Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Отдельную систему документов составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

Документы по личному составу формируются в результате возмездных трудовых отношений между организацией (работодателем) и сотрудником; они отражают права работника на денежное вознаграждение за труд, подтверждение трудового стажа, перемещение по работе, продвижение по службе и т.д. К числу таких документов относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, анкеты, резюме и т.п. Кадровыми документами занимаются конкретные должностные лица или отделы. Значительный объем однотипных документов в работе с личным составом способствует их унификации. Создание унифицированных форм кадровых документов и их электронных версий, применение специализированных компьютерных программ облегчают работу с ними. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 утверждены согласованные с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ формы первичной учетной документации. В их состав включены и формы кадровой документации по учету труда и его оплаты, которые обязательны для учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности. В настоящее время кадровые службы организаций должны руководствоваться следующими формами:

  • • Приказ (распоряжение) о приеме на работу — формы № Т-1, № Т-1а;
  • • Личная карточка — форма № Т-2, личная карточка государственного служащего — Т-2 ГС;
  • • Штатное расписание — форма № Т-3;
  • • Учетная карточка научно-педагогического работника — форма № Т-4;
  • • Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу — формы № Т-5, Т-5а;
  • • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска — формы № Т-6, Т-ба;
  • • График отпусков — форма № Т-7;
  • • Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) — формы № Т-8, Т-8а;
  • • Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку — формы № Т-9, Т-9а;
  • • Командировочное удостоверение — форма № Т-10;
  • • Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении — формы № Т-10, Т-10а;
  • • Приказ (распоряжение) о поощрении работника — формы № Т-11, Т-11а.

Формы с литерой «а» предназначены для оформления распорядительных актов на нескольких работников. Документы по личному составу имеют длительный срок хранения и требуют особых условий сохранности — специальных помещений и несгораемых сейфов. Они должны регистрироваться и храниться отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера. Возмездные отношения между работодателем и работником должны оформляться распорядительными актами — приказами, договорами, контрактами и т.д.

Приказ поличному составу содержит следующие сведения о кадрах: прием на работу/ увольнение; перемещение по работе; установление должностных окладов; предоставление отпуска, неполного рабочего дня, командировки; изменение фамилий; поощрения, взыскания и т.д. Приказы по личному составу служат основанием для внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки, финансовые и другие документы. Номер (индекс) приказа пишется с пометкой «К», что означает приказ по кадрам, или с пометкой «Л С» — по личному составу. Регистрацию таких приказов, их комплектование в дела производят раздельно, поскольку у них различные сроки хранения. Каждый пункт кадрового приказа обосновывается наличием другого документа (заявление сотрудника, докладная записка, распоряжение и т.п.) и оформляется следующим образом: «Основание: заявление Т.И. Степановой».

В приказе о приеме на работу нужно указывать, на какую должность принимается работник; в какое подразделение, с каким окладом, с какого числа; вид работы (постоянная, временная, с испытательным сроком, со стажировкой, по совместительству). При необходимости указывают особые условия работы: с принятием материальной ответственности; с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д. Приказы о приеме на работу оформляются на бланке форм № Т-1, Т-1а.

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают вид и причину перевода, оклад на новом месте, длительность в случае временного перевода. При переводе на вышестоящую должность в основании ссылаются на представление руководителя структурного подразделения и заявление работника. Для этих приказов применяются унифицированные формы № Т-5 и Т-5а.

При поощрении в качестве основания к приказу ссылаются на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания — на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку провинившегося. Записи о взыскании в трудовую книжку не вносятся. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами. Приказы о поощрении оформляются по формам № Т-11 и Т-11а.

При предоставлении отпуска в приказе нужно указать вид отпуска, в какой период он предоставляется, общее количество календарных дней, дату ухода и возвращения работника. График отпусков оформляется по форме № Т-7.

При увольнении работника указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и дату увольнения. Как основание к приказу приводят ссылку на заявление работника, а при принудительном увольнении — на докладную записку руководителя структурного подразделения и объяснительную записку увольняемого с указанием соответствующей статьи ТК РФ. Для этих видов приказов применяются формы о прекращении трудового договора № Т-9, Т-9а.

В приказах по личному составу Ф.И.О. всегда пишут полностью, чтобы избежать неточностей. К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования, поскольку он отражает права работника и является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и заработную плату при начислении пенсии. Приказ содержит реквизиты 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 28.

Заявление — документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, рассмотрении жалобы и т.д. Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в больших организациях — руководителю структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты заявления: 06, 08,09, 10, 14, 19,26,21.

Текст заявления состоит из двух частей (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление оформляется от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке и подписывается составителем.

Трудовая книжка относится к документам, подтверждающим общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек. Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Работодатель (не физические лица) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней (если работа в организации является для работника основной). Трудовая книжка заполняется в присутствии работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. В трудовую книжку не вносятся сведения о взысканиях, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника по основному месту работы в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Такие записи делают на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в строгом соответствии с формулировками ТК РФ со ссылкой на конкретную статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

При приеме на работу трудовую книжку представляют в отдел кадров или лицу, ведущему документацию по личному составу. Факт поступления трудовой книжки или ее выдачи обязательно регистрируется в журнале. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования организации, оформляющей трудовые отношения с ее владельцем. Если организация изменила название, то об этом обязательно делается запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями), без помарок, исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Трудовая книжка возвращается или выдается временно, под расписку.

С января 2004 г. введена новая форма трудовых книжек. Ранее заведенные трудовые книжки обмену на новые не подлежат. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные граждан о личной жизни или трудовой деятельности по законодательству РФ разглашению не подлежат.

Изменение системы правовых отношений обусловило обновление содержания и форм таких традиционных кадровых документов, как анкета, характеристика, трудовой договор, личная карточка и др. Появляются не применявшиеся ранее документы (например, резюме), приобретающие все большую популярность в условиях поиска работы. Особенность резюме заключается в изложении сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме приводят любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях и указывают Ф.И.О. полностью, дату рождения, адрес, контактный телефон, семейное положение, образование, профессиональный опыт, дополнительные сведения, подпись.

Раздел «Дополнительные сведения» отражает различные области профессиональных знаний и навыков: знание иностранных языков, навыки работы на ПК и т.д. Резюме оформляется на бумаге формата А4. Каждый раздел оформляется с отдельной строки. Флаговый способ оформления сведений (набор с односторонней выключкой строк в край колонки) придает документу упорядоченный вид. В резюме следует фиксировать конкретную информацию, поскольку работодатель вправе ее проверить.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

  • 1. Какие виды документов относятся к организационно-распорядительным? Каков общий порядок их оформления?
  • 2. Какие виды составляют группу справочно-информационных документов?
  • 3. Перечислите виды бланков, применяемых организациями. Приведите реквизиты, формирующие бланк письма и бланк конкретного вида документа.
  • 4. Перечислите этапы подготовки приказа. В чем особенность составления и оформления приказа по основной деятельности?
  • 5. Для чего необходим протокол? Каковы особенности его оформления?
  • 6. Что отражает акт? Каковы правила его оформления?
  • 7. Как оформляется подпись в письме, акте, протоколе?
  • 8. Какие требования предъявляются к служебным и докладным запискам? В чем особенности их оформления?
  • 9. Каковы особенности заполнения трудовой книжки? Перечислите требования к ее хранению и использованию.
  • 10. Для чего нужна инструкция по делопроизводству в организации? Раскройте основные разделы должностной инструкции, расскажите об основных обязанностях руководителя службы делопроизводства.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>