Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Как уже говорилось, под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Сегодня в документоведении не существует четкой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности классифицируются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др. Управленческие документы — ядро учрежденческой документации, они обеспечивают управляемость объектов в рамках как всего государства, так и отдельной организации. Управленческие документы и составляют объект делопроизводства.

Выработка определенных принципов работы с различными документами требует проведения их классификации — деления документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Предметом изучения и классификации в делопроизводстве служит административная система документирования. Данная система универсальна, поскольку обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности и правовой организации. Классификация документов имеет следующие цели:

  • • повышение оперативности работы аппарата управления;
  • • повышение ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей конкретных исполнителей;
  • • четкое распределение информации;
  • • экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.

Значение классификации документов заключается в обеспечении их быстрого поиска в текущем делопроизводстве и повышении оперативности работы с документами.

Основной признак классификации — содержание документа. Документы классифицируются по следующим признакам:

  • • вид (организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу);
  • • форма (индивидуальные, типовые, трафаретные);
  • • содержание (простые, сложные);
  • • происхождение (официальные, личные);
  • • место происхождения (внешние, внутренние);
  • • срок хранения (до 10 лет, свыше 10 лет, постоянно);
  • • гласность (секретные: для служебного пользования, секретно, совершенно секретно, конфиденциально; несекретные);
  • • средства фиксации (рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы);
  • • стадии (оригиналы, черновики, копии, выписки);
  • • срочность (срочные, несрочные).

Среди разнообразных систем управленческой документации, применяемых для документирования различных управленческих действий, центральное место занимает система организационно-распорядительной документации, поскольку входящие в нее документы используются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований:

  • 01 Государственный герб Российской Федерации;
  • 02 герб субъекта Российской Федерации;
  • 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • 04 код организации;
  • 05 код формы документа;
  • 06 наименование организации;
  • 07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
  • 08 наименование вида документа;
  • 09 дата;
  • 10 регистрационный номер документа;
  • 11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 12 место составления или издания документа;
  • 13 гриф ограничения доступа к документу;
  • 14 адресат;
  • 15 гриф утверждения документа;
  • 16 резолюция;
  • 17 заголовок к тексту;
  • 18 отметка о контроле;
  • 19 текст;
  • 20 отметка о наличии приложения;
  • 21 подпись;
  • 22 гриф согласования документа;
  • 23 визы согласования документа;
  • 24 печать;
  • 25 отметка о заверении копий;
  • 26 отметка об исполнителе и номер его телефона;
  • 27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 28 отметка о поступлении документа;
  • 29 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих данную систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30—97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели слу- жатреквизиты 01,02,03,04,05,06,07,08,09,10,12,15, 21,22, 23, 24. Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его продвижения через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Данными отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и пр. Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа. Каждый вид документа содержит конкретный набор реквизитов. Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое закреплено за реквизитом по традиции последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационнораспорядительной документации, позволяет максимально увеличить полезную площадь основного реквизита документа.

Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30—97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении, и значительно повышает качество документов, их внешний вид.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

  • 1. Что такое документ?
  • 2. Назовите основные признаки и свойства документа.
  • 3. В чем заключаются функции документа?
  • 4. Что понимается под юридической силой документа?
  • 5. В чем смысл стандартизации и унификации документа?
  • 6. Перечислите нормативно-методические документы, регламентирующие процессы документирования.
  • 7. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел.
  • 8. Что такое сводная номенклатура дел?
  • 9. Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>