Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационные документы определяют порядок создания, реорганизации или ликвидации организации, ее правовой статус, функции, структуру и штатную численность, а также правила, обязательные для выполнения работниками организации. К организационным документам относятся уставы, положения о структурных подразделениях или должностных лицах, осуществляющих руководство организацией, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка.

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это обязательный организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения организации с другими организациями, физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности. Содержание устава по законодательству РФ должно включать:

  • • наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
  • • местонахождение (почтовый адрес);
  • • предмет и цель деятельности;
  • • порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
  • • порядок распределения прибыли;
  • • порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;
  • • органы управления (внутренняя организационная структура). Формуляр-образец устава состоит из реквизитов 08,10,11,12,14,
  • 16, 18, 20, 22, 23, 25.

Инструкция — это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, а также заполнения и ведения форм документов. В управленческой практике используются типовые и индивидуальные инструкции. Типовые инструкции обычно издаются органами власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений. Инструкция оформляется на общем бланке и включает реквизиты 06, 08, 09, 12, 15, 17, 19, 21. Заголовок должен четко определять вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, в первом разделе инструкции «По делопроизводству», озаглавленном «Общие положения», указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность применения, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции. Инструкция — документ длительного действия, поэтому в этом разделе оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей. Текст инструкции включает разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическую взаимосвязь определяют разработчики.

Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. В обоих случаях на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.

Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя и разделяются на две основные группы: инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения), и должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта. Должностные инструкции позволяют реализовать следующие цели:

  • • рациональное распределение труда;
  • • оптимальное использование кадров;
  • • повышение эффективности деятельности организации;
  • • создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
  • • повышение ответственности сотрудника за результаты своего труда;
  • • обеспечение объективности при аттестации работника;
  • • соблюдение объективности при поощрении и взыскании;
  • • разрешение трудовых споров.

При разработке должностных инструкций необходимо опираться на квалификационные требования к должностям служащих, которые содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Министерства труда Российской Федерации (Минтруда РФ) от 21 августа 1998 г. № 37. Должностная инструкция включает несколько разделов.

Раздел «Общие положения» устанавливает категорию деятельности, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения от должности и назначения на нее. В нем ссылаются на организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность. Определяется также порядок замещения и исполнения должностных обязанностей сотрудника в случае его временного отсутствия.

Раздел «Должностные обязанности» определяет выполняемые сотрудником виды работ с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением ключевых направлений его служебной деятельности.

В разделе «Должен знать» приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов; методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определяются уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения должностных обязанностей, и требования к стажу работы.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют эффективному выполнению работы. Внесение в должностную инструкцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское обслуживание не допускается, поскольку эти права оговариваются законодательными актами и другими документами.

В разделе «Ответственность» определяется мера ответственности работника за несоблюдение должностных обязанностей, например: «Начальник редакционно-издательского отдела несет ответственность за оперативное, всестороннее и объективное изложение материалов в изданиях».

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст инструкции необходимо согласовывать с юристами. Должностные инструкции утверждаются руководителями организации. Внести изменения в инструкцию можно лишь посредством приказа или другого распорядительного акта. При внесении изменений работника уведомляют об этом под роспись. Стиль изложения инструкции позволяет отнести ее к указаниям. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «обязан», «имеет право», «устанавливается», «не допускается», «запрещается» и т.д. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Оформление инструкции лучше выполнить угловым расположением реквизитов, поскольку зона адресата (правый верхний угол) отведена для реквизита «Гриф утверждения». К составу реквизитов и содержанию должностных инструкций предъявляются повышенные требования. Формуляр-образец инструкции включает реквизиты 08,10, 11, 12, 14, 16, 18, 20,21,22,23, 24.

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике имеются положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам, например Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Наиболее распространенный вид положения — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение служит главным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения.

Текст положения включает следующие разделы: «Общие положения»; «Цели и задачи»; «Функции»; «Права и обязанности»; «Руководство»; «Взаимоотношения с другими подразделениями».

В разделе «Общие положения» указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность — орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Приводится также перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи» формулируются главная цель деятельности структурного подразделения и его ключевые задачи.

«Функции» — основной раздел положения, включающий всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень функций, которые должны обеспечить решение ключевых задач.

В разделе «Права и обязанности» указываются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач, подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства РФ, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются самостоятельным документом (должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанности руководителя выделяют отдельно — как правило, это координация деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя: право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать конкретные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения, применять меры поощрения и взыскания и т.д. Здесь также перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач структурного подразделения, состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя положением.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются служебные связи с другими подразделениями, возникающие в процессе производственной, хозяйственной, управленческой деятельности; фиксируются документные связи — наименования документов, периодичность их представления, сроки; устанавливаются взаимные обязательства; определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные лица — их непосредственные разработчики (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба, а утверждает руководитель. Юридическую силу положение обретает с момента утверждения.

Договор — правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. В современном законодательстве договор — основной документ, устанавливающий различные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также в качестве учредительного документа при образовании некоторых форм предприятий.

Содержание договора, как правило, включает наименования организаций, заключающих договор (или информацию о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении или невыполнении в срок обязательств; период действия договора. Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно и однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия. К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи с указанием должности, фамилии, инициалов представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер. Современным законодательством не регламентируется содержание договора в целом, но устанавливаются его обязательность и условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего какую-либо деятельность. Помимо перечисленных, это могут быть условия возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом, положения об обеспечении экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты 06, 08,09, 12,15,19, 23, 21. Текст штатного расписания составляется в табличной форме, столбцы содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок, месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: 06 (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), 08,09,12,15,19, 21,23. Текст документа составляется в табличной форме. Документ визирует главный бухгалтер, подписывает начальник отдела кадров, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>