Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Не регистрируются документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения. В организации должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Как правило, он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

К нерегистрируемым документам относятся рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения; программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания; пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию. Документы регистрируют один раз. Однократность регистрации — одно из ключевых правил рациональной постановки делопроизводства.

В крупной организации регистрация документов осуществляется централизованно канцелярией; в небольшой организации все документы регистрирует централизованно секретарь; в организации, имеющей структурные подразделения, регистрация документов, прежде всего внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки. Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведут раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До тех пор пока документ не передан руководителю, на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем в регистрационную форму вносятся эти сведения. При четком взаимодействии с руководителем можно представить ему документы на просмотр, а уже имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся в процессе и после исполнения документа. При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов отсутствует дата получения, проставляется лишь дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа в отличие от входящего имеется один регистрационный номер. Организация имеет право с учетом своей специфики дополнять сведения о регистрируемом входящем документе (количество страниц, наличие приложений и т.д.).

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>