Проверка наличия и правильности ведения табелей учета рабочего времени

Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 были утверждены две унифицированные формы табеля:

№ Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

№ Т-13 «Табель учета рабочего времени», а для бюджетных организаций и сегодня существует своя форма, утвержденная приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н: Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (номер формы по ОКУД 0504421).

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, приведенные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13.

В каких случаях следовало применять форму № Т-12, а в каких — форму № Т-13? Ответ находим в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, где сказано, что унифицированная форма № Т-13 применяется при автоматизированной обработке учетных данных, следовательно, при ручной обработке учетных данных следует использовать унифицированную форму № Т-12.

Сегодня мы вправе продолжать использование форм № Т-12 и Т-13, если это будет утверждено приказом руководителя организации. Однако можно и разработать свои формы для учета отработанного работниками времени и неявок на работу по различным причинам.

Соответственно, поскольку применение утвержденных Госкомстатом форм перестало быть обязательным, мы вправе разработать свою систему табельных кодов либо сохранить имеющуюся, дополнив ее, при необходимости, кодами для случаев, не охваченных кодами Госкомстата (например, для перерывов для кормления ребенка — ст. 254 ТК РФ).

Если в организации табель учета рабочего времени не ведется, положение следует незамедлительно исправлять.

Если табели имеются, рекомендуется сделать выборочную проверку, а при небольшой численности организации проверить по каждому работнику норму времени, установленную трудовым договором, сколько часов в месяце или ином учетном периоде работник действительно отрабатывает и какие отметки при этом проставляются в табелях учета рабочего времени.

Как показывает практика, чаще всего встречаются следующие нарушения при ведении табеля учета рабочего времени:

• 1) в случае, когда работнику установлен режим работы с неполным рабочим временем, в табеле проставляют «восьмерки», т.е. полные рабочие дни;
• 2) в предпраздничные дни, когда работники трудятся на один час меньше, в табеле опять-таки проставляются «восьмерки»;
• 3) в дни, когда работник находится в командировке или на военных сборах, указывается количество «отработанных» часов;
• 4) выходные дни, приходящиеся на время нахождения в командировке, в табеле отмечают кодом «В» вместо «К»;
• 5) не отмечаются опоздания работников;
• 6) прогулы («ПР») проставляются до того, как получены объяснения работников либо составлен акт о непредоставлении объяснений, и др.

Выявленные нарушения могут быть отмечены в таблице сверки (пример 12), а в дальнейшем следует принять меры к тому, чтобы таких нарушений не было.

ПРИМЕР 12. Форма для выборочной проверки правильности ведения табеля учета рабочего времени

Условные обозначения к таблице:

НРД — неполный рабочий день; НРН — неполная рабочая неделя; СРД — сокращенный рабочий день; СР — сменная работа;

СВ — скользящие выходные.

Примечание. Для указания других выявленных нарушений в ведении табеля учета рабочего времени можно сделать аналогичную таблицу или сделать примечания либо дополнительные графы к этой.