Система самоменеджмента и ее основные элементы

Самоменеджмент представляет собой систему взаимосвязанных мероприятий по управлению собой и своими ресурсами (личными финансами, своим рабочим и свободным временем, коммуникациями, своим рабочим пространством и т. п.).

Можно использовать следующие направления деятельности по организации самоменеджмента.

Система самоменеджмента — совокупность взаимосвязанных элементов самоменеджмента, находящихся между собой во взаимосвязи и взаимозависимости. Основные элементы этой системы представлены в виде пирамиды на рис. 10.2.

Рис. 10.2. Пирамида самоменеджмента

Базовым уровнем системы самоменеджмента является личная эффективность, на основе которой осуществляется эффективное управление собственными ресурсами: время, пространство, коммуникации, финансы. Эффективность проявляется в том, что человек способен за меньшее время сделать больший объем работ без потери качества. Личная эффективность или эффективная деятельность личности невозможна без достижения определенного уровня развития путем саморазвития.

Самоорганизация в системе самоменеджмента — это возможность добиться максимального эффекта при наименьших затратах энергии, времени, материалов за счет оптимального использования ресурсов с наибольшим результатом. Для самоорганизации очень важно ясно представлять цели деятельности, порядок ее осуществления, приоритеты в работе.

Обычно говорят, что до 30 лет человек использует и демонстрирует свой природный потенциал, а после 30 — то, что сам сумел создать из отпущенного природой материала. Самоорганизация (самосоздание) — это осознанная работа по созданию самого себя как инструмента для достижения поставленных жизненных целей, включая такие этапы, как целеполагание (определение, выбор и принятие целей), планирование шагов по ее достижению, контроль, коррекция и т. д. Самоорганизация является той единственной основой, на базе которой может быть сформировано умение организовывать других людей, управлять ими. Бессмысленно даже пытаться управлять другими людьми, не умея организовывать свою собственную жизнь и деятельность.

Управление временем, или тайм-менеджмент, на предприятии представляет собой эффективное использование и управление рабочим временем, выявление нерационально используемого времени, его преимуществ и способов реализации. Система управления временем состоит из следующих элементов: развитие ощущения времени; постановка целей; планирование; принятие решений; реализация и организация; контроль.

Управление коммуникациями в самоменеджменте направлено на создание системы обработки и обмена информацией; опосредованное и целенаправленное воздействие двух и более субъектов, умение понимать и быть понятым, эффективное управление следующими навыками: умением говорить; слушать; видеть; писать; читать; управлять информацией.

Сущность управления финансами в самоменеджменте состоит в анализе входящих и выходящих личных финансовых потоков менеджера, поддержании положительного сальдо по денежным потокам в любой момент времени. Для этого используются различные модели, в том числе известные модели Баумола (W. Baumol), а также модель М. Миллера (М. Miller) и Д. Орра (D. Огг).

Еще одной подсистемой самоменеджмента является система организации рабочего места. Рабочее пространство также является одним из ресурсов менеджера. Рациональная организация рабочего места предусматривает использование следующих принципов: конгруэнтностиь (соответствие назначению); удобства пользования; порядка.

Саморазвитие (индивидуальное развитие) — процесс, в рамках которого человек приобретает способность управлять текущими событиями, формировать позитивные отношения с окружающим миром и формировать свою карьеру. В Большой советской энциклопедии дается следующее определение: «Саморазвитие — сознательная деятельность человека, направленная на возможно более полную реализацию себя».

Процесс саморазвития осуществляется путем преодоления препятствий и развития личностных качеств, способствующих достижению поставленных целей и задач (воля, настойчивость, стрессоустойчивость, умение влиять на людей и т. п.).

Таким образом, очевидно, что все концепции менеджмента в большей или меньшей степени рассматривают все элементы «пирамиды» самоменеджмента, однако их конкретное применение в каждой сфере деятельности должно иметь свои особенности.

