Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

К числу организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, относится задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы регламентируются внутренними документами — положениями, инструкциями, правилами, структурой и штатной численностью, штатным расписанием, приказами о распределении обязанностей. Важнейшими организационными документами, закрепляющими правовой статус работников службы делопроизводства, являются Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они разрабатываются на базе действующего законодательства, государственных нормативно-методических и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).

Цель положений и должностных инструкций — распределение функций и обязанностей, регламентация принятой технологии работы с документами. В регламентации деятельности делопроизводственной службы важное значение имеет устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. От разработки устава зависит общая постановка делопроизводства, поскольку четко определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и прочие немаловажные вопросы, формируют организационную основу документооборота учреждения.

Дифференциация в уставе функций и обязанностей руководителей организации обеспечивает регламентацию информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и дает возможность определить реальный перечень документов, которые будут создаваться в аппарате управления. Приведенное в уставе организационное построение позволяет определить комплексы документов для использования в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает общее представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота. Подобную функцию выполняют также положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. На основе разделения функций структурных подразделений могут быть установлены приоритетные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях; их содержание, сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений.

Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в области документационного обеспечения аппарата управления взаимосвязаны с общими задачами организации (учреждения). Положения о службе делопроизводства разрабатываются на базе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы. В индивидуальных положениях конкретизируется комплекс задач и функций службы, адекватный реальным условиям ее деятельности. Например, типовые технологические функции могут быть дополнены функциями прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении из типовых функций могут быть исключены те, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями. Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное наименование службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы.

Главный организационный документ, регламентирующий разделение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей, — должностная инструкция. Служебная должность — первичный элемент управленческой структуры. Формирование системы должностей определяется объемом, составом, характером функций, выполняемых в структурном подразделении, разделением и кооперацией труда. Должностная инструкция — эффективное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роли. Должностные инструкции позволяют также объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.

Первый источник при составлении должностных инструкций — Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и основных положениях ГСДОУ.

Второй источник — типовые должностные инструкции, разрабатываемые для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций упрощает составление индивидуальных, но не заменяет их. Поскольку должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, их составление необходимо для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Третий источник — Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, поскольку обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из задач и функций службы в целом. К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника влечет нестабильность и несогласованность действий отдельных работников. Если в должностной инструкции сформулированы общие, неконкретные, обтекаемые обязанности, создается сугубо формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность неоднозначного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Секретарь организует», «Лаборант составляет». При этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с...», «организует визирование», «обеспечивает выполнение».

В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, указываются предмет его ведения, участок работы. Затем перечисляются конкретные должностные обязанности, из которых формируется основная задача, к примеру регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передачу информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей учитывают принятую в организации технологию работы с документами и наличие технических средств. Здесь же формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые следует соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» включены различные права работника делопроизводственной службы: принятие решений; получение информации для выполнения работы; право визирования определенных видов документов; право контроля; право возврата документов на доработку и т.д. Конкретная формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая образует самостоятельный раздел.

В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В соответствии с действующим законодательством и спецификой работы организации предусматривается дисциплинарная или материальная ответственность.

Инструкция по делопроизводству — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, ключевые организационные моменты. Инструкция закрепляет сложившуюся в конкретной организации систему делопроизводства. Инструкции составляются в каждом учреждении исходя из специфики его работы. Основой для их составления служат типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы. В структуру инструкции входят общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» определяют сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы, за исключением конфиденциальных»), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в структурных подразделениях и в учреждении в целом, их административную и методическую иерархию, нормативно-методическую базу.

Как правило, тематические разделы начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

  • • вопросы деятельности организации, подлежащие обязательному документированию;
  • • виды и разновидности документов, применяемые для документирования распорядительной, организационной и информационной деятельности;
  • • общие правила подготовки и оформления документов;
  • • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • • порядок изготовления и тиражирования документов;
  • • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • • порядок работы исполнителей с документами.

Содержание данного раздела может быть дополнено подразделами, устанавливающими правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Некоторые организации выделяют указанные вопросы в самостоятельный организационный документ типа правил (или регламента) подготовки и оформления документов.

Раздел «Организация документооборота» содержит следующие аспекты:

  • • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
  • • организация транспортировки входящих документов и передача

их из одного структурного подразделения в другое;

  • • основные инстанции движения документов;
  • • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • • порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливаются организация регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации; приводятся описание принятой технологии и порядок индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» содержит принципы построения информационно-справочной работы в учреждении, описывает справочные массивы, их доступность для разных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технологию информационно-поисковой работы.

В разделе «Организация контроля за исполнением документов» определяются категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, технология контроля, обязанности исполнителей, сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и пометок на документах.

В разделе «Оперативное хранение документов» устанавливаются правила хранения документов в службе документации, структурных подразделениях и ответственность за сохранность документов, содержатся правила формирования в дела отдельных категорий документов, определяется порядок разработки и применения номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для последующего хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав разделов может изменяться в зависимости от условий работы и технологии, принятой в организации. Инструкция может включать разделы по работе с обращениями граждан, документами с ограниченной сферой распространения (для служебного пользования), по техническому обеспечению подготовки документов. В приложении к инструкции помещают справочно-иллюстративный материал, систематизированный в порядке расположения разделов: схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция отражает весь процесс работы с документами, все логически выстроенные технологические операции. Этот документ является регламентирующим не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления. Инструкцию разрабатывает служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Она утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, а затем рассылается во все структурные подразделения.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>