Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Оформление дела — это его подготовка к хранению согласно установленным правилам.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дела включает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению за- верительной надписи, в некоторых случаях — составлению внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Дела оформляются работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление бывает частичным или полным. Дела временного (до 10 лет) хранения обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Иначе оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они требуют полного оформления. Из них удаляют металлические скрепки, дела переплетают или прошивают прочной ниткой на три-четыре прокола, листы нумеруют, составляют заверительную надпись. Наиболее ценные документы не подшивают, а помещают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их вкладывают в конверты, которые также подшивают в дело.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруют черным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов недопустимо. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело включает несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а документ, сложенный пополам и подшитый за середину — как два листа.

Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруют самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. Если при нумерации пропущено небольшое количество листов, на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново с места допущенной ошибки.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть. В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д. Оставлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. После подшивки документов и нумерации листов оформляется обложкадела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914—72.

На обложку дела выносят сведения по номенклатуре дел:

  • • полное наименование организации с указанием ее подведомственности;
  • • наименование структурного подразделения;
  • • делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;
  • • заголовок дела;
  • • срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам, если дело содержит особо ценные документы. Дополнительно проставляются:

  • • даты дела (тома, части);
  • • номер тома, если дело имеет несколько томов;
  • • количество листов в деле;
  • • архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, отведено

место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Этот архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных центральной экспертной комиссией (ЦЭК) учреждения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвержденных руководителем организации.

Наименование организации указывается в именительном падеже. Если в течение года наименование менялось, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название берется в скобки, новое дописывается под ним. Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его заголовок следует проверить и уточнить. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома. Заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов. Факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. В заголовке сначала указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, акты, отчеты), затем автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы, вносятся номера этих документов, например: Протоколы заседаний кафедры экономической теории за 2013 г. № 1-42. Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке, например: Приказы проректора университета по научной работе за 2013 г. № 1-16. Копии. Если в деле имеются документы, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, особо ценные документы, наличие которых не может быть определено по заголовку, то к нему составляется аннотация.

Обязательный реквизит обложки дела — его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для которой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, считаются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале. Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела (например, приложения и т.п.), то под датой делается соответствующая запись:«В деле имеются документы за 2013 г.». Дату дела не обязательно указывать на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку их даты отражаются в заголовках дел. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации; дата поступления дела в другую и дата окончания дела в этой организации.

Важный реквизит обложки дела — указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения указывается на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению экспертной комиссии (ЭК) организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>