Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Специфика электронного хранения заключается в направлении документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве, что позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к ним при помощи локальной сети, а также с использованием удаленного доступа (по телефону и через Интернет).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации. Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных применяется лишь для справочной работы и может быть скопирована на внешний носитель информации. При необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. Если необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает часто, то для хранения баз данных и собственно документов желательно использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации. Перенос информации на сменные носители чрезвычайно актуален в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения записываются, как правило, на CD-ROM, а документы временного срока хранения — на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.). В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддерживающие автоматический перенос неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информации и восстановление информации на жестком диске ПК в случае частого к ней обращения.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования (бумажный или электронный носитель) и определяются специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, каждая организация имеет номенклатуру дел, которая также вносится в компьютер и представляет собой самостоятельную таблицу в базе данных о документах организации. Указанные в номенклатуре дел сроки хранения позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять срок его хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

Для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. Наличие программ типа «электронный архив» позволяет автоматически производить учет и копирование документов. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они размещаются в одной папке. При значительном массиве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений. После накопления на жестком диске документов за определенный период их копируют на внешний носитель. На один носитель копируют документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители можно переносить и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения определен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» — пять лет с правом уничтожения после ревизии. Применительно к документам постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации (плотная упаковка, сейф и т.п.).

Непременное условие — проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации. Если документы используются в оперативной работе, они могут храниться и на жестком диске или быть скопированы на него при необходимости. Оптимальный вариант для документов постоянного и долговременного хранения в настоящее время — CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM. Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют, таким образом, возможность сэкономить значительные площади, занимаемые под архивные хранилища. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель лишь по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнеров. Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока еще традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению: составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. С целью автоматизации этих операций необходимо указать в регистрационной карточке исполненного документа номер дела, в которое помещен бумажный документ (или копия — для исходящих документов, когда подлинник отправляется по почте).

В конце года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года. Данные о документах организации за истекший год применяются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы размещаются по порядку поступления (преимущественно в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела. Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, что не было возможно при традиционной бумажной технологии по причине их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность. При передаче документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей без особого труда могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

  • 1. Каковы принципы упорядочения хранения файлов на ПК?
  • 2. Перечислите задачи организации резервного копирования.
  • 3. Каков инструментарий защиты данных от вирусов?
  • 4. Назовите основные источники вирусов.
  • 5. В чем заключается специфика хранения документов в электронной форме?
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>