Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Ключевые слова: объем документооборота, маршруты движения документов, входящий документопоток, исходящий документопоток, внутренний документо- поток, регистрация документов.

ПРОБЛЕМА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Массив создаваемой в учреждениях документации увеличивается с каждым годом. Очевидна тенденция увеличения объемов управленческой документации пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.

Рост объемов производства влияет на стремительный рост объемов информации, при этом производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв — одна из главных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира. Причины роста объема документооборота разделяют на объективные и субъективные.

К объективным причинам увеличения объемов документов относятся влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, диверсификация и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. Объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов. Таким образом, увеличение или сокращение объемов документов тесно связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относятся бюрократизация аппарата управления; незнание работниками управленческих структур законодательства или несоблюдение нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов; неквалифицированное документирование распорядительной деятельности; несвоевременное или некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения; отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач; некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач; отсутствие в управленческом аппарате регламентации доку- ментообразования; широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование; использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров.

Итак, к числу субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, относятся причины, связанные как с отдельной личностью (руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. Кроме того, инновационные технологии подготовки документов, сократив время на создание, распечатку и копирование текста, увеличили их потоки и многообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Такое заключение сделали отечественные и зарубежные специалисты в области управления документацией.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>