Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Ключевые слова: технические средства, рационализация управленческих процессов, офисные программные продукты, рынок программных продуктов, программная платформа, программно-технологический комплекс.

Деятельность организаций и учреждений сегодня невозможна без применения технических средств. С их появлением модернизировалась технология создания и обработки документов. К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве, относятся:

  • • средства составления и изготовления документов (пишущие, дик- тофонные и др.);
  • • репрографии и оперативной полиграфии;
  • • обработки документов (склеивающие, скрепляющие, штемпелю - ющие и др.);
  • • хранения, поиска и транспортировки;
  • • связи и др.

В настоящее время с целью рационализации управленческих процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные программные средства, предназначенные для полной или частичной автоматизации ДОУ. Все чаще для решения различных управленческих и производственных задач используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация самостоятельно приобретает офисные программные продукты, предназначенные для автоматизации ДОУ, исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей. Выбор программного продукта — сложный процесс, поскольку для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств той или иной системы, а лишь некоторые из них. Поэтому при выборе системы автоматизации документационного обеспечения управления (САДОУ) следует производить ее оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопроизводства и документооборота в конкретном учреждении. При этом важно сопоставлять возможности программного продукта с ключевыми задачами и применяемыми технологиями его делопроизводства. Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их программной реализации и стоимостным показателям.

Создание, приобретение и внедрение САДОУ ставит перед собой следующие цели:

в области обработки документов:

  • • повышение оперативности и качества работы с документами;
  • • упорядочение документооборота;
  • • обеспечение эффективности контроля исполнения;
  • • постепенный переход от традиционных бумажных технологий к электронным;
  • • повышение доли интеллектуального труда в работе с документами и снижение трудозатрат на рутинные операции;
  • • повышение качества документов, создаваемых в организации;
  • • исключение дублирования ввода в информационно-поисковую систему сведений о документе на различных участках его обработки;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

  • • обеспечение автоматизированного контроля исполнения документов в подразделениях организации;
  • • информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах;
  • • исключение потерь документов;
  • • оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
  • • сокращение сроков прохождения и исполнения документов; в области организации доступа к информации:
  • • обеспечение сохранности текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех сопутствующих материалов, относящихся к одному вопросу (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов);
  • • обеспечение оперативного поиска документов по тематическому набору реквизитов.

Программная САДОУ должна стать базисом для единой системы,

охватывающей все подразделения организации. В итоге предполагается достижение определенных результатов:

  • • введение единого порядка индивидуальной и совместной работы с документами в единой сети;
  • • объединение потоков электронных документов организации;
  • • использование общей для всех подразделений системы индексации документов;
  • • введение общих справочников-классификаторов: номенклатура дел, единая форма регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.;
  • • обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов. Сегодня на рынке программных продуктов выделяется несколько

наиболее интересных систем. Рассмотрим их преимущества.

Система «Дело-96» и ее последующие модификации предназначены преимущественно для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. Она обеспечивает:

  • • контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по ключевым функциональным процессам предприятия;
  • • единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, в том числе писем и обращений граждан, путем создания регистрационных карточек;
  • • занесение в память П К текстов резолюций;
  • • направление резолюций и документов по сети исполнителям;
  • • поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочноаналитической работы;
  • • пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям;
  • • отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций;
  • • контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;
  • • объединение и группировку зарегистрированных документов по различным признакам сходства;
  • • ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам для создания реестров рассылки документов;
  • • получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
  • • хранение электронных документов;
  • • отправление документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и извлечение при необходимости их из дела.

Последующие версии этой системы поддерживает доступ к документам посредством интернет-технологии.

«LanDocs» — программная платформа, предназначенная для автоматизации ДОУ в организациях. Существует в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) и как открытый к развитию вариант, представляющий базовый набор моделей, специализированную библиотеку диалоговых элементов, технологию адаптации и поддержки. Она предполагает обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки.

Программный комплекс позволяет реализовать в автоматизированном режиме ряд документационных операций:

  • • регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием регистрационных карточек;
  • • сохранение документов, созданных разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, видеоизображений, звука;
  • • интегрированный вызов соответствующего приложения при открытии документа;
  • • рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;
  • • контроль за прохождением и исполнением документов и поручений с помощью механизма контрольных карточек (все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов);
  • • поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;
  • • поддержку нескольких версий одного документа;
  • • сканирование бумажных документов и распознавание текстов;
  • • интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;
  • • архивирование документов;
  • • гибкую настройку на административную иерархию организации, тематическую структуру документарного фонда;
  • • ограничение прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

Программно-технологический комплекс «Золушка- WIN» — электронная канцелярия, состоящая из трех функциональных компонентов программных систем: «Решения и распоряжения», «Письма граждан» и «Служебная корреспонденция».

Система позволяет выполнять следующие функции:

  • • регистрация исходящей и входящей почты, а также сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу, повторных вторичных документов;
  • • контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;
  • • подготовка справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т.д.;
  • • поиск любого документа по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;
  • • организация доступа к электронным копиям документов. Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-

процессов «Е1 Евфрат» позволяет автоматизировать следующие ключевые функции ДОУ в организациях и на предприятиях:

  • • регистрация документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами;
  • • контроль исполнения документов;
  • • передача документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.;
  • • архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования;
  • • поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;
  • • пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи документа на бумажном носителе.

