ТИПОВЫЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Объем

документооборота, тыс. документов в год

Организационные формы службы ДОУ

менее 10

обычно один-два секретаря руководителя организации

от 10 до 25

служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)

от 25 до 50

создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)

от 50 до 100

более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации

свыше 100

сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

Наименования подразделения службы ДОУ

Выполняемые подразделением функции

Секретариат

• - информационное и организационнотехническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов);
• - планирование рабочего дня руководителей;
• - предварительное рассмотрение

и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов;

• - составление и оформление документов по заданиям руководителей;
• - аналитическая работа по документам по заданию руководителя;
• - организация телефонных переговоров руководителей;
• - организация командировок и деловых встреч руководителей и др.

Экспедиция

• - прием корреспонденции, поступающей в адрес организации;
• - распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения;
• - обработка отправляемых из организации документов

Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов

• - регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• - ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• - подготовка документов для представления на рассмотрение руководства;
• - контроль за правильностью оформления документов;
• - формирование дел;
• - подготовка дел к передаче на хранение в архив организации

Наименования подразделения службы ДОУ

Выполняемые подразделением функции

Подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов

• - организация контроля за сроками исполнения документов;
• - постановка документов на контроль;
• - проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• - предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;
• - снятие документов с контроля;
• - учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• - подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан

• - регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб);
• - подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством;
• - направление обращений граждан на исполнение;
• - контроль за сроками исполнения обращений граждан;
• - отправка писем-ответов гражданам;
• - обобщение результатов исполнения обращений граждан;
• - формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан;
• - подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан

Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов

• - перепечатка документов по заявкам подразделений и работников;
• - считывание документов;

Наименования подразделения службы ДОУ

Выполняемые подразделением функции

Отдел совершенствования делопроизводства

• - разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.);
• - разработка и корректировка номенклатуры дел организации;
• - консультирование работников организации по вопросам работы с документами;
• - методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства

в подразделениях и подведомственных организациях;

• - проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
• - организация повышения квалификации работников, проведение семинаров

по делопроизводству;

• - разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве;
• - постановка задач автоматизации делопроизводства

Копировально-множительное

бюро

копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников

Протокольная группа

• - разработка планов работы коллегиальных органов;
• - оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа;
• - подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний);
• - ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов;
• - рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам;

Наименования подразделения службы ДОУ

Выполняемые подразделением функции

• - оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов;
• - контроль за исполнением решений коллегиальных органов;
• - оформление выписок из протоколов и др.

Редакционная группа

• - редактирование документов, издаваемых в организации;
• - корректорская правка;
• - подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

Приемная

• - организация приема посетителей руководством организации;
• - составление плана работы приемной;
• - ведение учетной документации по личному приему граждан;
• - организация исполнения документов, полученных при личном приеме;
• - обобщение результатов приема посетителей;
• - подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

Архив

• - ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации — источников комплектования архива;
• - прием дел структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
• - учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
• - создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;
• - организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета

и анализа использования;

Наименования подразделения службы ДОУ

Выполняемые подразделением функции

• - проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• - осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях — источниках комплектования;
• - организация работы по составлению номенклатуры дел организации;
• - оказание методической и практической помощи структурным подразделениям

в работе с документами;

- участие в разработке нормативных

и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

Руководители

Заведующий

архивом

Должностные обязанности:

- возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии,

в учреждении, организации;

• - обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;
• - руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;
• - оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов;
• - инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;
• -контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;
• - обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;
• - руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
• - осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

• - организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;
• - составляет установленную отчетность;
• - принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать:

• - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
• - единую государственную систему делопроизводства;
• - порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
• - структуру предприятия, учреждения, организации;
• - основы организации производства, труда и управления;
• - законодательство о труде;
• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации:

среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее двух лет

Заведующий

канцелярией

Должностные обязанности:

• - организует работу канцелярии;
• - обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

• - осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
• - организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства (в том числе приказов и распоряжений руководства), по формированию дел и их сдаче на хранение;
• - разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение;
• - принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;
• - осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
• - обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
• - участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку;
• - руководит работниками канцелярии.

