Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Секретарское дело

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Образец примерной должностной инструкции секретаря

Наименование организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ №

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Место издания секретарю

  • 1. Общие положения
  • 1.1. Секретарь ведет работу с документами в пределах своей компетенции.
  • 1.2. Секретарь подчиняется юридически руководителю организации, а методически - руководителю службы документации.
  • 1.3. На должность секретаря могут назначаться лица, имеющие общее среднее образование и специальную подготовку.
  • 1.4. Секретарь назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.
  • 1.5. Секретарь в своей деятельности руководствуется: нормативно инструктивными материалами вышестоящих организаций по работе с документами, правилами внутреннего распорядка, действующими законодательными актами в пределах своей компетенции: положением, приказами, настоящей должностной инструкцией.
  • 1.6. Секретарь должен знать: структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителем и директором, ГОСТы на унифицированные системы документации, правила эксплуатации оргтехники, методы оформления и обработки документов, правила орфографии и пунктуации, стилистику, архивное дело, основы этики и эстетики, основы организации труда и управления, правила и нормы охраны труда, правила трудового распорядка в организации, правила техники безопасности, производственной санитарии, противопожарной безопасности, основы административного права и законодательства о труде.
  • 2. Должностные обязанности
  • 2.1. Секретарь:
  • 2.1.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации и его подразделения.
  • 2.1.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений и от исполнителя, организует прием посетителей, ведет телефонные переговоры, вызывает работников по требованию руководителя.
  • 2.1.3. Принимает и передает по приемно-переговорным устройствам информацию, записывает телефонные переговоры в отсутствие руководителя с последующим докладом о них.
  • 2.1.4. Выполняет печатные работы, вводит необходимую информацию в банк данных. Оформляет документы с использованием ПК.
  • 2.1.5. Обеспечивает рабочее место руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе.
  • 2.1.6. Передает полученную корреспонденцию, направляет ее после просмотра по назначению, следит за сроками исполнения корреспонденции и поручений, взятых на контроль.
  • 2.1.7. Принимает документы на подпись руководителю.
  • 2.1.8. Формирует дела по установленной номенклатуре.
  • 2.1.9. Соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, культуру труда и служебную этику.
  • 2.1.10. Хранит дела и своевременно сдает их в архив.
  • 3. Права
  • 3.1. Секретарь имеет право:
  • 3.1.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
  • 3.1.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.
  • 3.1.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
  • 3.1.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей деятельности.
  • 3.1.5. Выносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения современной оргтехники.
  • 3.1.6. Обращаться к администрации за информацией по вопросам подготовки документов.
  • 3.1.7. Требовать от руководителя и руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.
  • 3.1.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
  • 3.1.9. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам проверки исполнения документа и представления руководству необходимой информации.
  • 3.1.10. Не принимать от исполнителя материалы в печать, оформленные с нарушением установленных требований.
  • 3.1.11. Не печатать материалы (в особых случаях) без распоряжения руководителя.
  • 4. Ответственность
  • 4.1. Секретарь несет ответственность:
  • 4.1.1.3а неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим Трудовым кодексом Республики Беларусь.
  • 4.1.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
  • 4.1.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

Руководитель структурного

подразделения Подпись Расшифровка подписи

Юрист

Подпись Расшифровка подписи Дата

С инструкцией ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>