Подготовка процесса бюджетирования
Для того чтобы процесс бюджетирования привел к результатам, которых от него ожидают (подготовка основных документов бюджета, содержащих реальные цифры), необходимо его соответствующим образом подготовить. Под подготовкой процесса бюджетирования понимаются:
- • создание организационных структур, отвечающих за организацию процесса бюджетирования;
- • создание нормативных документов, стандартизирующих проектные формы, сбор и сопоставление данных, проверку информации и предоставление отчетов. По сути, это стандарт предприятия, подробно описывающий политику, организационную структуру, разделение ответственности и служащий сводом правил и рекомендаций для составления бюджетных программ. В стандарте говорится, что нужно делать, как и в какой форме;
- • создание комитета по бюджету. Это обычно составленная из руководителей среднего звена консультативная группа; постоянно действующий орган, который занимается тщательной проверкой стратегических и финансовых планов, дает рекомендации, разрешает разногласия и оперативно вносит коррективы в деятельность предприятия. Комитет обеспечивает престиж и формальное оформление бюджетных программ.
Формирование бюджетов
Сводный годовой, квартальные и месячные бюджеты предприятия формируются экономической службой.
Руководители подразделений непосредственно вовлечены в деятельность своих подразделений и знают ее досконально, поэтому являются важными участниками разработки бюджета.
Например, специалист по продажам должен спроектировать будущие объемы продаж товаров или услуг и цены реализации, а также прибыль в зависимости от региона и покупателя, а затем рассчитать соответствующие затраты: заработную плату, комиссионные, затраты на продвижение товара, транспортировку, представительские расходы. Специалист по производству ответственен за качество производимой продукции, увеличение или уменьшение объемов производства, составление расписания работ, управление рабочими, нахождение наилучших методов организации производства, ремонт и замену оборудования. Он также должен установить необходимый уровень брака на основе практического опыта, проектировать будущие затраты на производство и затраты на единицу продукции, составить график работ так, чтобы поток работ не прерывался, принимать во внимание принципы взаимовлияния производственных затрат. Специалист по качеству оценивает качество продукции, выявляет проблемы и причины их возникновения, формулирует требования по контролю качества. Специалист по закупкам бюджетирует закупки в физических и стоимостных объемах, при этом закупки могут быть спланированы по отдельным поставщикам. Бюджетируются затраты на заработную плату, аренду, поставки. Специалист по кадрам ведет регистрацию данных по персоналу, рассчитывает и анализирует производительность, включая причины невыхода на работу, и определяет бюджет потребности в кадрах как в количестве человек, так и в расходах на оплату труда. Специалист по кредитному контролю отвечает за увеличение объема продаж с помощью расширения возможностей получения кредита (если это оправдано) при одновременном уменьшении безнадежных счетов.
На рис. 4.7-4.12 представлена организационная структура промышленного предприятия в части, касающейся процесса составления и утверждения сводного бюджета. Данная модель основана на классическом варианте аппарата управления, в котором функциональные службы, задействованные в процессе составления сводного
Рис. 4.7. Организационная структура процесса подготовки первичного бюджета продаж 1 — фактические оперативные данные прошлых бюджетных периодов по себестоимости выпуска в разрезе видов продукции, ограничения по выпуску; 2 — фактические сводные данные прошлых бюджетных периодов по объему и себестоимости реализации в разрезе видов продукции;
3 — проект реализации продукции; 4 — проект бюджета продаж
Рис. 4.8. Организационная структура процесса подготовки проекта операционного
бюджета
1 — проект бюджета продаж; 2 — фактические данные прошлых бюджетных периодов по величине и структуре себестоимости в разрезе видов продукции; 3 — расчетная величина и структура коммерческих расходов в разрезе и по видам продукции; 4 — проекты производственных программ (величина и структура выпуска по видам продукции); 5 — расчетные данные по складским издержкам, целевым складским остаткам, заготовительным расходам; 6 — проекты смет административных затрат; 7 — проект операционного бюджета
Рис.4.9. Организационная структура процесса подготовки проекта инвестиционного
бюджета
- 1 — инвестиционный бюджет в рамках бюджета развития; 2 — проект операционного бюджета;
- 3 — расчетные инвестиционные потребности в рамках проекта операционного бюджета;
- 4 — фактические сводные данные прошлых бюджетных периодов по затратам в разрезе
инвестиционных проектов; 5 — проект инвестиционного бюджета
бюджета, входят в аппарат управления, а структурные подразделения — объекты планирования находятся в двойном подчинении:
• в линейном (прямом) подчинении службам, отвечающим за исполнение бюджетных заданий по различным сегментам ведения бизнеса;
Рис. 4.10. Организационная структура процесса подготовки финансового бюджета 1 — проект операционного бюджета; 2 — проект инвестиционного бюджета; 3 — проект
финансового бюджета
Рис. 4.11. Корректировка сводного бюджета при решении проблемы финансового дефицита. Представление согласованного проекта сводного бюджета 1 — проект сводного бюджета на окончательное утверждение высшим руководством; 2 — проект сводного бюджета на утверждение директором по экономике; 3 — согласование показателей
проекта сводного бюджета
• в функциональном подчинении отдельным управленческим службам, т.е. соответствующие структурные подразделения несут ответственность не за весь спектр своей деятельности, а в рамках планирования, контроля и анализа исполнения очередного бюджета (коммерческий директор может быть подчинен функционально начальнику управления маркетинга и сбыта, хотя статус последного, как правило, ниже).
Регламент составления сводного бюджета, как правило, определяется отдельным внутренним нормативным актом организации —
Рис. 4.12. Организационная структура процесса окончательного принятия проекта сводного бюджета
1 — утверждение годового бюджета («бюджета развития»); 2 — утверждение текущего (квартального) бюджета
Положением о планировании, а также Положением об отдельных структурных подразделениях и должностными инструкциями их руководителей.
