Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УЧРЕЖДЕНИИ

Документооборот — сложный технологический процесс, который характеризуется различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основные характеристики документооборота — маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания чернового варианта (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда следует главное правило организации документооборота: оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Организация движения документов требует соблюдения следующих правил:

  • • максимальное сокращение инстанций прохождения документов;
  • • исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов;
  • • единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение указанных правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

  • • характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
  • • маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
  • • периодичность (стадии документооборота);

• направленность движения.

Документооборот делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связи в управлении. Под документопо- током понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данныхв определенном направлении при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней.

Восходящие потоки—входные документы, получаемые вышестоящей организацией от под чиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).

Нисходящие потоки — документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, поскольку информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д. Входящий документопоток имеет следующую структуру:

  • • документы вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). Состав этих документов образуют директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся законы, указы, приказы, постановления, распоряжения, указания, поручения, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
  • • документы подведомственных организаций, содержащие сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток включает отчеты (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативные докладные записки, письма, акты;
  • • документы несоподчиненных организаций, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. По видовому составу это письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
  • • обращения граждан (предложения, заявления, жалобы).

Исходящий документопоток включает документы, создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы значительно превышают группу ответных документов. Мотивация исходящих документов обусловлена направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (если организация имеет подведомственные организации) и информационных (письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению).

Внутренний документопоток состоит из документов, создаваемых и используемых в самом аппарате управления, не выходящих за его пределы. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в рамках одной организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации и ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности (положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.). Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством (приказы, указания, распоряжения, решения). Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который определяется составом и содержанием документов, степенью регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределением обязанностей между руководителями и технологией работы с документами, принятой в организации.

Стереотипные маршруты движения характерны для входящих документов, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: подавляющая часть документов попадает к руководству, которое испытывает информационные перегрузки и получает значительное количество информации, не соответствующей его компетенции и функциональным обязанностям. В этом случае ожидание рассмотрения документов руководством удлиняет путь документа к исполнителю. Маршрут движения входящих документов обусловлен также принятой в учреждении технологией работы с документами. Например, процесс регистрации включает два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы и на уровне структурных подразделений, то потери времени по причине нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Инициативные и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут их движения зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Наиболее нерегламентированны маршруты движения внутренних документов, причем здесь движение распорядительных документов, какправило, упорядочено, а подготовка прочих документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. На основании данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение нужно отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота следует учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают исходя из данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Поскольку регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота необходимо проводить по выделенным участкам регистрации. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Полученный результат, однако, будет некорректным, потому как многие документы составляются на нескольких страницах, что не отражается в общем результате. Ключевое правило подсчета документов — однократность. Служба делопроизводства периодически составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения дают возможность установить закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Плотность документооборота значительно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих периодов резко увеличивается количество поступающих, а в конце—отправляемых документов.

Учет документооборота позволяет:

  • • детерминировать загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и конкретных исполнителей;
  • • определить соответствие маршрутов движения документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
  • • разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
  • • установить оптимальное количество информации, необходимой для функционирования аппарата управления;
  • • рассчитать численность службы делопроизводства.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>