Оптимизация выбора альтернативного управленческого решения на основе банка ситуаций и решений с учетом результатов диагностирования деятельности организации

Альтернативность УР обусловлена двумя факторами:

  • • использованием различных методов решения задачи управления, дающих определенный разброс значений искомых результатов (показателей), — для вариантных оптимизационных задач;
  • • использованием различных (альтернативных) технологий решения управленческой задачи (применимо также и для задач прямого счета).

Таким образом, альтернативность присутствует там, где имеет место набор путей решения: применяемые приемы, методы или технологии.

Использование альтернативных вариантов решений позволяет разумно и творчески соединить профессионализм специалистов в области управления и их интуицию, оптимально сочетать расчетное обоснование, опыт и интуицию при принятии УР, создать своеобразный банк ситуаций и соответствующих им решений; кроме того, альтернативные решения позволяют очертить набор возможных результатов реализации разработанных УР.

Состав таких альтернатив — это своего рода варианты возможных исходов, а их интеграция (объединение) в единую систему даст тезаурус ситуаций и альтернативных УР для самых разнообразных производственных, хозяйственных, финансовых и других ситуаций [6]. Решения, принимаемые в соответствующих ситуациях, а также результаты реализации этих решений могут накапливаться, не только расширяя, но и актуализируя БСР. Его использование при выборе приемлемого решения значительно сокращает затраты на разработку и принятие УР за счет включения уже имеющихся и обоснованных объективными расчетами, проверенных и подтвержденных практикой решений. Таким образом, использование БСР — весьма перспективное направление в организации управленческой деятельности. Использование таких решений позволяет с меньшими затратами ресурсов (временных, трудовых и др.) принять УР в соответствии со сложившейся ситуацией, минимизировать риск, осознанно готовиться к нему, а следовательно, уменьшить связанные с ним возможные потери.

Если в БСР описывается реальная или желаемая ситуация, следовательно, можно выбрать соответствующее решение с минимальными затратами ресурсов. Проверка такого решения на эффективность в привязке к конкретной реальной ситуации позволит либо его использовать, либо отказаться от готовых решений и разрабатывать новое, а затем внести его в БСР.

Если сложившаяся реальная ситуация не представлена в БСР (ни на абсолютное соответствие параметров, ни на их допустимое отклонение), тогда разрабатываются альтернативные УР для этой ситуации, проверяются на эффективность, вносятся в БСР, а наиболее приемлемые выбираются для реализации.

При принятии УР, таким образом, можно воспользоваться уже имеющимися в БСР решениями, разработать оригинальные решения, всесторонне исследуя реальную ситуацию, или, не прибегая к полному анализу, диагностировать деятельность организации (сложившуюся ситуацию) и на этой основе принять соответствующее решение.

Особенно это перспективно при принятии оперативных УР.

Диагностирование деятельности организации (ДДО) требует прежде всего формирования набора показателей, характеризующих эту деятельность (назовем их ориентирующими показателями), а также выбора продолжительности условно-отчетных периодов и отрезков времени для оперативного отслеживания ситуации и получения значений указанных показателей.

В качестве условно-отчетного периода Т можно принять наиболее часто используемый в практике оперативного управления временной интервал, равный одному календарному месяцу, а отрезок времени t — одному календарному дню. Тогда в пределах календарного года:

В общем виде:

Т — номер отчетного периода с начала календарного года;

t — номер отрезка времени с начала календарного года.

Исходя из принятой периодичности, значения показателей при диагностировании можно рассчитывать либо на конец выбранного момента времени Т (конец Г-го месяца) или t (конец t-то дня), либо за выбранный период АТ или АЛ Для оценки ситуации в отслеживаемом периоде необходимо также учитывать то количество таких же по продолжительности периодов, которое прошло со стартового момента: с начала года в месяцах — /', / = 1,11 или в днях — j, j = 1,364 (или j = 1,365 — високосный год). Тогда:

Значения, принимаемые / и j, определяют продолжительность периода времени, охватываемого диагностированием: от одного дня до одного года. Если принять / = 1, a j = d (количество дней, истекших с начала анализируемого месяца), то АТ е [Т- 1, Т] и At е [/ - d, t). В этом случае диагностированием охватывается промежуток времени от начала текущего месяца по текущий день или полный календарный месяц Д71 по его завершении. Выбранная продолжительность условно-отчетного периода АТ делает его равным отчетному периоду, традиционно используемому большинством организаций. Состав показателей, по которым можно диагностировать деятельность организации, желательно ограничить.

