Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

Журнальная система регистрации применяется, когда приоритетным является учет документов; она предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Обычно это документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа — секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система предпочтительна и в том случае, когда в организацию поступает небольшое количество документов.

В организациях, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется, так как имеет ряд существенных недостатков:

  • • запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести один человек, поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время;
  • • регистрация неизбежно дублируется, поскольку данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения;
  • • становится затруднительной справочная работа по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска нужно знать дату получения документа;
  • • оказывается невозможным ведение срокового контроля за исполнением документов, поскольку документы имеют различные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, нужно просматривать все записи в журнале.

В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Активно она стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД. К преимуществам карточной системы относятся следующие:

  • • регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
  • • карточки можно изготовить в нужном количестве экземпляров, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
  • • ввиду подвижности карточек их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки;
  • • карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно повысить уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Предпочтительна форма регистрационной карточки на формате А5 (148 х 210) или А6 (105 х 148). Такую форму карточки размножают на копировальном аппарате, выбрав достаточно плотную бумагу. Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Обычно заполняются две карточки: одну из них помещают в сроковую картотеку; другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Однако чаще изготавливают три экземпляра карточки: два помещают в справочную и контрольную картотеки, а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, то количество карточек увеличивают. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных организациях возрастет до пяти-шести. Создание и ведение больших картотек—трудоемкая работа. Избавиться от громоздких картотек и организовать информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>