Полная версия

Главная arrow Туризм

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ЭТАПЫ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ

Планирование и организация работы турфирмы на выставке требует детальной разработки. Участие на выставке можно разделить на три этапа:

I. Подготовка выставки.

II. Проведение выставки.

III. Работа после окончания выставки.

Этапы подготовки выставки включают в себя:

  • • составление перечня выставляемых туристских услуг;
  • • определение размера и составление плана выставочного стенда;
  • • заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги;
  • • изготовление рекламных материалов: информационных листков, плакатов, буклетов, проспектов, сувениров;
  • • подготовка информационных материалов: описаний, прайс- листов;
  • • проведение рекламной кампании;
  • • выбор и подготовка обслуживающего персонала;
  • • составление сметы затрат.

Остановимся на рассмотрении некоторых мероприятий по подготовке к участию в выставке.

Бронирование площади для участия в любой выставке должно быть осуществлено заранее. При этом возможно самостоятельное бронирование площади напрямую в администрации выставки или через фирму консолидатора. Через Всемирную сеть это сделать проще всего и выгоднее для заказчика, поскольку сразу можно познакомиться со схемой размещения стендов и выбрать для себя наиболее выгодный вариант, познакомиться с другими участниками.

Консолидатор — это хорошо известная организаторам выставки или форума компания, которая постоянно приобретает выставочную площадь (обычно большие объемы площади, что дает возможность получать значительные скидки), оборудует ее, снимает с организаторов хлопоты по размещению информации в каталоге, получению бейджей (нагрудные значки-таблички с фамилией участника) на вход и т.д. В России выставочных консолидаторов несколько: московские — ITE International, ОАО «Московское выставочно-кон- грессное агентство», МКБ, Санкт-Петербургский ЗАО «Санкт-Петербург “Экспресс”», новосибирский «Сибирская ярмарка», сочинский ЗАО «Соуд — Сочинские выставки». Сроки бронирования площадей по разным выставкам варьируются, но, чтобы получить желаемое место, если оно не находится в длительной аренде у других компаний, лучше всего заказать площадь для участия в следующей выставке сразу же после окончания форума, т.е. за год вперед.

Не менее чем за полгода до начала выставки перечисляется по представленным банковским реквизитам аванс, составляющий от 30 до 50% общей суммы платежа.

Далее следует определение необходимого размера выставочного модуля. Размер стенда играет определенную представительскую роль, но далеко не ту, которую принято у вас ей отводить. Гораздо большую роль играет качественное, оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителя — это то главное, что должно занимать всех работающих над подготовкой к выставке. Необходимо шире использовать нестандартные решения и композиции, но не в ущерб обзору и условиям демонстрации экспонатов.

Обычно оргкомитеты выставок в информационном письме указывают размеры минимального стенда, а также размеры других предлагаемых стендов, описание услуг и оборудования, полагающихся при аренде площади того или иного размера. На выставках, организуемых за рубежом, предлагаются варианты стандартных выставочных модулей разных размеров и конфигураций. Как правило, можно заказать стенд по собственным эскизам при условии, что он будет вписываться в отведенное место и это будет заблаговременно согласовано с оргкомитетом.

Опытными участниками выставок обычно заказывается два-три барных стула, поскольку высокий стенд почти полностью скрывает сидящего стендиста, а стоять целый день достаточно тяжело. Вообще, мировой опыт показывает, что более 50% расходов у экспонентов уходит на дизайн и возведение стенда.

Нередки случаи, когда финансы компании ограничены и она приобретает выставочную площадь на правах долевого участия с другими участниками, при этом их совместная площадь оказывается очень мала. Таким образом, получается общее представительство. В этой ситуации необходимо понимать, что к такой компании вряд ли пойдет какой-то крупный туроператор или компания и приобретет его продукт. Они обычно не воспринимаются как солидные партнеры.