Внимание административно-управленческого персонала непрерывно может быть направлено на ограниченный состав показателей. Это объясняется психофизиологическими особенностями восприятия информации, ввиду которых лишь ограниченное количество объектов может быть воспринято человеком одновременно без потери целостности восприятия картины.

При определении наиболее предпочтительного числа объектов в одном из экспериментов каждому испытуемому поочередно показывали листы бумаги с различным числом нанесенных на них символов (точек или полосок). Оказывалось, что если число показываемых знаков не превышало семи, то испытуемые, не считая их, в большинстве случаев сразу интуитивно называли верное число. Иными словами, происходило так называемое мгновенное схватывание, или, как говорят психологи, симультанное (одновременное) восприятие (иногда его называют объемом восприятия) информации. Таким образом, итоги описанных экспериментов позволили психологам рассматривать в качестве числа, ограничивающего количество мгновенно воспринимаемых человеком объектов, цифру 7 ± 2. Причем речь может идти как об отдельных символах и числах, так и о довольно крупных информационных блоках.

Рекомендации, данные психологами, можно использовать и при выборе ориентирующих показателей, применяемых в ДДО, т.е. их число должно находиться в пределах 7 ± 2.

Далее предлагается примерный перечень ориентирующих показателей деятельности организации, который может быть рекомендован в качестве типового для использования в диагностике деятельности организаций.

  • 1. Объем реализованной продукции или оказанных услуг РП.
  • 2. Себестоимость продукции или услуг С.
  • 3. Сумма краткосрочных обязательств организации: текущей КЗ и просроченной КЗ' кредиторской задолженности, текущей 3 и просроченной 3' задолженности по кредитам и займам.
  • 4. Сумма текущей ДЗ и просроченной ДЗ' дебиторской задолженности.
  • 5. Сумма денежных средств организации Д.
  • 6. Стоимость основных фондов ОФ, оборотных средств ОбС и нематериальных активов НМА организации.
  • 7. Сумма фонда оплаты труда ФОТ; численность персонала организации Ч.
  • 8. Сумма средств, выделенных на развитие — инновационную деятельность организации Сразв.

Предложенные показатели могут быть использованы для оценки деятельности организации, характеризующейся такими особенностями:

  • • значительный объем оказываемых услуг;
  • • большая сложность применяемых расчетов и методов работы с информацией, повышенные требования к ее точности, предъявляемые предприятиям и - клиентами;
  • • большое число клиентов, с одной стороны, и организаций-по- ставщиков — с другой.

Однако, даже абстрагируясь от этих особенностей организации, можно с необходимой долей уверенности говорить о высокой универсальности перечисленных выше ориентирующих показателей, которая делает их пригодными для применения с незначительными уточнениями в диагностировании деятельности большинства коммерческих организаций.

Универсальность выбранных показателей обусловлена их способностью отражать так называемые базовые объекты внимания административно-управленческого персонала, а также важнейшие целевые установки современной организации, к числу которых справедливо отнести:

• расширение рынка сбыта продукции, выполняемых работ или услуг (РП);

  • • интенсивное развитие организации (РП, С, ОФ, ОбС, НМА, Сразв);
  • • активное и гибкое взаимодействие с клиентами (РП, ДЗ, ДЗ', Д);
  • • обеспечение обоюдного исполнения обязательств (КЗ, КЗ', 3, 3', ДЗ, ДЗ', Д);
  • • повышение удовлетворенности сотрудников, включая административно-управленческий персонал, уровнем оплаты труда (ФОТ, Ч).

Приведенный выше перечень показателей является примерным и может быть модернизирован, сокращен или расширен, исходя из специфики деятельности конкретной организации.

Расчеты, выполняемые при диагностировании деятельности организации с учетом указанных выше условий, предопределяют следующие действия.

  • 1. Нахождение абсолютных значений показателей:
    • а) на моменты Т: ОФг, ОбСг, НМАГ, ФОТг, Чг, КЗГ, К3'г, Зт, ДЗ7, ДЗ'т’, Ду’, РПДт", САТ, СрзззДу’;
    • б) на моменты t: КЗ,, КЗ',, 3„ 3',, Д3„ Д3'„ Д„ ОбС„ РПА„ СД,.
  • 2. Расчет темпов измерения показателей (индексов):

ОФг

• за период АТ — индексы: 1 ; АТ / (Г - 1); 0ФГ/(Г_ ^

ОФг_!

