Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Секретарское дело

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Контроль за наличием и состоянием дел в архиве

Проверка наличия и состояния дел проводится с целью установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих специальной обработки и реставрации.

Плановые проверки наличия и состояния дел фондов, содержащих особо ценные документы и документы постоянного хранения, проводятся один раз в 5 лет и перед передачей их на хранение в государственный архив. Проверка дел по личному составу и дел временного хранения (фондов первой категории) проводится один раз в 10 лет; фондов второй категории - один раз в 15 лет; фондов третьей категории - один раз в 20 лет; секретных документов - в соответствии с требованиями соответствующих нормативных документов.

Сроки проверки наличия могут меняться по решению ЭМК архива.

Проверка проводится комиссией в составе 3-5 человек, назначенной руководителями организации. В ходе проверки изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в описях, соответствие ее итоговым записям и учетным документам.

Дела, выдаваемые во временное пользование, проверяются по книге выдачи дел из хранилища и актам о выдаче дел во временное пользование и считаются имеющимися в наличии.

Недостатки, обнаруженные в ходе проверки, фиксируются в листе проверки наличия и состояния дел фонда, который составляется в ходе проверки отдельно на каждую опись.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел фонда.

Акт проверки наличия и состояния дел составляется и подписывается работником, проводившим проверку наличия, утверждается руководителем организации, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков. Акты нумеруются по очередности проверок наличия и хранятся в деле фонда.

После окончания проверки наличия и состояния дел в конце описи делается запись (штамп) «Проверено» и указываются дата, должность и подпись работника, проводившего проверку. Запись заверяется лицом, ответственным за ведение учетных документов в архиве.

При обнаружении не отмеченных в итоговой записи описи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется.

На необнаруженные в ходе проверки дела составляются карточки учета необнаруженных дел (документов).

Если в ходе проверки обнаружены дела с неисправимыми повреждениями, об этом составляется акт о неисправимых повреждениях дел, на основании которого указанные дела выделяются к уничтожению.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>