Порядок обработки исходящих документов

Документы, которые отправляются организацией, называются исходящими. Обработка таких документов проходит следующие этапы:

  • - составление исполнителем проекта;
  • - согласование проекта;
  • - проверка правильности оформления проекта;
  • - подписание руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
  • - регистрация;
  • - отправка адресату;
  • - подшивка второго экземпляра (копии) в дело;
  • - использование в информационно-справочной работе.

Подготовка проекта документа начинается со сбора необходимой информации. Исполнитель изучает нормативные акты по соответствующей тематике, анализирует изданные ранее документы и т.д. Затем разрабатывается проект документа, который должен быть оформлен в соответствии с общими требованиями к оформлению документов, изложенными в разделе III Инструкции, утверждённой приказом МЧС России от 03.12.2014 № 670 «О совершенствовании делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России». Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными правилами, а также согласование документа с заинтересованными органами власти, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа, организации МЧС России (внутреннее согласование) возлагаются на структурное подразделение, являющееся исполнителем документа.

После получения на проекте документа всех виз его передают на подпись руководителю организации вместе со всеми приложениями. При необходимости могут быть предоставлены другие документы, на основании которых был составлен данный проект (контракты, рекламации, инициативные письма, акты, нормативные документы).

Исходящие документы могут быть подписаны не только руководителем организации, но и руководителями структурных подразделений. Чем выше уровень подписания документов, тем больше инстанций должен пройти документ. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах (за исключением факсограмм и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре).

После подписания документ передаётся для регистрации и отправки. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства,

при приёме документов для регистрации и отправки проверяет правильность

134

оформления и адресования документа, наличие всех приложений к нему, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и соответствующего количества копий (для документов, отправляемых на бумажном носителе). Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно. Исходящий номер письма состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например: № 23-3-5, где 23 - порядковый номер документа, 3-5 - индекс дела по номенклатуре дел.

Документы в адрес руководства МЧС России, департаментов и управлений центрального аппарата МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, являющихся участниками СЭД, отправляются по каналам СЭД в электронном виде.

В случае отправки письма в электронном виде исполнителем на регистрацию представляется подлинник подписанного письма на бумажном носителе. Необходимые визы согласования при этом проставляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника.

В случае отправки письма на бумажном носителе исполнителем представляются на регистрацию подписанный подлинник письма и его визовый экземпляр, который после отправки подшивается в дело.

При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится соответствующее количество копий с учетом визового экземпляра (для документов, отправляемых на бумажном носителе). Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается распорядительным документом, издаваемым в каждом территориальном органе, организации МЧС России.

Внутренние документы составляются, исполняются и хранятся в рамках данной организации. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

  • - составление исполнителем проекта;
  • - проверка правильности оформления проекта;
  • - согласование проекта;
  • - подписание руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
  • - регистрация.

На этапах исполнения и завершения работы с внутренними документами порядок работы с ними будет таким же, как с входящими документами:

  • - передача исполнителю (при наличии нескольких исполнителей - копирование документа);
  • - контроль исполнения;
  • - исполнение;
  • - проставление отметки об исполнении;
  • - подшивка в дело;
  • - использование в информационно-справочной работе.

Приказом МЧС России от 03.12.2014 № 670 «О совершенствовании делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России» регламентирован вопрос о том, что документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, организации МЧС России (внутренние документы) подлежат обязательной регистрации.

Протоколы заседаний коллегии, совещаний у начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, другие виды протоколов регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом, т.е. день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точками; год - четырьмя арабскими цифрами (без буквы «г.»). Например: дату 30 июля 2016 года следует оформить 30.07.2016.

Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, отдельно в пределах каждой группы документов. Регистрационный номер приказов и распоряжений по основной деятельности представляет собой порядковый номер, проставляемый нарастающим итогом в пределах года.

При регистрации приказов о командировании к порядковому номеру добавляется индекс Мкм", например: № 25-км.

Планы основных мероприятий территориального органа, организации МЧС России, утвержденные приказом территориального органа, организации МЧС России (годовые) или начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России (на месяц), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.

Регистрационный номер плана основных мероприятий на месяц проставляется следующим образом, например: № 1-5-2, где: 1-5 индекс дела по номенклатуре дел, 2 - порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы (планы).

Акты проверок подчиненных организаций, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется аналогично, т.е.: № 1-5-2, где: 1-5 индекс дела по номенклатуре дел, 2 - порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы (акты).

Докладные, представляемые начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России, по вопросам основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.

Рассылка копий протоколов, приказов и распоряжений, докладных и служебных записок структурным подразделениям осуществляется по каналам СЭД или на бумажном носителе.

Рапорты, заявления о предоставлении отпуска, отгула, об убытии в командировку и т.д. регистрируются в структурном подразделении по работе с кадрами.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >