Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Ключевые слова: текст, законодательно-нормативные акты, достоверность и объективность информации, унификация текстов, служебные документы, структура текста, официально-деловой стиль.

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Согласно п. 3.19 ГОСТ Р 6.30—97 документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках РФ и субъектов РФ. ГОСТ определяет также случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

  • • в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
  • • на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

При составлении документа необходимо руководствоваться следующими правилами. Прежде всего уточняются целесообразность, цель документа и спектр вопросов, требующих разрешения. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, стиль и характер изложения текста. Далее следует изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения подобного рода вопросов. Это самый главный этап, демонстрирующий профессионализм специалиста, готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данной организации, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку. Затем изучаются ранее изданные документы вышестоящей и своей организаций с целью избежать противоречия и дублирования, акцентировать внимание на проблемных вопросах. Этот этап особенно важен при подготовке распорядительных документов. Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе вопроса. Для этого могут быть использованы справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д. На основании законодательно-нормативных актов и собранной информации составляют проект документа. В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Следует помнить, что зачастую служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении. Важнейшие требования — достоверность и объективность информации, фиксируемой в документе, лаконичность документа при полноте информации, точность, исключающая возможность разночтения.

Достоверность информации — отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения поставленного в документе вопроса. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и препятствует оперативному решению вопроса. Под краткостью предполагается отбор необходимой и достаточной информации, исключение повторов и излишних подробностей. Факты, не влияющие на решение вопроса, желательно исключить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Точность и правильность понимания изложенной в документе информации предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что служит одним из ключевых условий управленческой деятельности. Ясность изложения обеспечивают тщательный подбор слов, четко выстроенная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение находится перед определяемым словом).

Среди особенностей делового стиля — широкое применение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего типичностью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Эти стандартные фразы и выражения вводятся в память ПК. Стилю служебных документов свойственно также употребление устойчивых словосочетаний. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов представлен внушительный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по именному компоненту. Например: акт — совершать, составлять, подписывать, утверждать; заявка — выполнять, давать, делать, подавать, принимать, отклонять, удовлетворять и т.д.

Большое внимание следует уделять отбору слов. Важно избегать тавтологии — использования в одном предложении однокоренных слов. Восприятию текста документа часто препятствует наличие профессиональных терминов, поэтому их употребление должно быть лимитировано. Если термин может оказаться непонятным адресату, а заменить его не представляется возможным, следует в скобках дать его объяснение. В служебных документах недопустимо употребление разговорных слов, архаизмов.

Служебным документам свойствен нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (работодатель не возражает, вуз направляет или: направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (прошу, предлагаю, приказываю). В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем). В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного числа (Ильин возражает... и предлагает). В служебных документах широко применяются сокращенные слова и словосочетания, что сокращает объемы документов и ускоряет восприятие информации: административно- хозяйственная работа—АХР; финансово-экономическое управление— ФЭУ; абсолютный — абс.; страница — с. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. Сокращения применяются в соответствии с требованиями государственного стандарта и правилами русской орфографии. Большую помощь окажет «Словарь сокращений русского языка».

В зависимости от количества затронутых в них вопросов документы классифицируются на простые и сложные. Простые документы (содержащие один вопрос) значительно легче в обработке, направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов, исполнителей или разных структурных подразделений; положено снимать копии этих документов или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает определенные трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело, поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеют последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Структура текста — совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности. Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа; в другой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

В последнее время для облегчения восприятия информации и выделения сути документа имеет место тенденция начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса, затем следует подкреплять просьбу, предложение и т.п. их обоснованиями.

Документы могут состоять только из заключительной части, например письма и заявления с просьбой — без мотивировки, приказы — с одной распорядительной частью. Лучшему восприятию документа способствует деление его текста на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Этот прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении. Тексты сложных, больших по объему документов (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, например 1.2.1, 1.2.2 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может определяться нормативными актами, в которых указывается, из каких частей состоит документ. Так, например, составляются должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Особые требования предъявляются к составлению бухгалтерских документов. Первичные бухгалтерские документы выполняются на унифицированных бланках, при их составлении заполняются части текста. Свободные строки прочеркиваются. В бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Если допущена ошибка, то неправильный текст или цифра зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или цифра.

Затем исправление оговаривается надписью «Исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты — опросные листы для получения определенных сведений. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

Анкетирование — один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной программе. В анкете текст формализован, информация размещена в строго зафиксированной последовательности. Анкету легко обрабатывать с помощью ПК. Постоянная информация должна быть представлена в четко продуманных, однозначно интерпретируемых вопросах. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете, находились и т.д.).

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да — нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>