С другой стороны, совместные стенды могут сыграть положительную роль для их участников и сэкономить некоторые средства, когда выступают единым тематическим стендом. Так, национальные туристские организации Голландии, Германии, Турции, Египта, Кипра, ОАЭ, Маврикия и Барбадоса, Сейшельских и Мальдивских островов часто приобретают большие выставочные площади для большинства туристских форумов. Гостиничные цепочки или ассоциации (например, The Leading Hotels of the World, The Small Luxury Collection, Sheraton, Marriott) поступают именно таким образом.

Любой стенд для удачной работы на форуме или выставке необходимо грамотно планировать.

План стенда должен соотноситься с выбранным перечнем представляемых товаров и услуг. Для этого необходимо предусмотреть место для каждого экспоната. Расположение экспонатов — дело вкуса. Их можно расставить на одном уровне или на нескольких: все зависит от габаритов экспонатов, их внешнего вида и типа стенда. На туристских выставках в качестве экспонатов преобладают информационно-рекламные материалы, но при их размещении на стенде также следует руководствоваться общими правилами.

Так, например, располагая экспонаты, необходимо обратить внимание на следующее:

• прежде чем планировать расположение экспонатов, следует

определить, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей. Обычно он идет от входных дверей к выходу или в направлении следующего зала. Следовательно, экспонаты должны быть расположены так, чтобы они были видны основному потоку посетителей;

  • • работающие стендисты не должны перекрывать посетителям обзор основных экспонатов;
  • • если на стенде есть экспонат или компьютер, который во время демонстрации предположительно будут привлекать посетителей длительное время, следует предусмотреть место для них так, чтобы группа стоящих и разглядывающих их посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на стенде;
  • • поясняющие надписи или плакаты должны размещаться рядом или над экспонатом и легко читаться.

Важно, чтобы перспективные товары, услуги и направления деятельности фирмы находились на самом выгодном, хорошо просматриваемом посетителями месте.

Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенных по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями.

Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов. Живые цветы и растения не всегда удобны, поэтому чаще используют искусственные. При оборудовании стенда не должно быть излишнего шика, поскольку региональные партнеры компании могут подумать, что заработанные ими деньги расходуются напрасно. Затраты должны быть оправданы. Все рекламные плакаты, флаги, фирменные наклейки должны быть изготовлены заранее. Не допускается использование на стенде вырезок из каталогов и журналов.

Надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами, должны взаимно дополнять друг друга. Насколько удачна комбинация из этих трех составляющих — размер модуля, экспозиция и экспонаты, — будет ясно в первые часы работы выставки: неправильное расположение или неполная информация вызывает много дополнительных вопросов со стороны посетителей.

Никогда нельзя считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки, поскольку можно вносить корректировки, изменения, учитывать ошибки. Любая выставка — это процесс учебы: учатся все — и конкуренты, и партнеры. Поэтому каждый раз рекомендуется менять оформление и дизайн выставочного стенда.

Всю выставочную экспозицию можно разделить на несколько условных зон:

  • • выставочная площадь, на которой располагаются экспонаты (с учетом их функционирования и места для работы стендистов);
  • • офис — место для заключения договоров, ведения переговоров, отдыха сотрудников;
  • • вспомогательная зона — место для складирования упаковки от экспонатов, небольшого запаса информационно-рекламных материалов.

Часто при организации работы стенда остаются без внимания и «всплывают» в последнюю минуту, нарушая предварительно намеченные планы, следующие моменты:

