Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ФУНКЦИИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Секретариат — структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. К типовым функциям секретариата относятся:

  • • предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
  • • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
  • • организация и документационное обслуживание проводимых руководителем совещаний;
  • • бездокументное обслуживание руководителей (организационнотехническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной ит.п.).

Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Ее функции:

  • • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
  • • анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
  • • организация и проведение заседаний органа управления, их документирование;
  • • прием, регистрация, организация хранения документов и справочно-информационная работа, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Отдел рационализации делопроизводства может носить разные названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) научной организации и охраны труда (НОТ), методический сектор и др. Его функции:

  • • разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
  • • разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, регламентов, правил, памяток идр.);
  • • разработка сборников типовых текстов;
  • • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);
  • • организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Ее функции:

  • • прием входящих документов, их сортировка и распределение по структурным подразделениям;
  • • доставка документов в структурные подразделения;
  • • обработка, упаковка и отправка отправляемых документов;
  • • количественный учет входящей и исходящей документации. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:
  • • регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
  • • формирование и ведение справочно-информационного массива;
  • • контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов относительно визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.

Группа контроля (может именоваться бюро, отделом, инспекцией) выполняет:

  • • контроль за сроками исполнения документов;
  • • контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
  • • анализ исполнительской дисциплины;
  • • информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

  • • прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
  • • подготовку обращений к рассмотрению руководством;
  • • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
  • • извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
  • • формирование и хранение дел с документами по обращениям;
  • • анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
  • • организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Компьютерный центр обработки текстов документов производит:

  • • перепечатку документов с черновиков;
  • • считку и правку текстов документов;
  • • учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро выполняет:

  • • копирование текстов;
  • • тиражирование текстов документов;
  • • подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п. Архив осуществляет:
  • • прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
  • • учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;
  • • контроль за соблюдением правил формирования, хранения и применения дел в структурных подразделениях;
  • • подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства выполняет все работы

по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. По нормативным документам за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции. Как полагают специалисты-документоведы и практические работники, сегодня происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. К указанным добавляются ранее не свойственные делопроизводственной службе функции: внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией; оценка качества документационного обеспечения; планирование информационных потребностей; нормирование труда; управление кадрами самой делопроизводственной службы, в том числе подбор, расстановка, обучение, консультирование, повышение квалификации. Функция «совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» с течением времени постепенно заменяется на более конкретную формулировку: «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов».

В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств), что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников. Диверсификация функций обеспечит достижение общей цели служб управления документами.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>