Полная версия

Главная arrow Бухучет и аудит arrow Бухгалтерский финансовый учет

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Хранение документов

Заключительным этапом документооборота является передача документов в архив. Хранение документов должно быть организовано так, чтобы можно было обеспечить их полную сохранность, а при необходимости — использование. Документы необходимы при документальных ревизиях хозяйственной деятельности, для составления различных справок, при решении спорных вопросов и т.д.

В течение отчетного года первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Это, как правило, пронумерованные папки, укомплектованные документами, расположенными в хронологическом порядке, переплетенные. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

По окончании отчетного года документы передаются в общий архив.

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, стандарты организации, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования), другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Это же требование относится и к средствам, обеспечивающим воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи.

Главная книга и основные бухгалтерские регистры (журналы-ордера, ведомости) хранятся 10 лет, документы по оплате труда — до 75 лет.

По истечении сроков хранения документы уничтожаются.

Оформление и передачу бухгалтерских документов в архив, безопасные условия хранения и защиту от изменений обеспечивает главный бухгалтер организации. Ответственность за организацию хранения несет руководитель организации.

Выдача первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности из бухгалтерии и архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях выдача может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Копии изъятых документов включаются в документы бухгалтерского учета.

В случае пропажи или гибели первичных документов вне зависимости от причины утраты они должны быть восстановлены.

Последовательность действий по восстановлению документов следующая:

  • 1) если установлено отсутствие каких-либо первичных учетных документов или их неверное оформление (отсутствие или незапол- нение обязательных реквизитов), то руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;
  • 2) комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота являются ответственными за создание и хранение отсутствующих документов;
  • 3) после выяснения причин утраты документа комиссия должна принять меры по его восстановлению;
  • 4) результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Ключевые термины

Первичный учетный документ

Реквизиты

Документооборот

График документооборота

Хранение документов

Восстановление утраченных документов

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>