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

Должен знать:

• - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
• - единую государственную систему делопроизводства;
• - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• - структуру предприятия, учреждения, организации;
• - организацию делопроизводства;
• - схемы документооборота;
• - порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• - сроки и порядок сдачи дел в архив;
• - системы организации контроля за исполнением документов;
• - оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
• - основы экономики, организации производства, труда и управления;
• - законодательство о труде;
• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации:

среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

Заведующий

копировально-

множительным

бюро

Должностные обязанности:

• - обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в том числе микрофильмирование технической документации для всех структурных подразделений предприятия, учреждения, организации;
• - организует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления материалов от подразделений;
• - определяет расход материалов и выдачу готовой продукции заказчикам;
• - составляет графики выполнения копировальных и множительных работ;
• - распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников;
• - определяет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение;
• - осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения копировальных и множительных работ, а также комплектностью сдаваемого заказчикам материала;
• - принимает участие в разработке инструкций,правил и других нормативных документов по технике выполнения копировальных и множительных работ;
• - принимает меры по совершенствованию организации труда работников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда;

• - обеспечивает сохранность принятой в работу документации;
• - контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования и охраны труда при выполнении копировальных

и множительных работ;

- изучает причины, вызывающие брак при выполнении копировальных

и множительных работ, и принимает меры по их предупреждению.

Должен знать:

• - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения копировальных и множительных работ;
• - методы и средства выполнения копировальных и множительных работ;
• - конструкцию, принципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и множительного оборудования;
• - виды материалов, используемых при копировальных и множительных работах, их свойства и технические характеристики;
• - стандарты, инструкции и другие руководящие документы по оформлению технической документации;
• - нормы и расценки на выполнение копировальных и множительных работ;
• - передовой отечественный и зарубежный опыт выполнения копировальных и множительных работ;
• - основы организации труда;
• - законодательство о труде;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации:

среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет

Заведующая

машинописным

бюро

Должностные обязанности:

• - осуществляет руководство работой машинописного бюро;
• - принимает материал для печатания, распределяет его между машинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу;
• - обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранность принимаемых документов и фонограмм;
• - обеспечивает машинисток необходимыми для работы техническими средствами и материалами;
• - следит за состоянием пишущих машинок, диктофонов и принимает меры по устранению их неисправностей;
• - в свободное от перечисленных обязанностей время выполняет машинописные работы.

Должна знать:

• - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства;
• - основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
• - машинопись;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

- порядок учета машинописных работ;

- правила орфографии и пунктуации;

- порядок расположения материала при печатании различных документов;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов;

- основы организации труда;

- законодательство о труде;

• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации:

среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет

Заведующая

экспедицией

Должностные обязанности:

• - осуществляет руководство работой экспедиции;
• - организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов

и корреспонденции,обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам;

• - составляет инструкции по сопровождению грузов и документов, проходящих через экспедицию;
• - участвует в проверке сохранности упаковки (тары) и наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами, в необходимых случаях — в составлении актов на обнаруженную недостачу или порчу;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

• - принимает меры по обеспечению работников экспедиции средствами механизации труда, инвентарем, специальным оборудованием,следит за их правильной эксплуатацией и технически исправным состоянием;
• - осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки, проведением погрузочно-разгрузочных работ, размещением и укладкой грузов, документов и корреспонденции, правильностью оформления приемосдаточной документации;
• - организует работу по ведению учета, составлению установленной отчетности, подготовке справок о соблюдении сроков доставки;
• - обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность грузов, документов и корреспонденции при их транспортировке.

Должна знать:

• - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
• - структуру предприятия, учреждения, организации;
• - приемы и методы обработки корреспонденции;
• - организацию делопроизводства;
• - организацию погрузочно- разгрузочных работ;
• - порядок приема и сдачи грузов; адреса основных поставщиков грузов, их складов;
• - формы документов на прием и отправку грузов и правила их оформления;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

• - порядок составления требований на транспорт, особенности транспортировки,складирования и хранения экспедируемых материалов;
• - порядок регистрации отправителей и получателей грузов, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой;
• - установленную отчетность;
• - средства механизации труда;
• - специальное оборудование и инвентарь;
• - основы экономики, организации труда и управления;
• - законодательство о труде;
• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требовании к квалификации:

начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности экспедитора не менее одного года

Специалисты

Документовед

Должностные обязанности:

• - разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
• - принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

• - подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;
• - разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;
• - организует внедрение систем ведения документации;
• - принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;
• - участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
• - принимает участие в постановке задач, проектировании,эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;
• - изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативнометодические документы