Наиболее популярны три версии системы:

  • • «Евфрат» — персональный электронный архив личных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя;
  • • «Евфрат@.50НО» — система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе средствами электронной почты из Интернета. В этой системе, однако, не предусмотрен ряд функций делопроизводства. Так, отсутствует возможность контроля исполнения документов;
  • • «Евфрат 97» — система автоматизации на предприятиях и в организациях собственности.

Система «Office Media» также предназначена для автоматизации работы служб ДОУ. Она разработана с учетом требований и принципов ГСДОУ и выполняет следующие функции:

  • • регистрация всех категорий документов, циркулирующих в организации;
  • • постановка на контроль документов и резолюций руководства организации;
  • • статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;
  • • автоматическая доставка электронных документов исполнителям;
  • • создание электронной библиотеки (архива) документов организации. Система «Optima Workflow Enterprise Edition» включает пять программных модулей, которые могут быть инсталлированы на различное серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от методов организации процессов документооборота и наличия рабочих мест пользователей.

Внедрение системы в организации позволяет:

  • • централизованно хранить документы в электронном виде;
  • • формализовать процедуры создания и обработки документов;
  • • осуществлять единое управление и контроль за движением документов.

Система содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензионные средства криптографической защиты.

В системе «Документ-2000» организована поточная обработка документов. Весь документооборот организации делится на три основных потока: входящие, исходящие и внутренние документы. Входящие документы также делятся на потоки: должностным лицам, службам и подразделениям. Полностью автоматизирована работа с исходящими и внутренними документами.

Система позволяет выполнять следующие функции:

  • • разработка документов;
  • • подготовка проектов;
  • • отслеживание управленческих процессов рассмотрения (резолюция), ознакомления;
  • • выполнение и регистрация документов;
  • • поддержка индивидуального маршрута движения документов, их поиск по определенным атрибутам;
  • • контроль прохождения;
  • • выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.;
  • • разграничение прав доступа к документам;
  • • настройка, поддержка справочников, маршрутов обработки документов;
  • • под держка экспедиции исходящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).

Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер версии. Версия документа включает текст, номер версии и маршрут согласования. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются. Все документы проходят определенный маршрут — корпоративный или индивидуальный.

Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта Lotus Notes. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют главным требованиям ДОУ крупных организаций. Ее использование позволяет решать различные делопроизводственные задачи. Учетная обработка всех видов документов обеспечивает хранение различной информации, проектирование форм для регистрации документов, учет и контроль за прохождением документов, а при необходимости — сохранение содержания документа и сканированных бумажных документов в отдельной базе данных. Имеется возможность присвоения документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.

Поддержка работы с текстом документа заключается в следующем. В систему встроен собственный текстовый редактор, возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro, Excel и др.), а также в электронных таблицах и графических пакетах.

Связность документов определяется тем, что документ может содержать неограниченное число ссылок на другие документы, в том числе и хранящиеся в других базах данных.

Распределенный документооборот обеспечивается в широких пределах — от отдельного ПК до систем с десятками серверов, с подключением нескольких сотен пользователей. При этом необходимая для работы информация распределяется между этими базами и периодически синхронизируется.

Ограничение доступа означает защиту данных на всех уровнях сервера. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживаются электронная подпись и шифрование данных.

Система Lotus Notes включает веб-навигатор для непосредственного доступа к информации в сети Internet/www.

Многие системы ориентированы на западные традиции ведения делопроизводства, поэтому при их выборе важно помнить о методических дифференциациях в технологии организации процессов ДОУ и об ориентации программных продуктов на различные делопроизводственные технологии. Это необходимо учитывать, так как адаптация привлекательного для организации программного продукта может потребовать существенных изменений в системе ДОУ. Так, поскольку традиции западного делопроизводства значительно отличаются от российских и базируются на высокой исполнительской дисциплине работников, слепое копирование систем способно привести к нарушению правил и норм ГСДОУ.

Традиционное отечественное делопроизводство характеризуется следующими особенностями:

  • • вертикальный характер движения документов внутри организации (руководитель — исполнитель — руководитель);
  • • весь комплекс работ с документами фиксируется в регистрационных журналах или электронных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.;
  • • современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
  • • единый порядок обработки документов осуществляют специализированные службы — управлений делами, секретариатов, канцелярий, экспедиций.

Главная проблема данной технологии — централизованное оперативное отслеживание движения документов. При этом делопроизводство фактически обособлено от работы с документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек. Другая особенность — высокая степень стандартизации процессов делопроизводства и документооборота, когда основы технологии ДОУ закрепляются государственными нормативно-методическими документами. Программные системы, реализующие российские технологии, ориентированы на государственные учреждения с сохранением всех традиций и норм делопроизводства, принятых в конкретных организациях. Такие системы обеспечивают сопровождение бумажного документооборота, снижают трудоемкость рутинных операций по обработке документов, однако они способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

  • 1. Перечислите технические средства, применяемые в современном делопроизводстве.
  • 2. Какие цели ставит перед собой создание, приобретение и внедрение систем автоматизации документационного обеспечения управления?
  • 3. Какие факторы следует учитывать при выборе системы автоматизации документационного обеспечения управления?
  • 4. Перечислите наиболее известные системы, представленные на рынке программных продуктов. В чем их преимущества?
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>