Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ПРАВИЛА ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка производятся централизованно экспедицией, канцелярией или секретарем согласно действующим Почтовым правилам. Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. Неверно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения. На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляются фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на электронных носителях принимаются к отправке в соответствующей техническим требованиям упаковке, с сопроводительным письмом, оформленным и зарегистрированным в установленном порядке. Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ЗНАЧЕНИЕ И ЗАДАЧИ

В организации работы с документами особую роль играет регистрация документов. Одна из приоритетных задач службы делопроизводства — в любое время и в минимальный срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно, лишь владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого нужно учитывать все проходящие через учреждение документы, как получаемые, так и создаваемые в нем. Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения, называется регистрацией. Регистрация придает юридическую силу документу, поскольку фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых документов (после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи). Поскольку количество поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности документов всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Однако хорошо налаженная система регистрации во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами. Рационализация делопроизводства начинается в основном с пересмотра системы регистрации документов. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный временной интервал, по видам документов, документопотокам, структурным подразделениям и т.п. Процесс регистрации — это перенос реквизитов с документа и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПК), что позволяет сформировать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это служит основой очередных этапов работы с документами — контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>