по вопросам документационного обеспечения;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

- принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Должен знать:

• - законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
• - порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
• - методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
• - порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
• - организацию архивного дела;
• - нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования;
• - методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
• - основы эргономики, социальной психологии, социологии;
• - документообразование;
• - отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

- основы экономики, организации труда и управления;

- законодательство о труде;

• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации:

- документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа

II категории не менее трех лет;

• - документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее трех лет;
• - документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Инспектор по контролю за исполнением поручений

Должностные обязанности:

• - осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия;
• - проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;
• - заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;
• - ведет оперативный учет прохождения документов;
• - определяет причины несвоевременного выполнения поручений;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

• - информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения;
• - принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

Должен знать:

• - постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии;
• - формы и методы контроля исполнения документов;
• - структуру предприятия и его подразделений;
• - стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационнораспорядительную документацию;
• - основы трудового законодательства;
• - основы экономики, организации труда и управления;
• - средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
• - правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации:

среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее трех лет, в том числе на данном предприятии не менее одного года

Технические

исполнители

Архивариус

Должностные обязанности:

• - осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
• - организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

• - принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
• - участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
• - в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
• - подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
• - ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• - участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• - следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
• - контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
• - выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

- принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать:

• - нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
• - порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• - Единую государственную систему делопроизводства;
• - порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• - порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• - порядок ведения учета и составления отчетности;
• - структуру предприятия;
• - основы организации труда;
• - правила эксплуатации технических средств;
• - основы трудового законодательства;
• - правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требовании к квалификации:

начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

Делопроизводитель

Должностные обязанности:

• - принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;
• - в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;
• - ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
• - отправляет исполненную документацию по адресатам;
• - ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
• - ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• - подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;
• - обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

- структуру предприятия и его подразделений;

- стандарты унифицированной системы организационнораспорядительной документации;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы законодательства о труде;

• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации:

начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы

Машинистка

Должностные обязанности:

• - выполняет машинописные работы (включая подготовку матриц для получения копий материала) с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем;
• - воспроизводит на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатает под диктовку;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

- следит за состоянием пишущей машины, обеспечивает сохранность и правильный уход за ней.

Должна знать:

• - машинопись;
• - правила орфографии и пунктуации;
• - стандарты унифицированной системы организационнораспорядительной документации;
• - порядок расположения материала при печатании различных документов;
• - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• - правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
• - основы организации труда;
• - основы законодательства о труде;
• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требовании к квалификации:
• - машинистка I категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше
• 200 ударов в минуту;
• - машинистка II категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью до двухсот ударов в минуту.

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

Секретарь-

машинистка

Должностные обязанности:

• - выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений;
• - получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;
• - организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
• - осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
• - обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
• - передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и

др-);

• - печатает по указанию руководителя различные материалы;
• - ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

• - следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
• - принимает документы на подпись руководителю;
• - организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• - формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
• - подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Должна знать:

• - положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
• - структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• - машинопись;
• - правила орфографии и пунктуации;
• - порядок расположения материала при печатании различных документов;
• - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• - правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
• - правила пользования приемнопереговорными устройствами;
• - стандарты унифицированной системы организационнораспорядительной документации;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

- основы организации труда;

- основы законодательства о труде;

• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации:

начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установлен-ной программе без предъявления требований к стажу работы

Секретарь

незрячего

специалиста

Должностные обязанности:

• - читает вслух незрячему специалисту или записывает для него на магнитофон различную информацию;
• - печатает информацию рельефноточечным шрифтом Брайля, переписывает от руки или печатает на пишущей машине диктуемый незрячим работником текст;
• - под его руководством чертит схемы, таблицы, изготовляет макеты, пособия элементарной сложности, переносит информацию на машинные носители и обратно, систематизирует литературу, нормативно-справочную картотеку в личной библиотеке;
• - делает обзор периодических изданий;
• - просматривает служебную почту, адресованную незрячему специалисту, и знакомит его с ее содержанием;
• - заполняет по его указанию служебную и иную документацию;
• - в процессе занятий, проводимых незрячим специалистом, чертит на

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

доске или демонстрирует иным способом по его указанию схемы, таблицы, использует технические средства обучения;

• - информирует о проводимых на предприятии мероприятиях, в которых участие незрячего специалиста необходимо или желательно, знакомит его с приказами, распоряжениями, объявлениями;
• - сопровождает в служебных командировках;
• - выполняет иные технические функции по обеспечению и обслуживанию работы незрячего специалиста.