  • 1. Место для одежды. Одежда стендистов, ведущих переговоры посетителей, портфели и сумки, разбросанные по выставочному стенду, производят плохое впечатление. В комплекте выставочного оборудования обычно предлагаются вешалки или стационарные шкафы. Заказывая их, следует учитывать сезон: зимой места под одежду понадобится больше, а в теплый сезон можно ограничиться минимумом.
  • 2. Место для отдыха. При длительной работе выставки, нестабильности потока посетителей необходимо предусмотреть место для кратковременного отдыха сотрудников и их питания.
  • 3. Место для посуды и приготовления напитков. Если на стенде предусмотрено проведение переговоров, заключение контрактов, договоров, необходимо предусмотреть место для посуды, прохладительных напитков, приготовления чая или кофе.
  • 4. Склад. Плохое впечатление производит стенд, загруженный пустыми коробками. Портфелями и чемоданами. Если часть экспонатов и рекламно-информационных материалов предусмотрено хранить на стенде, то надо определить место для их хранения, закрытое от глаз посетителей.
  • 5. Место для переговоров. При наличии шумных экспонатов, размещающихся рядом со стендом, следует предусмотреть закрытое помещение для переговоров. Шум от этих экспонатов может свести на нет усилия при переговорах с представителями фирм. В комнате для переговоров должны быть варианты договоров; коммерческих предложений, прайс-листы, рекламные материалы, чистая бумага. Для российских выставок уже стало привычным использование двухэтажных стендов, позволяющих экономить некоторые средства на аренде площади и проводить все переговоры в комнате на втором этаже.
  • 6. Место для рекламных и информационных материалов. Папки стендистов должны находиться у них в руках или иметь постоянное место, которое не видно посетителям: такая папка отвлекает внимание посетителей и некоторые хотят ее забрать с собой. На большинстве выставок принято раскладывать часть рекламных материалов, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Место хранения выбирают в зависимости от объема и количества рекламных материалов: непосредственно на выставочной площади, на специальном открытом стеллаже или в шкафу. Помимо общедоступных материалов на стенде обычно находятся рекламные или информационные материалы, для постоянных или солидных клиентов, руководителей фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в офисе вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

Сотрудники компании, работающие на стенде, должны выглядеть солидно и аккуратно, желательно в выдержанном общем стиле, не использовать «кричащие» тона в одежде. Они должны постоянно присутствовать на своем месте внутри стенда, встречать всех посетителей радушно и по-деловому. Исследования European Tourism Trade Fairs Assotiation показывают, что 60% посетителей уходят от стенда, если их не поприветствовали в течение первой минуты. Необходимо заранее обучать персонал работе на выставке, подготавливая его к беседе с публикой и квалифицированным ответам на вопросы посетителей выставки.

Ни в коем случае нельзя заставлять ходить посетителя от одной стойки к другой в поисках ответов. Руководство работой на стенде следует поручать менеджеру, ответственному за расписание переговоров и знающему персональную ответственность каждого работника на стенде и расположение всех необходимых средств для ведения работы на стенде.

Не рекомендуется сотрудникам, работающим на стенде, употреблять спиртные напитки до конца рабочего дня, особенно это относится к зарубежным выставкам. Также не рекомендуется раскладывать на столиках, доступных взорам посетителей, бутерброды, булочки, салаты и выставлять бутылки. Работники российских компаний заблуждаются, считая, что как только человек пришел на переговоры, ему сразу же нужно предложить выпить крепкий алкогольный напиток. Это недопустимо. В цивилизованных странах во время переговоров подаются только чай, кофе или минеральная вода. Употребление спиртных напитков предполагает некий уровень сближения партнеров, поэтому их следует предлагать только по какому-либо поводу, пусть даже придуманному, но в любом случае не при первой встрече.

Следует помнить, что существуют оптимальные международные правила ведения переговоров в ходе выставки. Согласно им встреча должна длиться не более 20 мин. Хотя, конечно же, нет правил без исключений. Все зависит от заинтересованности в собеседнике компании и степени желания привлечь его к сотрудничеству.

Работники стенда должны делать пометки обо всех, кто посетил стенд компании. Следует завести специальный блокнот, куда записываются название фирмы, адрес, номер телефона и факса, адрес электронной почты, сферы интереса компании, вопросы обсуждения, что запросил посетитель и что необходимо ему выслать, обозначить сроки, вопросы, которые требуют более длительного обсуждения или согласования. Эта информация очень пригодится впоследствии для укрепления связей с новыми партнерами и расширения бизнеса.

Если компания желает, чтобы стенд посетили как можно больше потенциальных партнеров и потребителей, необходимо заранее разослать информационные письма с номером стенда компании и приглашениями для гостей. Чтобы все профессиональные посетители не пришли в один и тот же день или, еще хуже, час, следует составить расписание встреч. После получения подтверждений встреч расписание корректируется. Обычно этот процесс начинается за один месяц до начала работы выставки и заканчивается за несколько дней до ее открытия.