ОбС 7у(7’_ 1)| НМА т/т_ j); ФОТг/(Г_ КЗщТ_ К3'т^т_

Зт/(т- 1)5 З'щт- j>; ЦЗщТ_ j); ЦЗ'щТ_ t); JXt/(t- i)5 РПд7уД(Г_ t);

С’АТ/А (Т- 1)j ^-'разв АТ/А(Т- 1)’

• за период At [t — dt] — индексы: КЗ,/(,_^; КЗ',/(,_^; 3,/(,_^;

Уt/(t - d)’ ДЗ#/(/ - d)’ - d)5 Дt/{t - d)’ ОбС,/(, _ dy РПД,/Д(Г_

Од//д(г- 1)5

• за короткий отрезок времени [t - у, t] — индексы: К3,д, КЗ'//(,-;)5 3,/(,_у); 3',/(,_у); Д3,/(,_у); Д3',/(,_у-); Д,/(,_Л; ОбС,/(,_у-); ^Пд,/Д(, _у) , СД,/Д(, .

Оценка значений показателей на моменты времени /, за периоды At[t - d, t, а также за короткие отрезки времени [/ - у, /] является наиболее оперативной. Ее выполнение позволяет выявить ключевые моменты складывающейся хозяйственной ситуации на ранних стадиях ее формирования и на базе этой информации разработать и реализовать адекватные УР, снижающие возможность получения неудовлетворительного результата.

Переход от периодов АТ к периодам At и отрезкам времени [/ - d, t, наряду со своевременным информированием административно-управленческого персонала об особенностях складывающейся ситуации, преследует и другие цели:

• оценку равномерности формирования показателей в течение месяца;

  • • установление нормативных значений показателей;
  • • выявление взаимосвязей между результатами деятельности и формирующими их факторами.

Предложенные в рамках диагностических расчетов действия на практике могут быть реализованы при внесении в них некоторых изменений, определяемых спецификой деятельности конкретной организации и, соответственно, выбранными для использования в диагнозе деятельности организации ориентирующими показателями.

Целесообразность выполнения конкретных действий может претерпевать некоторые изменения, диктуемые стоящими перед администрацией организации приоритетными задачами и отмечаемыми изменениями в условиях деятельности организации.

Диагностические расчеты можно выполнять в разрезе перечисленных ниже процедур [6].

Первое — ежедневное отслеживание динамики значений показателей (на момент времени /), исключая нерабочие дни.

Решаемые задачи:

  • • определение характера поведения ориентирующих показателей при максимальной частоте их наблюдения;
  • • трендовый анализ показателей;
  • • классификация показателей по степени стабильности их поведения.

Содержание ежедневное (на каждый момент времени t, исключая выходные и праздничные дни; t = 1, ..., 365) нахождение показателей К3„ КЗ',, 3,, 3'„ Д3„ Д3'„ Д,, ОбС,, РПД?, Сд?.

Данная процедура позволяет установить целесообразную частоту отслеживания показателей деятельности организации.

Процедура может реализовываться в такие моменты времени:

  • • начальные стадии применения ДДО в управлении организацией;
  • • стадии активного использования ДДО для настройки параметров функционирования системы диагностирования. Требуемая периодичность настройки обусловливается динамикой отрасли, включающей организацию, а также степенью стабильности деятельности самой организации.

Второе — оптимизация частоты отслеживания диагностируемых показателей.

Решаемые задачи:

• предотвращение вероятных потерь, понесенных из-за несвоевременного выявления угрожающих тенденций, и, как следствие, запаздывание осуществления необходимых управляющих воздействий (решается при определении максимально необходимой частоты отслеживания показателей);

• рационализация ресурсных затрат на осуществление диагностирования (ориентация на минимально допустимую частоту выполнения процедур диагностирования).

Обе задачи — вариантные оптимизационные. Их решение требует использования специальных инструментальных средств.

Содержание — определение целесообразной периодичности (частоты) отслеживания показателей.

Третье — оценка динамики ориентирующих показателей за периоды AT, At [t- d, 7] и короткие отрезки времени [/-j, t. Решаемые задачи:

  • • определение краткосрочных и среднесрочных перспектив развития организации;
  • • установление влияния ранее принятых УР на исследуемые (ориентирующие) показатели через анализ вызванных этими решениями изменений;
  • • разработка и уточнение нормативных значений ориентирующих показателей. Содержание — нахождение темпов роста (индексов) или темпов прироста показателей за выбранные периоды времени;
  • • выбор периода определяется принятой в результате выполнения предыдущей процедуры частотой отслеживания показателей, а также интервалом времени, приближенным к периоду проявления последствий управленческих решений, подлежащих количественной оценке.

Четвертое — установление допустимых значений ориентирующих показателей.

Задачи:

  • • установление целевых ориентиров развития организации;
  • • описание условий функционирования организации;
  • • отслеживание влияния ранее принятых управленческих решений на ориентирующие показатели.

Содержание — установление нормативных значений для нормируемых показателей и допустимых значений для ненормиру- емых. Последние могут устанавливаться на любой момент или отрезок времени, продолжительность которых обусловливается наличием необходимой информации и профессионализмом административно-управленческого персонала организации. Установление допустимых значений требует учета специфики работы организации (в частности, сезонности работы, спроса на продукцию и т.п.), а также выявленных при реализации первой процедуры особенностей динамики показателей за короткие отрезки времени.

Пятое — оценка напряженности функционирования организации

как одна из характеристик качества управления.

Задачи:

  • • оценка напряженности выполнения диагностирования деятельности организации;
  • • оценка напряженности выполнения аналитико-диагностического поиска;
  • • оценка напряженности оперативного управления.

Содержание — определение напряженности функционирования

организации за выбранный период времени.

Рассмотренные процедуры (1—5) представляют собой завершенный цикл диагностических расчетов. Однако следует отметить, что при проведении очередного цикла результаты, полученные на предыдущем этапе, могут для некоторых процедур оставаться неизменными. В организационном плане выполнение перечисленных процедур может осуществляться параллельно-последовательно, т.е. отдельные расчеты могут быть параллельными.

Конкретные формы и временные рамки реализации рекомендованных процедур зависят от особенностей деятельности организации и от результатов, достигаемых в результате выполнения каждой процедуры.

Далее более подробно рассмотрены универсальные особенности применения диагностических расчетов в разрезе принятых для использования ориентирующих показателей.

Рассмотрим в качестве объекта диагностирования объем реализованной продукции или выполненных работ (услуг) РП. Используемые показатели:

  • • абсолютные (РПДГ, РПД/);
  • • индексы, характеризующие темпы роста (РПДГ/ДГ_ 1}; РПД//Д(Г_ 1};

РПД,/Д(/ _ !))•

Абсолютные значения показателей подлежат расчету с периодичностью, определяемой в соответствии с представленными выше процедурами.

Показатели объема реализации, исчисленные за каждый месяц (РПД7), традиционно применяются в анализе деятельности организации и характеризуют ее развитие и достижения в завоевании рынка. Сужение периода отслеживания показателей реализации (переход от А Г к АО позволяет сделать следующее:

• по истечении анализируемого месяца дифференцировать достигнутый показатель РПдгна составляющие с целью подробной оценки позитивных и негативных факторов его формирования, идентификация которых создаст основу для совершенствования механизма управления функционированием организации, а также для накопления и формализации опыта эффективного управления;

• в любой текущий момент времени отслеживать показатели РПД/ и на этой базе оценивать перспективы достижения определенных результатов в отчетном периоде (заданных значений показателей РПД7), а также выявлять на ранних стадиях угрожающие проявления нестабильности деятельности организации. Каждая дополнительно полученная единица реализованной продукции определенного наименования не только вносит вклад в формирование результатов деятельности организации, но и воздействует на сам механизм ее функционирования. В связи с этим наряду с абсолютными показателями реализации особое место должны занять показатели темпов их изменения (РПд7уД(Г_ ^ РПД,/Д(,_ !))•

Формула (1.2) применяется, если необходимо определить, насколько реальным (на момент расчета) является выполнение планового задания по реализации продукции (услуг) на конец месяца, и оценить соотношение показателей анализируемого и предыдущего месяцев РПД(Г_ j). Расчет по формуле (1.3) служит оценке вклада каждого отрезка времени [/ - 1, t в текущий показатель РПД/ или в отчетный РПДГ.

Нахождение темпов роста с помощью (1.1), (1.2) и (1.3) может быть использовано при установлении допустимых значений ориентирующих показателей в рамках изложенных ранее процедур. Допускается их расчет как в текущий момент времени, так и в ретроспективе при оценке принятых в соответствующий период УР. Кроме того, показатели роста и прироста представляют интерес для проверки соблюдения в организации важнейших экономических пропорций, например превышения темпа роста объема реализованной продукции над ростом себестоимости С, средней списочной численности персонала организации Ч, дебиторской задолженности ДЗ, фонда оплаты труда ФОТ и т.д.

Для своевременного отслеживания складывающейся ситуации на ранней стадии формирования можно применить прием искусственного сужения рассматриваемого периода.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >