Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

В настоящее время широко распространены три формы организации работы с документами — централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме все технологические операции по работе с документами сосредоточиваются в одном специализированном структурном подразделении (канцелярии, общем отделе) или находятся в ведении одного сотрудника (секретаря учреждения). Подразделение или секретарь выполняет полный цикл технологических операций по обработке документов: прием и обработку поступающих документов, их регистрацию; контроль за исполнением; справочноинформационную работу; систематизацию и хранение документов; отправку документов, их обработку для передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов — наиболее рациональная форма организации делопроизводства. Она позволяет снизить затраты на обработку документов, повысить уровень организации труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Тем не менее полная централизация работы с документами возможна лишь в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания — полная противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение организации создает собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма свойственна организациям и учреждениям, аппарат которых территориально разобщен, а также в которых документирование деятельности имеет свою специфику (например, защита информации).

Смешанная форма организации работы с документами — наиболее распространенная. Часть операций, таких как прием, обработка входящих и исходящих документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение, сосредоточивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в управлениях, отделах) выполняются операции по созданию, систематизации документов, хранению дел, их предархивной обработке. Вариант смешанной формы — такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных ручных методов работы проводится по критерию адресования: документ, адресованный руководству организации, регистрируется в канцелярии; адресованный руководству структурного подразделения — в этом подразделении. В структурных подразделениях регистрируют преимущественно внутренние документы (например, в отделе кадров — документы по личному составу). Использование инновационных компьютерных технологий, факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяет организовать прием и регистрацию входящих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства выбор организационной формы — один из принципиальных вопросов. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой службы делопроизводства и высшего руководства учреждения. Решение данного вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, происходящих в связи с преобразованиями организации, от модернизации технологии обработки документов меняется и степень централизации и децентрализации работы с документами. Регламентация формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>