Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ключевые слова: служба делопроизводства, формы организации работы с документами, структурные подразделения, типовые функции, наименования должностей работников, условия труда работников.

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства определяется их квалификацией, степенью оснащенности современными техническими средствами, учетом при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Технический аспект предполагает обоснованную политику закупки, установки, эксплуатации и замены используемых в работе с документами технических средств — от малой канцелярской оргтехники до новейших компьютерных систем обработки информации и средств связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установление в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности согласно действующим законодательным актам, нормативно-методическим документам. Данный аспект предполагает также соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в области контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что избавит от дублирования операций и даст возможность установить ответственность за выделенные участки работы.

Выделяют следующие организационные проблемы:

  • • выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
  • • разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
  • • определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
  • • регламентация задач и функций всей службы делопроизводства, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
  • • выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
  • • рациональная организация рабочих мест и условий труда;
  • • повышение квалификации сотрудников службы.

Рассмотрим эти проблемы подробнее.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>