Рекламная кампания в профессиональных средствах массовой информации проводится в среднем за три месяца до начала работы выставки. В публикациях указывается номер стенда, перечисляются новые предложения и туристские продукты, а также все акции, которые фирма собирается провести во время работы на выставке.

К выставке готовится вся рекламная продукция: каталоги, проспекты, брошюры, листовки. Из-за существующей проблемы формирования цен на продукцию для российских компаний бывает достаточно сложно подготовить печатную продукцию. Выход прост: брошюры, каталоги готовятся заранее без указания стоимости, лист с ценами размножается ротапринтным способом и вкладывается в печатную продукцию.

Все каталоги, брошюры, проспекты должны быть готовы за один месяц до открытия выставки. За две-три недели до выставки их необходимо разослать потенциальным покупателям, чтобы они могли их изучить и были готовы обсудить возможные варианты сотрудничества. Кроме того, следует иметь в виду, что зарубежные партнеры, в отличие от российских, не набирают большое количество информационных материалов на выставке, поскольку это доставляет крайнее неудобство, да и к тому же не принято.

Сколько брать информационных материалов с собой на выставку? Целесообразно иметь на стенде небольшое количество дорогих каталогов, предназначенных только для профессиональных посетителей, проявивших серьезную заинтересованность. Максимальное их количество для зарубежных выставок — 100 экз., буклетов — по 100 экз. каждого вида, листовок — 400 экз. В России посетители разбирают все материалы, предложенные на стендах. Поэтому необходимое количество прямо пропорционально размерам агентской сети туроператора. Например, для выставки MITT крупной компании понадобится около 500 каталогов, 1000 брошюр и листовок.

Сувенирная продукция с фирменной символикой — это пакеты, ручки, ластики, календари, зажигалки, пепельницы, чашки, стаканчики, наклейки, футболки, парэо (характерно для островных государств). Для важных партнеров готовятся особенные сувениры и эксклюзивная продукция — письменные наборы с фирменной символикой, вазочки, национальные сувениры, кожаные портмоне, держатели для ключей, держатели визитных карточек, органайзер. Здесь огромные возможности для фантазии. На московской выставке MITT96 монакский отель Vista Palace привез в качестве сувенира свои фирменные мешочки в форме бантиков, наполненные сухой лавандой, которые кладутся на подушку в каждый номер.

Сувенирная продукция компании должна иметь минимальный экономичный тираж. Ее следует раздавать абсолютно всем, если уж фирма решила пойти на этот шаг.

Работа с оргкомитетом начинается после принятия решения об участии фирмы в выставке. Согласие об участии оформляется договором, в который включаются:

  • • предоставление аренды выставочной площади (открытой или закрытой);
  • • аренда и монтаж выставочного оборудования (стен выставочного модуля в соответствии с планом выставочного стенда);
  • • установка розеток, дополнительных светильников;
  • • аренда и установка подиумов под экспонаты;
  • • предоставление дополнительных услуг или оборудования, вешалок, шкафов, холодильника, мойки, паласа, телефона, столов, стульев;
  • • надпись на фризе (название фирмы над экспозицией);
  • • публикация сведений в каталоге выставки;
  • • при необходимости услуги грузчиков и автопогрузчика.

Часть услуг предоставляется бесплатно за счет аренды выставочной площади. Чем больше арендуемая площадь, тем шире оказываемые услуги и больше объем дополнительного оборудования.

Необходимо тщательно поработать над текстом, помещаемым в каталоге выставки. Эти справочники долго хранятся у специалистов и руководителей. Информация должна быть полной, но не чрезмерно перегруженной подробностями.

За день до открытия выставки необходимо проследить, все ли оборудование установлено в соответствии с поданными ранее заявками. Часто некоторые услуги и установка оборудования производятся в день открытия выставки. О всех недоработках необходимо сразу же сообщать в оргкомитет выставки. Во избежание противоречивых указаний желательно, чтобы все переговоры с оргкомитетом, заказ оборудования и услуг, контроль за их выполнением вел один человек.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>