Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ

В настоящее время ручная карточная система регистрации заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Регистрация документов на компьютере имеет следующие преимущества:

  • • регистрация документов на различных рабочих местах;
  • • организация децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о внутренних и внешних документах в единой базе данных организации;
  • • организация на основе базы данных информационно-справочной работы;
  • • организация контроля за исполнением документов.

Наиболее удобна предлагаемая большинством компьютерных

программ форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажном носителе. Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе.

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свою специфику. Принцип работы электронной картотеки заключается в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и различных базах данных. Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие различия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной карточки на бумажном носителе.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

  • 1. Что понимается под документооборотом? Каковы основные правила документооборота?
  • 2. Какими параметрами характеризуется документооборот? Назовите этапы документирования.
  • 3. Какие документы составляют входящий документооборот? Перечислите этапы работы с поступившими документами.
  • 4. Какие требования предъявляются к обработке исходящих документов?
  • 5. Каков порядок регистрации документов? Из чего состоит регистрационный номер исходящего документа?
  • 6. Какие документы формируют внутренний документопоток?
  • 7. Определите объем документов в организации за один год.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>