Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ВЫСШИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЯХ

Ключевые слова: структурное подразделение вуза, факультет, декан, деканат, кафедра, канцелярия, общий отдел, электронный архив, автоматизация документооборота.

Высшее учебное заведение (вуз) — образовательное учреждение, дающее высшее профессиональное образование.

Факультет — учебно-научное и административное структурное подразделение вуза, осуществляющее подготовку студентов и аспирантов по одной или нескольким родственным специальностям, повышение квалификации специалистов, а также руководство научно- исследовательской деятельностью кафедр, которые он объединяет.

Администрация факультета (деканат) — организационный центр по управлению работой факультета, который осуществляет функции координации и административного обеспечения учебного процесса, ведения делопроизводства.

К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся:

  • • деканат (издает приказы по студентам, организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдает документы в архив и т.д.);
  • • кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, составляют протоколы заседаний кафедры, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);
  • • отдел кадров (студенческий и работников) (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);
  • • учебный отдел (направляет в деканат и кафедры документы, требующие представления отчета, ведет учет контингента студентов, контролирует учебный процесс, издает приказы по замене предметов в учебных планах и т.д.);
  • • бухгалтерия (ведет учет средств организации, занимается приемом денежных средств от студентов, выдает заработную плату сотрудникам и стипендию студентам, а также справки о заработной плате и т.д.).

К главным документам, образующим документооборот факультета, относятся:

• приказ — правовой акт, издаваемый ректором в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом;

  • • указание — правовой акт, издаваемый по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов вуза или вышестоящего органа управления;
  • • докладная записка — документ информационного характера, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями;
  • • служебное письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами (служебные письма всегда составляются только по одному вопросу);
  • • акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события;
  • • объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия;
  • • протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (советов, заседаний кафедр идр.);
  • • должностная инструкция — указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ; определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника;
  • • характеристика — официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику;
  • • контракт — один из документов, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

При переводе студента в другое учебное заведение подготавливается академическая справка, в которой перечисляются пройденные им предметы, приводятся оценки по ним с указанием академических часов и т.д. Справка печатается на бланке государственного образца и является документом строгой отчетности.

Для заседаний ученого совета, проводимых ежемесячно, подготавливаются явочный лист, повестка дня. Ученый секретарь после заседания готовит протоколы и выписки из них. В обязанности ученого секретаря входит также подготовка плана работы на год, утверждаемого на заседании данного органа.

На кафедре ежемесячно проводятся заседания по разработанным планам работы, в процессе заседания ведется протокол. Кроме того, на кафедре оформляются учебные и календарные планы, рабочие и учебные программы.

Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов закреплен Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Минобразования России от

24 июля 2000 г. № 2286. На основании данного документа каждый вуз обязан разработать свою инструкцию по делопроизводству и согласовать ее с архивным учреждением.

Ведение делопроизводства осуществляет канцелярия (общий отдел). Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в вузе, происходит регистрация всех входящих, исходящих и внутренних документов.

Стадии прохождения входящих, исходящих и внутренних документов на факультете: входящие:

  • • прием и первичная обработка (канцелярия);
  • • предварительное рассмотрение (канцелярия);
  • • регистрация (канцелярия);
  • • рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректоры);
  • • доставка документов исполнителям (декану или заместителю декана, заведующим кафедрами);
  • • контроль исполнения (канцелярия);
  • • направление исполненного документа в дело (канцелярия); исходящие:
  • • составление проекта документа (факультет, подразделения вуза);
  • • изготовление документа (деканат, кафедры факультета);
  • • визирование проекта документа, его согласование (подразделения вуза);
  • • подписание документа (ректор, проректоры);
  • • регистрация (деканат или канцелярия);
  • • отправка документа адресату (канцелярия); внутренние:
  • • составление проекта документа и его согласование (факультет, подразделения вуза);
  • • визирование проекта документа (факультет, подразделения вуза);
  • • подписание (ректор, проректоры, декан);
  • • регистрация (канцелярия);
  • • копирование и доставка документа исполнителям (канцелярия);
  • • контроль исполнения (канцелярия);
  • • направление исполненного документа в дело (канцелярия). При поступлении в канцелярию документов из Министерства

образования и науки РФ происходит их регистрация и передача ректору, который ставит на документах резолюцию, через секретаря передает их обратно в канцелярию, после чего документы передают исполнителям.

Любой входящий, исходящий, внутренний документ подлежит обязательной регистрации. Регистрация исходящих и внутренних документов происходит в день подписания, входящих — в день отправления. Все документы вуза оформляются на бланках.

Проекты приказов готовятся деканатом и отделом кадров. Приказы, как правило, разделяются на приказы по основной деятельности, личному составу (сотрудников, студентов), административно- хозяйственной деятельности.

Если в поступившем в деканат документе информация касается кафедр или студентов, то он копируется, копия вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры.

Внутренние документы готовят в подразделениях вуза; эти документы подписывают руководители подразделений или их заместители.

Сегодня в вузах широко распространены автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами. С их помощью можно организовать систему электронного документооборота, а также систему контроля выполнения заданий и нагрузки сотрудников. Их цель — минимизировать перемещение бумаг. Тем не менее полностью отказаться от документов на бумажных носителях невозможно по ряду причин, главные из которых — причины юридического характера.

Если в вузе большая часть документооборота совершается по компьютерной сети, возникает вопрос о хранении документов на электронных носителях.

Стержень любой системы управления электронными документами — электронный архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

К документам, сдаваемым в архив, относятся дела, требующие длительного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, а также документы по личному составу:

  • • личные дела студентов и сотрудников;
  • • приказы по основной деятельности, личному составу;
  • • протоколы заседаний ученого совета и материалы к ним;
  • • протоколы заседаний ГЭК;
  • • планы и отчеты работы кафедр;
  • • протоколы заседаний кафедр и т.д.

Указанные документы не могут быть переведены на электронный носитель, они требуют непосредственно физического воплощения.

Остальные документы, указанные в номенклатуре дел, могут передаваться по системе организованного электронного документооборота. Их следует хранить в течение установленного в номенклатуре дел срока в том подразделении, где они находятся. На этом основании электронный архив может быть создан на одном из имеющихся серверов или храниться в самом подразделении, что значительно сократит как занимаемые площади бумажными документами, так и затраты на расходные материалы.

Автоматизация документооборота — это внедрение /Г-системы, позволяющей автоматизировать процесс прохождения документов внутри вуза, создать электронный архив документов, контролировать согласование и исполнение договоров, приказов, распоряжений и других документов.

С целью автоматизации документооборота необходимо иметь локальную сеть и приобрести программный продукт. Затраты на это включают:

  • • стоимость построения и обслуживания локальной компьютерной сети;
  • • стоимость программного продукта;
  • • установку программы на сервер и на ПК, находящиеся в подразделениях вуза и подключенные к сети;
  • • обучение работе с программой.

С учетом того что многие фирмы в целях рекламы предлагают вузам свои программные продукты бесплатно, затраты представляются минимальными, а экономический эффект от их внедрения будет значительным.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

  • 1. Каким документом закреплен порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов в вузе?
  • 2. Покажите движение документов в вузе (поступающих, внутренних, отправляемых).
  • 3. Какие разновидности документов существуют в вузе и где они разрабатываются?
  • 4. На основании каких документов составляется инструкция по делопроизводству в высших учебных заведениях?
  • 5. Перечислите подразделения, организующие документооборот факультета.
  • 6. Что представляет собой автоматизация документооборота? Какова ее цель?
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>