Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

Эффективное применение компьютерных технологий в любой организации предопределяет надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов зависит от ряда факторов:

  • • устойчивого электропитания;
  • • резервного копирования;
  • • антивирусной защиты;

• профилактики и диагностики с использованием специальных вспомогательных программ — утилит.

Надежное бесперебойное электропитание компьютеров обеспечивают устройства, которые так и называются — источник бесперебойного питания (ИБП).

Резервное копирование документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника обеспечивает восстановление утраченных документов. Резервное копирование — создание копий документов на сменном внешнем носителе (магнитооптическом диске, CD-ROM и т.п.). Наличие резервной копии дает возможность восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

К задачам организации резервного копирования относятся:

  • • выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;
  • • организация процедуры периодического копирования.

На ПК, не объединенных в локальную сеть, для хранения небольших объемов документов могут использоваться стандартные CD-ROM. Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети. В небольших организациях копирование с отдельно стоящих компьютеров может осуществляться путем использования подключаемого внешнего устройства. Необходимо разъяснять работникам, что регулярное сохранение созданных и измененных в течение дня документов на внешний носитель гарантирует от утери проделанной работы. Периодичность копирования зависит от объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия копий на бумажных носителях. Лицо, ответственное за делопроизводство, периодически делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует новые и измененные файлы. Для организации копирования важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими документы в установленные папки. Ежедневная архивация данных занимает 5—15 мин и абсолютно оправдывает себя, обеспечивая сохранность информации.

Использование специального программного обеспечения гарантирует защиту данных от вирусов. Антивирусные программы препятствуют проникновению вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и «лечат» зараженный ПК. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети: проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. К основным источникам вирусов относятся:

  • • нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);
  • • диски, флеш-накопители, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;
  • • документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.

Сотрудники, обмениваясь информацией на дисках, флеш-нако- пителях, должны прежде всего запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с электронными носителями информации. Для того чтобы сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети, необходимо отключить дисководы большей части сотрудников. Такая мера и предотвращает несанкционированную утечку информации. В этом случае запись информации на съемные носители осуществляется уполномоченными сотрудниками, которые предварительно проверяют их на наличие вирусов. Еще один положительный эффект от такого мероприятия заключается том, что сотрудники не будут устанавливать на свои ПК игровые программы, которые нередко являются носителями вирусов и приводят к потере рабочего времени. Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляют антивирусные программы.

Диагностика состояния компьютера производится с использованием программ, предотвращающих зависание системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха» системы и т.п. Работа таких вспомогательных программ нацелена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения. Нередко сбои в работе компьютера связаны с недоработками в программном обеспечении или с некорректным взаимодействием установленных на компьютере программ между собой. Многие программы предоставляют дополнительные возможности по работе с текстами, графикой, Интернетом, настройкой компьютера и т.п. Однако общие принципы работы программ в среде Windows — взаимодействие их между собой и использование общих элементов (программных модулей) — требуют длительной процедуры отладки программы и проверки на совместимость с другими. А поскольку общая тенденция, связанная с конкуренцией в развитии программного обеспечения, — быстрый выпуск новых программ и появление их новых версий каждые два—три года, то нельзя быть уверенным в том, что новая программа всегда будет работать с уже имеющимися на компьютере. Очевиден вывод: не нужно устанавливать на компьютер новые программы сверх необходимого; чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если все-таки возникла необходимость установки новой программы, рекомендуется применять специальные программы для отслеживания процесса установки новой программы и в случае необходимости — корректного ее удаления.

В итоге для обеспечения оптимальной работы ПК важно соблюдать несколько правил:

  • • во избежание заражения компьютера вирусами должна работать нон-стоп — антивирусная программа;
  • • каждый съемный носитель, побывавший в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде прикрепленного файла, должны быть немедленно проверены на наличие вирусов;
  • • результаты работы должны регулярно сохраняться на сменном носителе.

Итак, хранение документов в электронной форме позволяет не только значительно ускорить поиск необходимой информации, но и при больших объемах документооборота максимально сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>