Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Как уже отмечалось, организация работы с документами определяется объемом документооборота, организационной структурой, формой работы с документами и принятой технологией обработки документов. Работа с документами включает такие операции, как прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка. Операции по приему и отправке документов, как правило, проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание экспедиции как одного из структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, где нет службы делопроизводства, прием и обработку документов, их отправку осуществляет секретарь. Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, сократить сроки первоначальной обработки документов, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Задача службы делопроизводства — организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

Нормативные документы регламентируют правила первичной обработки поступивших документов:

• проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату;

  • • проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. После вскрытия конвертов проверяются комплектность и сохранность вложений. О повреждении конвертов, отсутствии документов, приложений к ним, несоответствии документов и приложений сообщают отправителю;
  • • при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается лишь сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению;
  • • конверты обычно уничтожают. Сохраняют их, подкалывая их к документу, в следующих случаях: на документе отсутствует обратный адрес; дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа; на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер;
  • • не вскрываются, а передаются адресату документы с пометкой «лично». В некоторых организациях количество таких документов может быть довольно значительным. В этом случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах;
  • • экспедиция ведетучет всех поступивших документов. Надокумен- тах проставляется штамп об их получении, где указываются наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса;
  • • при первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Важнейший критерий сортировки — адресование документов. Как правило, документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их названиям. В небольших организациях сортировка всей поступающей документации осуществляется секретарем;
  • • процесс первичной обработки завершается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают сотрудники структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем. Большая часть организаций и учреждений, помимо почты, обладает другими каналами информации. Например, значительное количество документов, содержащих оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Множество документов доставляется сотрудниками сторонних организаций «из рук в руки».

Все эти способы доставки могут создать мощные документопото-

ки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением документов, поступающих по различным каналам связи. Необходимо также вести учет документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров, иначе эти документы окажутся вне поля зрения службы делопроизводства и не войдут в информационную систему организации, оставшись у исполнителей.

Практически во всех сферах управления применяются компьютеры. По этой причине коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. Широкое распространение факсимильной связи и факс-модемныхустройств для компьютера позволяет отправлять и получать документ из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения с одного ПКна другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям, причем документ может передаваться в оригинальном виде, со всеми его особенностями. Соответственно, возникает возможность использования сведений из одного документа для создания другого. Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такой ситуации могут стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. В этой связи для включения электронных документов в информационную базу организации служба делопроиз- водствадолжнаучаствоватьврегламентации и этихпотоков информации.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>