Должен знать:

• - положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
• - рельефно-точечный шрифт Брайля;
• - машинопись (в том числе брайлевскую);
• - правила орфографии и пунктуации;
• - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• - правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
• - правила пользования персональными ЭВМ и другими электронными устройствами, используемыми незрячими специалистами;
• - основы организации труда;
• - основы законодательства о труде;
• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда.

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

Требования к квалификации:

среднее профессиональное образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет

Секретарь

руководителя

Должностные обязанности:

• - осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административнораспорядительной деятельности руководителя предприятия;
• - принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• - ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
• - принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;
• - подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
• - следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

• - организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемнопереговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
• - по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
• - выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
• - осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
• - ведет контрольно-регистрационную картотеку;
• - обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники,

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

• - печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;
• - организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• - формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
• - копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать:

• - постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• - структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• - организацию делопроизводства;
• - методы оформления и обработки документов;
• - архивное дело;
• - машинопись;
• - правила пользования приемнопереговорными устройствами;
• - стандарты унифицированной системы организационнораспорядительной документации;
• - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• - основы этики и эстетики;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде;

• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации:

высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет

Секретарь-

стенографистка

Должностные обязанности:

• - выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений;
• - получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;
• - организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
• - осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

• - обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
• - стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационнораспорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных;
• - передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др);

выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

• - осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
• - ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
• - принимает документы на подпись руководителю;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

• - организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• - формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
• - подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Должна знать:

• - положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
• - структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• - стенографию;
• - машинопись;
• - правила орфографии и пунктуации;
• - порядок расположения материала при печатании различных документов;
• - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• - правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;
• - правила пользования приемнопереговорными устройствами;
• - стандарты унифицированной системы организационнораспорядительной документации;
• - основы организации труда;
• - основы законодательства о труде;
• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда.

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

Требования к квалификации:

начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы

Стенографистка

Должностные обязанности:

• - ведет стенографическую запись докладов, лекций, выступлений (на конференциях, собраниях, семинарах и др.), протоколов заседаний и совещаний (сообщений, предложений и решений);
• - стенографирует под диктовку руководителей и специалистов предприятия, тексты деловых писем, приказов, заключений, инструкций, докладных записок и других служебных документов, передаваемых по телефону сведений, а также записывает речь с магнитных носителей (с применением диктофонов и магнитофонов);
• - расшифровывает стенографические записи, печатает их на пишущей машине либо диктует машинистке или вводит информацию в банк данных.

Должна знать:

• - стенографию;
• - правила орфографии и пунктуации;
• - порядок расположения материала при печатании различных документов;
• - правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов и магнитофонов;
• - основы организации труда;
• - правила эксплуатации вычислительной техники;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

- основы законодательства о труде;

• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации:

- стенографистка I категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 110 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы;

- стенографистка II категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 85-90 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.

Экспедитор

Должностные обязанности:

• - принимает и обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию (индексирует, сортирует, ведет запись в реестровых книгах и описях), проверяет правильность ее оформления;
• - вскрывает конверты (пакеты), проверяет наличие вложений и направляет корреспонденцию адресатам;
• - в случае отсутствия или порчи вложений сообщает об этом заведующему канцелярией;
• - законвертовывает, адресует и маркирует отправляемую корреспонденцию;

Категория сотрудника по характеру труда

Наименование

должности

Квалификационная характеристика должности

• - обеспечивает сохранность документов, проходящих через экспедицию;
• - следит за техническим состоянием оборудования и машин, находящихся в эксплуатации, своевременно сообщает об их неисправности.

Должен знать:

- основы организации делопроизводства на предприятии;

- приемы и методы обработки корреспонденции;

- адреса постоянных корреспондентов;

- правила работы на машинах, обрабатывающих корреспонденцию;

- структуру предприятия и его подразделений;

- основы организации труда;

- основы законодательства о труде;

• - правила внутреннего трудового распорядка;
• - правила и нормы охраны труда. Требования к квалификации:

начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование, или основное общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы