Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документирование управленческой деятельности

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Понятие документооборота

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Вся документация учреждения делится на три документо- потока:

  • • входящие (поступающие) документы;
  • • исходящие (отправляемые) документы;
  • • внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

  • • прием и первичная обработка документов;
  • • предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • • регистрация документов;
  • • контроль за исполнением;
  • • информационно-справочная работа;
  • • исполнение документов и отправка.

Прием и первичная обработка документов

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения документа и его целостность, т.е. наличие всех страниц и всех приложений. Для факса проверяется также общее количество полученных страниц, соответствие их количества, указанному на первом листе факса и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты, в которые были вложены документы, поступившие с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, который подписывают два сотрудника организации (фирмы) и работник почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших в организацию документов.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

Например:

АО «ЭРА»

Входящий номер 125

  • 04.08.2001
  • (Подпись)

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, с важных документов снимают ксерокопии.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации; обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>