Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Ключевые слова: бланк, устав, должностная инструкция, договор, распорядительные документы, справочно-информационная документация, документы по личному составу, система правовых отношений.

Документы оформляются на бланках, которые изготавливаются типографским способом или на компьютере с соблюдением определенных правил и традиций.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Использование бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица приняты следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для создания любых видов документов, кроме писем; он содержит реквизиты 01 (02, 03), 08, 11, 14.

В специальном бланке для писем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он включает реквизиты 01 (02 или 03), код по ОКПО, наименование министерства или ведомства.

Бланк конкретного вида документа в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Если бланк предприятия или организации составлен на нескольких языках, рекомендуется использовать продольные бланки. Бланковые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ. Большая часть служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (248 х 210). Допускается использование бланков форматов АЗ и А6. Согласно стандарту бланки документов должны иметь поля: левое — не менее 20 мм; верхнее — не менее 20 мм; правое — не менее 10 мм; нижнее — не менее 20 мм. Расстояние между отдельными реквизитами — от 1-1,5 до 3 межстрочных интервалов. Если один реквизит занимает несколько строк, его текст печатается через один интервал. Если документ имеет более одной страницы, то со второй страницы они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. По стандарту номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для выпуска такого вида продукции на высоком уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационноучетной форме. При поступлении бланков в журнале фиксируются:

  • • наименование вида бланка;
  • • дата поступления;
  • • номер сопроводительного документа;
  • • наименование предприятия-изготовителя;
  • • серия и номер гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственной службой в журнале регистрации бланков записываются:

  • • наименование вида бланка;
  • • количество экземпляров;
  • • серия и номер бланка;
  • • наименование структурного подразделения;
  • • фамилия и инициалы должностного лица—получателя;
  • • расписка в получении;
  • • примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на делопроизводственную службу. Бланки следует хранить в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации. Помимо бланка организации, в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц — лишь в случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. На бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации; на бланке должностного лица наименование должности размещается ниже наименования организации.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах — продольном и угловом. При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают по ширине или по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь в левом верхнем углу листа и выравниваются по левому полю или по центру отведенной площади. Бланк с угловым расположением реквизитов наиболее удобен и экономичен по использованию площади листа, он рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение реквизитов целесообразно и для документов, требующих утверждения, резолюции; их располагают в правом верхнем углу. В соответствии с практикой и зарубежным опытом для экономии площади листа справочные данные организации можно располагать на нижнем поле бланка.

Изложенные требования к бланкам документов едины для РФ и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается:

  • • размещать на бланке только сокращенное наименование организации — автора документа, не представлять сведения о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;
  • • составлять бланк на двух языках с различной информацией об организации — авторе документа;
  • • размещать на бланке справочные данные об авторе, его местонахождении, не соответствующие данным государственной регистрации;
  • • произвольно располагать реквизиты бланка, не соответствующие требованиям государственного стандарта;
  • • размещать дополнительные элементы в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля и др.), которые можно принять за эмблему;
  • • размещать реквизиты на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>