Тип ошибки

Порядок исправления

Ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерской отчетности и не требующая изменения данных в регистрах бухгалтерского учета (журналах операций)

Исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленных текста и суммы. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором исправляется ошибка, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено»

Ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерской отчетности и требующая изменения данных в регистрах бухгалтерского учета (журналах операций)

В зависимости от ее характера отражается последним днем отчетного периода:

  • • дополнительной бухгалтерской записью;
  • • записью, оформленной способом «красное сторно», и дополнительной бухгалтерской записью

Ошибка, обнаруженная в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена

В зависимости от ее характера отражается датой обнаружения ошибки:

  • • дополнительной бухгалтерской записью;
  • • бухгалтерской записью, оформленной способом «красное сторно», и дополнительной бухгалтерской записью

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются справкой, содержащей информацию по обоснованию исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций), его номер (при наличии), а также указание периода, за который составлен этот регистр

При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) допускается отличие выходной формы документа от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат обязательные реквизиты и показатели соответствующих регистров бухгалтерского учета.

48 Бухгалтерский учет в государственных (муниципальных) учреждениях

  • [1] Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) илииным образом связана с такой информацией и которая используется для определениялица, подписывающего информацию.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >