Оформление служебных (деловых) писем

Служебные (деловые) письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат бумаги А5 используют в тех случаях, когда текст письма не превышает восьми строк.

Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационносправочный материал (см. Приложение 21 к гл. 5).

Существуют следующие виды служебных (деловых) писем:

• • письмо-извещение — документ, являющийся ответом на запрос;
• • письмо-напоминание — документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия;
• • письмо-ответ — документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа;
• • письмо-подтверждение — документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия;
• • письмо-претензия — документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований;
• • письмо-приглашение — документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д.

Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Теоретические положения, как бы полно они не излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения показа макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения. В Приложениях 1—21 главы 5 приведены примеры составления и оформления различных видов организационно-распорядительных документов в полном соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

ПРИЛОЖЕНИЯ к главе 5

Приложение 1