Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКАЯ БАЗА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Термин «делопроизводство» в России введен в научный оборот во второй половине XVIII в. Изначально он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т.е. с производством дел. Именно такая трактовка была заложена в основу понятия «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, возникло в более поздний период. Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Делопроизводство в нем определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Сегодня активно используется синонимичный делопроизводству термин «документационное обеспечение управления», подчеркивающий информационно-технологическую компоненту современной организации делопроизводства и образованный по аналогии с терминами «программное обеспечение», «информационное обеспечение» и т.п.

Делопроизводство базируется на документировании — регламентированном процессе записи информации на различных носителях с соблюдением норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ. Результатом документирования служит документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. Этим термином обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

Отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.) именуется реквизитом. Совокупность таких элементов позволяет идентифицировать документ.

Формуляр документа — это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие установленного государственным стандартом формуляра обеспечивает единство документирования и документации как в рамках одного учреждения, так и по стране в целом. Формуляр, свойственный конкретному виду документов, называется типовым формуляром.

Носителем выступает материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Носитель — результат технических достижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов применялись различные материалы: в Месопотамии — глиняные таблички; в Египте — папирус; в странах Малой Азии, Европе и на Руси — пергамент — особым образом выделанная бычья или телячья кожа. В Древнем Новгороде применялись береста, доска. На протяжении многих веков наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. В настоящее время наряду с бумагой широкую популярность приобрели новые носители: магнитные ленты, диски.

Обеспечение документирования — это одна составляющая делопроизводства, другая — организация работы с документами, которая предполагает широкий спектр действий по созданию и обработке документов. Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения — движение документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения. Документы — главные носители различной социально значимой информации — управленческой, научной, технической, статистической. Документы — носители первичной информации, информация в них фиксируется впервые; книги, газеты, журналы — носители вторичной, переработанной информации. Возможность сохранения информации в темпоральном пространстве позволяет дифференцировать документы как носители оперативной и ретроспективной информации.

Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем ДОУ.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Приведенные термины составляют основу терминосистемы ДОУ. Большинство рассмотренных терминов (делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, документооборот и др.) обозначают ключевые понятия научной дисциплины. Наряду с ними, используются и другие понятия, раскрывающие специфические стороны рассматриваемой предметной области.

Официальные документы — документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные {управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Документы являются неотъемлемым элементом внутренней организации любого учреждения, предприятия, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они служат основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочнопоисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и предметом, и результатом труда.

Документы классифицируются в соответствии с их назначением как средства регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.); распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.); накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.); передачи информации (письма, телеграммы, телефаксы идр.).

Важное значение в сфере управления имеют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут быть и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации. Бесспорность документа определяется понятием «юридическая сила документа». Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, поскольку означает, что документы могут служить истинным доказательством содержащейся в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Орган управления или должностные лица при его подготовке обязаны соблюдать действующие нормы законодательства; создавать документы в пределах своей компетенции; соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов. Наиболее юридически значимые реквизиты — наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения. Для удостоверения юридической силы в различных документах используются разные реквизиты.

В управленческой практике принято разделять документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он не обладает юридической силой. Беловой документ — это рукописный или распечатанный с компьютера документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без исправлений. Документ, содержащий сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы без специального удостоверения — это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа, т.е. повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который выдается при утере документа. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в установленном законодательством РФ порядке. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в РФ на основе лицензии. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, поскольку зависит от специфики деятельности учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и других причин. Тем не менее в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.

Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, ввиду своего повсеместного применения система организационнораспорядительной документации имеет большое значение для документирования управленческой деятельности. Кроме общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации, выделяют отраслевые системы, применяемые при документировании соответствующих видов деятельности и отражающие их специфику (системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.). Организационнораспорядительная документация имеет прочную связь с отраслевыми и функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу; с другой стороны, в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

Активизация общественной жизни, рост числа организаций, фирм, увеличение номенклатуры промышленных изделий и усложнение процесса их изготовления, расширение экономического и культурного сотрудничества обусловили резкое увеличение объемов информации. По этой причине возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Обработка вручную не позволяла своевременно и качественно переработать увеличивающиеся потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены. Ключевыми направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров.

Это означает, что, во-первых, в процессе унификации проводится рациональное сокращение элементов исходного множества объектов, а во-вторых, унификация приводит к установлению оптимального единообразия в любой области деятельности, в частности в документировании. Используемые в различных сферах и органах управления управленческие документы должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает временные затраты на работу с документами не только персонала, занимающегося делопроизводством, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Стандартизация — процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов повышает качество документа. В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации. Стандартизация включает такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, а с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, на основе которых создаются конкретные документы.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов, однако данные понятия нетождественны. Стандартизация документов — высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Унификация, как правило, проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о НИР) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), координирующие ту или иную отрасль деятельности; они же утверждают унифицированные формы документов. Так, Росархив отвечает за систему организационно-распорядительной документации. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки, они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Номенклатура дел предназначена для работы как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, времени их хранения, а также как схема создания справочной картотеки неисполненных документов. Помимо того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве организации для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел нужна для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. Ведение номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно. Основные указания по составлению номенклатуры дел представлены в Единой государственной системе делопроизводства.

Номенклатура дел бывает конкретной, примерной и типовой. Так же различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура содержит документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы конкретной категории учреждений с однотипным характером деятельности и списком документации. Кроме того, типовая номенклатура диктует единую индексацию дел для соответствующих учреждений ведомства и является общеобязательной. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.

Составление номенклатур дел как структурных подразделений, так и учреждения в общем координируется делопроизводственной службой и в большинстве случаев включает изучение их организационной структуры и видов, а также комплекса документов, на основании которых будут формироваться наименования дел и определяться принципы их формулировки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел представляют собой документы постоянного хранения и входят в состав дел службы делопроизводства организации. Когда такая служба отсутствует, они включаются в перечень дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел организационные подразделения и общественные учреждения получают выписки из соответствующих ее разделов для применения в работе.

Номенклатура дел учреждения, не отсылающего документы на государственное хранение, утвержденная экспертной комиссией, каждый год утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранят не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях заводится для соблюдения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел ведется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения составляется в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — применяется этой службой как рабочий экземпляр, третий — находится в ведомственном архиве в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в котором хранятся документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения перепроверяется не реже одного раза в пять лет. В случае важного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается с чистого листа.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в завершении каждого года пересматривается, утверждается руководителем организации и вступает в действие с 1 января нового календарного года. В продолжение года в утвержденную номенклатуру дел вносится информация о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>