При использовании системы самоменеджмента рекомендуется осуществить следующие направления деятельности:

• 1. Проведение самоанализа. Самооценку следует начать с ответа на следующие вопросы:
  • • что у меня хорошо получается?
  • • что мне нравится делать или нравилось бы, если бы представилась возможность?
  • • в каких областях бизнеса я хотел бы работать или иметь собственное дело?
  • • какими ценными качествами я обладаю?
  • • каких ситуаций, разочарований и стрессов, связанных с работой, я хотел бы избежать?

Можно использовать и другие вопросы, специальные тесты, например, «Вы как менеджер» и многие другие.

• 2. Постановка целей. Достижение высоких результатов зависит от четкого определения и постановки целей, обращая особое внимание на те цели, от которых зависит успех или провал. Цели должны быть стратегическими и текущими, например на три года с указанием промежуточных целей, и вытекающие из них годовые цели, также с указанием промежуточных целей, например квартальных, полугодовых.
• 3. Планирование времени. Это очень эффективное средство достижения целей, помогающее менеджеру и тем, кто с ним работает, добиваться действительно высоких результатов. Наиболее часто в теории и практике «тайм-менеджмента» используют два взаимосвязанных подхода:
  • • концентрация на результатах, что означает ориентацию на результат, т. е. выделение ключевых целей и оценку важнейших благоприятных возможностей. Для этого рекомендуется ключевые результаты, которые должны быть получены, оформить письменно и ранжировать в порядке важности;
  • • использование календаря-ежедневника для планирования времени, для этого могут быть использованы не только бумажные носители, но и электронные версии, например программа «Outlook», электронные ежедневники, календари в мобильных телефонах. Для достижения намеченных целей рекомендуется сначала спланировать весь год, а затем каждый месяц, а после этого — день.
• 4. Изменение внешнего вида таким образом, чтобы внешний вид менеджера, его офиса или рабочего места уже сейчас отражал успех. По мнению специалистов, создание преуспевающего имиджа необходимо, поскольку у менеджера никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление. Особое значение при изменении офиса следует уделить письменному столу, навести на нем порядок.
• 5. Приобретение навыков проведения формальных и неформальных совещаний, их тщательная подготовка и оценка эффективности каждого совещания с точки зрения достижения поставленных целей. Для этого могут быть использованы специальная литература, тренинги и т. п.
• 6. Обучение эффективному использованию телефона. Обычно менеджеры, эффективно управляющие своим временем, руководствуются принципом не отвечать на входящие звонки, а «возвращать» их, т. е. звонить тогда, когда им удобно и они подготовлены к разговору. Особая роль на этом этапе принадлежит секретарю менеджера, если он есть.

• 7. Оценка и повышение личной производительности предполагает объективное сопоставление поставленных целей и достигнутых результатов, а также обучение практическим навыкам повышения личной производительности за счет оптимизации работы с входящей корреспонденцией, применения методов эффективного чтения, повышения продуктивности различных поездок, освоения новых информационных технологий, используемых в управлении.
• 8. Использование приемов самомотивации, поскольку без этого менеджер не только не достигнет поставленных целей, но и не сумеет мотивировать других.
• 9. Повышение квалификации по своей специальности. Эффективному менеджеру следует постоянно совершенствовать свои знания в избранной области бизнеса и сопряженных сферах, для чего следует не только постоянно читать соответствующие книги и периодические издания, но и проходить обучение на специальных курсах, участвовать в тренингах и т. п.
• 10. Использование методов эффективного принятия решений, таким образом, чтобы достигать оптимальных результатов от реализации управленческих решений.
• 11. Приобретение навыков эффективного общения, имея в виду как письменные сообщения, деловую переписку, так и устные выступления.

Таким образом, здесь представлены основные направления самоменеджмента. Менеджер, который не реализует в своей практической деятельности хотя бы часть указанных направлений деятельности, обречен на неудачу.

