Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Подавляющее количество документов, создаваемых в учреждениях, организациях или на предприятиях, — информационно-справочные. В них аккумулирована информация о фактическом положении дел, поэтому часто они служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К числу информационно- справочных документов относятся справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не обязательны для исполнения. Содержащаяся в них информация может побуждать к действию, а может быть лишь принята к сведению.

Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Их дифференцируют на акты инвентаризации, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов и т.д. Акты — прерогатива временных или постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такого рода работу; при этом в акте ссылаются на документы (приказ, распоряжение и т.д.), подтверждающие их полномочия. Определенные виды актов (акты списания, контрольно-ревизионные и пр.) подлежат утверждению распорядительным документом или руководителем, по поручению которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. При необходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования».

Текст акта содержит две части — вводную и констатирующую. Во вводной части приводится основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом, с указанием основной должности; в констатирующей части описывается проделанная работа, фиксируются события, констатируются факты, формируются выводы, предложения. Акты ревизий, обследований, приемки изделий содержат заключения и рекомендации. Текст может состоять из пунктов и подпунктов, а также может быть представлен в табличной форме. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, должности при этом не указываются. С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют отметку «С актом ознакомлены (подпись, дата)». Оформляются акты на общем бланке или чистом листе бумаги и включают реквизиты 08,10,11,12,14,16, 18, 20,21,22, 23,25, 28.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т.д. Он составляется с целью придания юридической силы решениям, принятым на коллегиальном мероприятии.

Текст протокола содержит две части — вводную и основную.

Во вводной части протокола приводится постоянная и переменная информация. Постоянная информация оформляется устойчивой терминологией: «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «ПРЕЗИДИУМ» (если избирается), «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ», «ПРИГЛАШЕННЫЕ». Данные слова пишутся с прописной буквы от начала левого поля. Переменная информация — Ф.И.О. председателя, секретаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Вводная часть протокола завершается повесткой дня. Словосочетание «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишется от начала левого поля или по центру при продольном способе оформления протокола. С абзаца арабскими цифрами записывают пункты повестки дня. Вопросы располагают по степени важности и сложности, каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) (для каждого вопроса отдельно). Эти слова пишут прописными буквами от начала левого поля, без знаков препинания. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса повестки дня. Например: 1. СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.

Данная схема протоколирования означает, что слушали, выступали и принимали решения по первому вопросу. С абзаца записывают инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем ставят тире и с прописной буквы излагают краткое содержание сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого сообщения делается пометка «Доклад прилагается». Наименование должности и место работы не приводят, если докладчик заявлен и указан в повестке дня.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» фиксируют выступления, вопросы и ответы, прения. С абзаца записывают инициалы и фамилию выступающих в именительном падеже с указанием должности, затем ставится тире и с прописной буквы излагается краткое содержание выступления. Протокол ведется от первого лица («Предлагаю...»), от третьего («И. Чернявский пояснил, что...»), атакже безотносительно к лицу говорящего («Учет, регистрация и хранение документов в общем отделе поставлены на высоком уровне...») или в безличной форме («В. Васильевой было представлено...»). Если текст выступления представлен выступающим, то после тире делается пометка «Текст выступления прилагается». При протоколировании вопросов слова «вопрос» и «ответ» не пишутся. Указывают инициалы и фамилию выступающего (при необходимости — место работы и должность), далее после тире записывают вопрос. Таким же способом оформляется ответ.

Завершающая часть протокола — постановление (решение). Постановляющая часть оформляется по схеме: действие — исполнение — срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Пункты постановления нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с абзаца. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа, при этом он должен иметь ссылку на дату и номер документа, сам документ должен прилагаться к протоколу. При выборах в протоколе указывают результаты голосования, например: «За» — 26 чел. «Против» — 2 чел. «Воздержались» — 1 чел. Если к протоколу прилагают стенограмму, то перед повесткой дня делают запись: «Заседание ученого совета стенографируется. Стенограмма прилагается». Протокол подписывают председатель и секретарь. Протокол собрания, для ведения которого избирают президиум, подписывают председатель, секретарь и все члены президиума. Протокол состоит из реквизитов 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20,21,22.

Докладная записка — вид внутренней переписки справочно-информационного характера, содержащей изложение какого-либо вопроса или факта. Докладная записка предполагает также наличие выводов и предложений составителя. В зависимости от содержания и назначения докладные записки дифференцируются на информационные и отчетные; в зависимости от адресата — на внутренние, адресованные руководителям учреждения (их подписывает автор), и внешние, адресованные вышестоящим организациям (подписывает руководитель организации). Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию администрации, ее цель — побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки содержит две части: в первой излагаются факты, послужившие причиной для написания; во второй — выводы, мнения составителя, просьбы, предложения. Такие формы вежливого обращения и завершения, как «Уважаемый», «С уважением», во всех видах внутренней переписки нецелесообразны. Не следует начинать докладную записку со слов «Довожу до Вашего сведения...». При оформлении всех видов внутренней переписки (докладная, объяснительная, служебная записки) предпочтительнее использовать угловое расположение реквизитов, так как левый угол отведен для реквизитов адресанта, а правый — для реквизитов получателя. Докладная записка состоит из реквизитов 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20,21.

Объяснительная записка — документ, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручения и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется как официальный документ (по образцу докладной записки).

Пояснительная записка содержит разъяснения отдельных положений таких основных документов, как план, программа, отчет, проект и т.д. Пояснительные записки оформляются на общих бланках и подписываются руководителем. Пояснительная записка, также как и объяснительная, в зависимости от назначения содержит реквизиты 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20,21,28.

