Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Секретарское дело

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Подготовка командировок руководителя

Согласно ст. 91 ТК Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижный характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия из места командировки. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии заверяются печатью.

Регистрация лиц, отбывающих в командировки, ведется в специальных журналах (см. прил. 12 к гл. 4). Приказом нанимателя назначается лицо, ответственное за ведение журнала регистрации.

В функции секретаря фирмы или службы ДОУ в крупных организациях обычно входит подготовка служебных командировок сотрудников и руководителя. Она включает подготовку проектов приказов о командировках, выписывание командировочных удостоверений, регистрацию их в журнале.

Подготовка поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме с учетом специфики конкретной командировки:

  • ? категория (в пределах Беларуси, в дальнее или ближнее зарубежье либо международная);
  • ? сложность решаемых вопросов;
  • ? срок командировки;
  • ? место назначения, его географическое положение.

По указанию руководителя и просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.

Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией.

Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки (см. прил. 9 к гл. 4). В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя; мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, особенно ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны всех должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря, что позволяет ему всегда знать, где находится руководитель, и в случае необходимости связаться с ним.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать (см. прил. 8 к гл. 4).

При зарубежных командировках в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям, сотрудникам. В обязанности секретаря обычно входит и оформление отчета руководителя о командировке (см. прил. 13 к гл. 4).

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по возвращении из служебной командировки представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах. В этот же срок возвращается остаток неиспользованных средств.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (см. прил. 11 к гл. 4).

Приказы о командировании оформляются на общем бланке организации. Проекты этих приказов проходят все необходимые стадии подготовки и внутреннего согласования (визирования) и в этом плане не отличаются от других приказов по личному составу.

Приказ о командировании руководителя (см. прил. 14, 15 к гл. 4) оформляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к составлению приказов этой разновидности. Если в командировку направляется руководитель организации, приказ о командировании может подписать либо он сам, либо его заместитель, имеющий право подписи соответствующих документов. Если приказ подписывает сам руководитель, это никоим образом не должно отражаться на структуре текста приказа (распорядительное слово, фамилия, имя, отчество, должность командируемого, пункт назначения, продолжительность командировки, срок командировки, цель командировки).

Необходимость издания приказа или отдельного пункта в приказе о временном замещении руководителя будет отсутствовать в том случае, если организационно-распорядительными документами организации (положением, уставом, приказом о распределении обязанностей между руководством и др.) изначально определено, кто выполняет обязанности руководителя во время его отсутствия.

Основанием для издания приказа о командировании является, как правило, докладная записка, подаваемая на имя руководителя (см. прил. 10 к гл. 4). В ней обосновывается необходимость командировки, ее срок и др. В конце докладной записки содержится вывод или предложение автора о необходимости (целесообразности) командировать работника.

Докладная записка - это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Командированному работнику выдается установленной формы командировочное удостоверение, в котором указываются фамилия, имя, отчество и должность командируемого работника, наименование предприятия, выдавшего удостоверение, пункты назначения и наименование предприятия, куда командирован работник, срок и цель командировки. В случае командирования работника в несколько пунктов все они должны быть указаны в командировочном удостоверении.

Командировочное удостоверение подписывается нанимателем и заверяется печатью. На оборотной стороне командировочного удостоверения отмечается дата выбытия. При возвращении из командировки на оборотной стороне удостоверения делается отметка о дате прибытия.

Вопросы и задания

1. Каковы обязанности секретаря по организации деловых поездок руководителя?

  • 2. Как вы думаете, какие справочные материалы могут понадобиться при выполнении работы по подготовке командировок руководителя?
  • 3. Охарактеризуйте основные функции секретаря по организации командировки руководителя.
  • 4. Дайте характеристику основных документов, которые готовит секретарь при организации командировки руководителя.
  • 5. Расскажите об основных правилах составления и оформления приказов о командировании. Какие варианты оформления этих приказов вы знаете?
  • 6. Расскажите, как составляется программа командировки.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>