С ЧЕГО НАЧАТЬ РАБОТУ НА НОВОМ МЕСТЕ?

Начнем с составления таблицы, включающей в себя списочный состав работников с указанием их должностей и структурных подразделений, а также несколько граф для отметок, которые будут проставляться в ходе сверки (см. пример 1 на стр. 27).

Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения

Обратите, пожалуйста, внимание!

В соответствии с абз. 5 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организации должен быть издан приказ о назначении работника ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (Приложение 3) (в организациях с большой численностью работников ответственными за ведение трудовых книжек могут быть назначены несколько сотрудников кадровой службы или других должностных лиц — например, такими должностными лицами могут быть руководители или бухгалтеры филиалов). Если такого приказа нет, ответственность за трудовые книжки несет руководитель организации единолично, и только он имеет право подписи в трудовых книжках. Если же право ставить подпись в трудовых книжках работников делегируется другому должностному лицу организации, необходимо подготовить такой приказ. Назначение ответственного можно оформить и в приказе о приеме на работу, указав в строке «условия приема на работу, характер работы» (или в приказе о переводе на другую работу — в строке, где указывается новая должность, либо в специальной строке локальной унифицированной формы), что работник назначается ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Повторим, что при отсутствии ответственного лица ставить свою подпись в трудовых книжках работников вправе только руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших в организации более 5 дней. Не ведутся трудовые книжки только на совместителей и лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера. При проверке заполнения трудовых книжек следует обратить внимание на соответствие:

• • наименования организации, указанной в трудовых книжках, учредительным документам;
• • названия должности (профессии) работника в трудовой книжке штатному расписанию и трудовому договору;
• • наименования должности (профессии) и структурного подразделения квалификационным справочникам, если работа дает право на льготную пенсию либо предусмотрены иные льготы и (или) ограничения, связанные с должностью (профессией);
• • наименования структурных подразделений должны соответствовать трудовому договору (если условие о работе в конкретном структурном подразделении, с 06.10.2006 признанной факультативной, — за исключением обособленных структурных подразделений, расположенных в другой местности, имеется в трудовом договоре).

Помимо этого, следует проверить наличие в трудовых книжках всех записей о постоянных переводах работников на другую работу и отсутствие записей о временных переводах, а также — в случае, если было изменение наименования организации, — правильность внесения записей о таких изменениях. Следует убедиться также в том, что в необходимых случаях оформляются новые трудовые книжки, вкладыши в трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек.

Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга учета трудовых книжек). При проверке Книги учета трудовых книжек следует обратить внимание на наличие подписей уволенных работников за полученные ими при увольнении трудовые книжки. Если выявлено отсутствие подписей уволенных работников или заменяющие их отметки об отправке трудовой книжки по почте либо подписи доверенных лиц работников или родственников умерших работников, необходимо отразить этот факт в таблице сверки.

Трудовые книжки вместе с Книгой учета трудовых книжек должны храниться в несгораемом, жаропрочном и влагонепроницаемом сейфе. Невостребованные трудовые книжки хранятся также в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работающих (либо передаются в архив организации по описи).

Результаты проверки указываются в графах 5 «Наличие трудовой книжки (есть, нет, совместитель) и 6 «Регистрация трудовой книжки в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (да, нет)» таблицы сверки (см. пример 1 на стр. 27).

Выявленные нарушения должны быть как можно скорее исправлены.