Служебная записка, как и докладная записка, относится к формам внутренней переписки. Ее направляют из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации. Подписывает служебную записку руководитель подразделения, реже — ее составитель. Служебная записка носит информационный, инициативный или отчетный характер.

Текст служебной записки содержит две части: в первой излагают факты, послужившие причиной для ее написания; во второй — просьбы, выводы и предложения по поставленному вопросу. Восприятие просьб и предложений в заключительной части во многом зависит от того, как будут изложены факты и причины в преамбуле. Служебные записки следует регистрировать в журналах регистрации внутренней документации. Служебная записка содержит те же реквизиты, что и докладная записка; различие лишь в наименовании документа. При оформлении любого внутреннего документа важно указывать все необходимые для его идентификации реквизиты, поскольку документ может попасть в другую организацию, где он должен быть опознан.

Письма — средства общения с учреждениями, частными лицами. Они позволяют сообщать различного рода сведения, уведомлять о событиях и т.д. Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требуют ответа; письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют. Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4. Письмо, не превышающее 10 строк, оформляют на бланке А5. Оформлять письма допускается на бланках как с продольным, так и с угловым расположением реквизитов. Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. При адресации письма частному лицу сначала указывают его Ф.И.О. (во избежание недоразумений пишут полностью), затем адрес. Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» отделяют друг от друга 1,5—2,0 интервалами. Если письмо адресовано одновременно нескольким получателям, то первым пишут адрес основной организации. Если письмо отправляется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки с указанием на каждом экземпляре одного адресата. Обычно в письме освещается один вопрос. Несколько вопросов в одном письме излагают в том случае, когда они взаимосвязаны по целям и задачам.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональной окраски. Факты, события излагают объективно и ясно: допущенные при оформлении письма неточности могут лишить его юридической силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.

Текст письма состоит из логически завершенных, взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами. Вводная часть содержит причины, послужившие основанием для составления письма, ссылки на факты, документы, обстоятельства и т.д. От того, как будет изложена пояснительная часть, зависит, какое решение примут партнеры. В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части. В тексте не должно быть слов, затрудняющих восприятие, следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно быть продиктовано необходимостью. Текст письма может излагаться либо от третьего лица единственного числа («Организация сообщает...»), либо от первого лица единственного числа («Прошу Вас...»), либо от первого лица множественного числа («Просим», «Направляем», «Приглашаем»). Письмо часто начинают с именного обращения: «Уважаемый Сергей Николаевич!», «Сергей Николаевич!», «Господин Федоров!», «Уважаемый господин Федоров!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!». Обращение «глубокоуважаемый» применяется крайне редко — лишь по отношению к людям преклонного возраста, снискавшим всеобщий почет и уважение за свои заслуги. Письма-приглашения, благодарности, просьбы могут содержать ключевые фразы комплимента.

Если письмо начинается вежливым обращением «Уважаемая госпожа...», то завершаться оно должно фразой «С уважением, генеральный директор...». В письмах, в которых предполагается совместная деятельность, могут использоваться фразы типа: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участников форума!». Письмо оформляют в двух экземплярах, факс — в одном. Первый экземпляр, оформленный на бланке организации и подписанный ее руководителем, отправляют адресату, второй экземпляр, подписанный руководителем структурного подразделения или его составителями, подшивают в дело. Если к письму прилагаются дополнительные материалы, через два интервала после текста делается отметка о приложении. В гарантийных письмах подпись руководителей заверяется печатью организации.

Справка подтверждает факты или события в определенный временной период. Различают справки двух видов.

Справки, описывающие и подтверждающие факты или события производственной деятельности, составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений.

Текст такой справки содержит две части. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй части приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не приводятся, что отличает ее от докладной записки. Если в справке фиксируются события определенного временного периода, то это должно быть отражено в заголовке, например: «О комплектовании заказа на 2013 г.». Внешние справки оформляются на общих бланках формата А4, подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Внутренние справки оформляются с теми же реквизитами, но на чистом листе бумаги. Датой справки является дата ее подписания.

Справки, удостоверяющие юридические факты (подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности, места проживания, стаж работы и т.д.), выдаются по запросам заинтересованных лиц и учреждений. При составлении таких справок используются унифицированные трафаретные бланки. Они подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Справка содержит реквизиты 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, фак- сограмма (факс), электронное сообщение и др.), применяемых для оперативного информационного обмена между организациями.

Телеграмма — это обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста. Данный вид документов используют, когда необходима быстрая доставка документа получателю. Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы определяются ее видом: с уведомлением о вручении; с доставкой почтой; с доставкой в срок, указанный отправителем; с оплаченным ответом; письмо-телеграмма и др. Телеграммы оформляются на специальных бланках либо на обычных листах бумаги, которые имеют реквизиты 05, 07, 09, 10, 19, 21, 24. Категорию и вид телеграммы указывает составитель перед адресом. Адрес в телеграмме оформляется обычным способом лишь в случаях, когда организация не имеет зарегистрированного телеграфного адреса. Телеграфный адрес значительно короче почтового и содержит наименование места назначения, условное наименование организации и фамилию должностного лица.

Текст телеграммы составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишут словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы ставят лишь в случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала, без абзацев и переноса слов. Завершается текст номером телеграммы — ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Не подлежащая передаче информация отделяется от текста чертой, под которой строчными и прописными буквами печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, Ф.И.О. должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, а второй подшивается в дело.

Факсограмма {факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Требования к оформлению документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов. В настоящее время вопрос о юридической силе факсограмм в действующих нормативно-методических документах не решен. В инструкции по делопроизводству в Администрации Президента РФ установлено, что принятый по факсимильной связи документ не имеет юридической силы. Однако Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» установлено, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическую силу электронная цифровая подпись обретает при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. При соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего факса определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>