Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ НА КОМПЬЮТЕРЕ

Подготовка документа, как правило, ведется на компьютере, что позволяет выявлять и изучать значительно больший объем информации, существенно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, поднять культуру внешнего оформления документа. Подготовка каждого документа включает три этапа: составление текста документа, его согласование и окончательное оформление.

Первый этап подготовки документа предусматривает изучение законодательной базы, предшествующих нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Ранее этому уделялось недостаточно внимания из-за труднодоступное™ законодательной базы и необходимости проведения трудоемких работ по поиску законодательных материалов. Сегодня наличие юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические документы, дает возможность значительно повысить качество подготовки документов. Недорогие банки данных представляют собой тематическую подборку документов на компакт-диске.

Такие системы, как «Гарант», «КонсультантПлюс», предусматривают периодическое пополнение новыми нормативными документами или доступ к самой свежей информации через Интернет. Подобные системы позволяют быстро подобрать документы по заданной тематике, просмотреть взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт или которые ссылаются на данный нормативный документ), при необходимости — распечатать подобранные материалы.

Второй этап подготовки к составлению документа предполагает изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подборки документов во многом обусловливает правильность и непротиворечивость готовящегося документа. При традиционных системах регистрации документов в учреждениях поиск необходимых документов был довольно сложен. Тематическая подборка документов ограничивалась наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Компьютеризованная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов — вывести на экран всю необходимую информацию.

Третий этап подготовки документа предусматривает сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме. Один из наиболее распространенных методов сбора информации — поиске Интернете. Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ. Поскольку любая организация постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, применительно к которым создаются документы, являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее разработать, ввести в память ПК и использовать при документировании подобных ситуаций. Некоторые документы являются общими для всех организаций, их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Нормы, разрабатываемые на основе нормативных документов, меняются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняющий соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов. Если утвержденных форм не существует, а ситуация, применительно к которой создается документ, повторяется, целесообразно самим разработать трафаретный текст такого документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на базе шаблонов, содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты. Шаблон может быть чистым листом бумаги с определенным набором параметров оформления документа по умолчанию (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), а также может содержать стандартный текст, графику, особое оформление и др. При создании шаблона важно правильно разместить реквизиты каждого вида документов. Типовой текст, как правило, имеет заранее заданное форматирование.

В последние десятилетия широко применяются стандартные фразы и выражения, используемые в переписке, при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. Особенно часто они встречаются в начальной части документов. В конечной части документов присутствуют так называемые комплименты (с уважением, с искренним уважением, с глубоким уважением, искренне Ваш и т.д.).

В память машины вводятся также часто встречаемые в данной области деятельности наименования организаций, товаров, видов услуг. Это не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок. Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности следует вводить конкретную информацию данного документа. Это особенно удобно для документов, почти полностью формализованных с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальных по содержанию. В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например приказов о командировках, об изменении фамилии и т.д. Данные шаблоны готовятся на основе бланка приказа организации. Применение заранее разработанных типовых текстов и шаблонов ускоряет процесс составления документов, минимизирует количество ошибок, позволяет повысить качество оформления документов, достичь унификации, а следовательно, облегчить восприятие документов. Создание шаблонов целесообразно построить в следующем порядке. Прежде всего создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерацию страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов), а затем — шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и все содержание документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Наиболее оптимальная форма для наглядности и удобства сопоставления информации — таблица, т.е. перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка, ведомость. Таблицы, несущие информацию текстового характера, составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что позволяет обновлять и редактировать вставленные в документ данные.

Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5—92. В соответствии с п. 4.5.2 ГОСТа таблицы в тексте, за исключением таблиц, содержащихся в приложениях, нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица может иметь тематический заголовок, кратко отражающий ее содержание. Помещается таблица сразу подтекстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно разместить таблицу и в приложениях к основному документу. Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для расположения таблицы может быть задана альбомная ориентация страницы. Следует обратить внимание на корректную нумерацию страниц и расположение колонцифр — номеров страниц. Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной, а подзаголовки граф — со строчной буквы (если они составляют одно предложение с заголовком) или с прописной (если они имеют самостоятельное значение). Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе, в конце их точки не ставятся. Перед числовыми значениями величин и обозначениями типов, марок, видов продукции порядковые номера не проставляют. ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому их следует ввести в память ПК. Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). Значение показателя в виде текста записывается на уровне первой строки наименования показателя.

Значительно улучшает восприятие информации, представленной в числовом выражении, ее оформление в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, поэтому в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, презентации, используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах также определен ГОСТ Р 1.5—92 .Диаграмма — это графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы служит гистограмма — столбиковая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой, площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величины в интервале, на котором построен данный прямоугольник.

Диаграмма легко строится на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями.

Как уже говорилось, таблица может быть создана непосредственно в MS Word. Если же требуется расчет значений таблицы и пересчет данных при изменении того или иного показателя, применяется MS Excel. Диаграмма на основе такой таблицы также может быть построена в Excel и вставлена в документ Word. Диаграмма может быть импортирована как независимое графическое изображение либо с сохранением связей с исходной таблицей в Excel. Как и размеры любого графического изображения, размеры диаграммы изменяются. Чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех ПК организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. При подготовке документов лучше всего применять только входящие в комплект русской версии Windows шрифты Times New Roman, Arial, Courier New. Данные шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, жирного курсива, различного кегля (размера шрифта) и подчеркивания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установить дополнительные русские шрифты.

Программа MS Word проверяет орфографию в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагаются варианты замены неверно набранного слова. По завершении создания документа желательно запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. При подготовке текста огромную помощь оказывают различные словари. В русифицированную версию MS Word включена проверка правописания на русском и английском языках.

Таким образом, ПК позволяет оперативно и грамотно создать и эстетично оформить сложный документ.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

  • 1. Перечислите этапы подготовки документов.
  • 2. Какие требования предъявляются к оформлению служебных писем? Приведите разновидности писем.
  • 3. Классифицируйте служебные документы.
  • 4. В чем особенность языка и стиля служебных документов?
  • 5. Каков порядок использования сокращений в служебных документах? Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.
  • 6. Какое значение имеет порядок слов в служебных документах?
  • 7. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?
  • 8. Назовите отличия официально-делового стиля от других.
  • 9. В чем заключаются особенности подготовки документов на компьютере?
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>