Представляет интерес зарубежный опыт саморазвития и повышения квалификации за счет различных тренингов. Наибольшим спросом пользуются тренинги по управлению временем, об этом свидетельствуют результаты исследования Begin Group. Также прочные позиции среди проведенных тренингов занимают управление конфликтами (33 %) и управление персоналом (32 %).

Наиболее востребованными формами внешнего обучения менеджеров высшего звена являются тренинговые программы (74 %), семинары и конференции (71 %). Среди форм внутреннего обучения топ-менеджеров все большее распространение получает наставничество, его используют 60 % компаний. Результаты обучения оценивают 47 % компаний. Наиболее распространенными методами оценки являются анкетирование и интервьюирование (55 %), анализ динамики ос-

Рис. 10.3. Структура спроса на тренинги

новных показателей деятельности топ-менеджеров (36 %) и тестирование (23 %).

Компания Begin Group также провела исследование, посвященное изучению принципов выбора дистанционных технологий для обучения персонала. Было опрошено 100 человек, в основном представителей российских компаний. Практически каждая вторая организация (47 %) применяет дистанционные технологии при обучении персонала, остальные собираются начать использовать их в ближайшее время. Основная причина этого намерения — удобство электронных методов при обучении большого числа сотрудников (64 % указали эту причину). Среди компаний, работающих с дистанционными технологиями, некоторые используют только собственные разработки. Как свои, так и сторонние технологии применяют 38 % компаний, а 17 % используют только продукт сторонних провайдеров. Самые популярные технологии — обучение через Интернет (55 %) и видеоконференции (46 %). Учебная аудитория и web-конференции являются менее востребованными — 41 и 15 % соответственно. 9 % компаний используют также обучение через Интернет (внутренняя сеть). Чаще всего компании с использованием дистанционных технологий обучают специалистов (69 % компаний). В 42 % организаций с помощью этих технологий проводится обучение новичков, а в 38 % — менеджеров среднего звена. Обучение топ-менеджеров с помощью дистанционных технологий проводится только в 15 % случаев. Среди компаний, указавших свои планы по внедрению новых технологий, большинство (75 %) отметили обучение через Интернет. Каждая пятая организация, кроме того, планирует начать проведение видеоконференций.

Другой интересный пример из зарубежной практики касается вопросов планирования своего рабочего времени и времени отдыха. Почти две трети британских менеджеров не пользуются полным отпуском, а около половины теряют до 2 недель отпуска ежегодно. По данным исследования, опубликованного Chartered Management Institute (CMI), каждый год в Англии «пропадает» в общей сложности около 19 млн выходных дней. В денежном эквиваленте это значит, что британские компании получают даром около 3,5 млн фунтов стерлингов. Как сообщает CMI, около 63 % опрошенных менеджеров не используют свои отпуска полностью.

Около 30 % менеджеров ссылаются на крайнюю занятость, примерно 25 % не могут уйти в отпуск из-за необходимости соблюсти сроки сдачи проектов, а 17 % признались, что боятся оставить рабочее место из чувства ответственности.

18 % руководителей заявили, что им попросту нравится работать, и лишь 5 % не уходят в отпуск, потому что не могут спланировать собственное время. При том, что почти треть менеджеров переносит неиспользованные отпуска на следующий год, а около 17 % «получили» отпуска в денежном эквиваленте, многие управляющие хотели бы иметь возможность «продавать» время для отдыха. Каждый пятый опрошенный обменял бы свой отпуск на более гибкий рабочий график, а около 10 % — на занятия в тренажерном зале.

Опрос также показал, что многие менеджеры следят за тем, чтобы их подчиненные получали полноценный отпуск, но при этом сами не умеют полностью расслабляться. Почти 25 % респондентов проверяют электронную почту во время отпусков, а около 10 % более чем раз в неделю по собственной инициативе звонят начальству.