Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Секретарское дело

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Размещение документов в хранилищах архива. Топографирование

Размещение фондов в хранилищах - одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Размещение дел в хранилищах должно проводиться с учетом создания оптимальных условий хранения, ежегодного движения дел, оперативного использования документов.

Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утвержденным руководством архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам с указанием, при необходимости, их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, копии разделов плана (схемы) - в подразделениях, хранящих документы.

Все поступающие в архив документы размещаются так, чтобы документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу.

Дела постоянного хранения размещаются в коробках или папках, дела временного хранения формируются в связки. Зазор между верхней крышкой коробки и стеллажом, обеспечивающий циркуляцию воздуха, - 5 см, между коробками в ряду - около 2 см. Толщина связки - не более 20 см.

Обособленному хранению подлежат документы:

  • ? секретные;
  • ? особо ценные;
  • ? имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности;
  • ? на разных носителях;
  • ? пораженные биологическими вредителями;
  • ? пораженные радионуклидами;
  • ? принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение;
  • ? не учтенные в качестве документов НАФ.

Место расположения и площадь для размещения документов обособленного хранения определяется исходя из реальных возможностей, объема и перспектив комплектования архива.

Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов. Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.

Документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, изымаются из состава фондов и подлежат хранению в сейфах.

На место изъятых документов подкладывается карта-заместитель.

Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.

Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты), а также стеллажи, шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются по шкафам сверху вниз, слева направо.

В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются топографические постеллажные и пофондовые указатели. Топографические указатели составляются в карточной, листовой или электронной форме. При этом один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем учет документов архива (у лица, ответственного за учет), второй - в соответствующем подразделении, хранящем документы.

К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки. На них указываются наименование архива, порядковый номер, номер фонда и описи, год, крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку).

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, документы на бумажной основе и на пленке (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи). Документы общего и обособленного хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Раздельного хранения требуют также документы на бумажной и пленочной основе.

Особо ценные дела, с которых снят страховой фонд, хранятся в государственных архивах обособленно, иногда в специально построенных хранилищах. Обращение к таким делам допускается в исключительных случаях. Ознакомление с содержанием документов производится путем выдачи страховых копий (фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архива на бумажной основе, так как в большинстве случаев исполнены на пленочном носителе.

Документы общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет). Как правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному составу (приказы, личные дела, лицевые счета и т.д.) как наиболее часто использующиеся для наведения справок.

По усмотрению руководства учреждения документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) могут оставаться в структурных подразделениях вплоть до момента их уничтожения. Вопрос о месте хранения этих документов решается исходя из местных условий: степени загруженности архива, наличия свободного места для хранения дел в структурных подразделениях, частоты обращения с этими документами для нужд подразделения и т.п. Поступившие в архив документы постоянного хранения ликвидированных учреждений хранятся обособленно от дел временного хранения.

Для документов личного происхождения требуется соблюдение следующих условий хранения:

  • ? документы не переплетаются и не подшиваются;
  • ? каждое дело заключается в мягкую обложку с клапанами, соответствующую размеру документов;
  • ? каждый особо ценный документ заключается во внутреннюю обложку из микалентной бумаги;
  • ? документы малого формата и фотографии вкладываются в конверты;
  • ? документы хранятся в коробках только в горизонтальном положении;
  • ? крупноформатные документы заключаются в мягкие обложки с клапанами, а затем помещаются в папки большого формата и размещаются отдельно от основного фонда на специально оборудованных стеллажах;
  • ? произведения изобразительного искусства хранятся на полках в развернутом виде в твердых папках большого формата или коробках;
  • ? произведения изобразительного искусства с лицевой стороны прокладываются микалентной бумагой, а поверх рисунков в папке кладется защитный лист - картон;
  • ? рисунки при хранении лежат лицевой стороной вверх;
  • ? произведения изобразительного искусства, написанные углем или пастелью, хранятся в застекленном виде в вертикальном положении.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>