Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Секретарское дело

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Оформление и описание дел в зависимости от срока хранения

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений с методической помощью и под контролем ведомственного архива. При отсутствии архивариуса или лица, ответственного за архив, эту работу проводит секретарь организации.

По срокам хранения документы делятся на группы постоянного ы временного {свыше 10 лет) хранения и временного {до 10 лет включительно) хранения.

Дела первой группы подлежат передаче в установленные сроки в архив организации. Дела второй группы продолжают храниться в структурных подразделениях вплоть до их уничтожения.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела, подлежащие передаче в архив организации, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив предполагает их полное оформление.

Документы временного хранения, которые не передаются в архив, допускается оформлять частично, т.е. по окончании делопроизводственного года дополнительная их обработка не проводится. Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы.

Полное оформление дел предусматривает:

  • ? подшивку или переплет дела;
  • ? нумерацию листов в деле;
  • ? составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
  • ? составление заверительной надписи дела;
  • ? описание дела на обложке.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текстов всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (скобы, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Если дело состоит из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов, в начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и номеров листов дела. Внутренняя опись подписывается составителем. Ее листы нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в завсрительной надписи после общего количества листов дела (со знаком «плюс»). Например: «В настоящем деле 150 листов + 20 листов внутренней описи». Внутренние описи составляются к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами, к личным делам. Внутренняя опись имеет определенную форму.

Форма внутренней описи документов дела

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

В конце дела оформляется лист-завсритель дела: на отдельном листе ставится заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Листы внутренней описи указываются в за- верительной надписи после общего количества листов дела через знак «+».

Заверительная надпись разборчиво ставится составившим ее сотрудником с указанием его должности и даты оформления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается.

Форма листа-заверителя

Литерные и пропущенные номера указываются в завери- тельной надписи в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Это позволяет избежать перенумерации листов дела, что значительно экономит время. Например, если между листами под номерами 14 и 15 был обнаружен еще один лист, то он нумеруется как лист 14а. Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены под одним и тем же номером.

В процессе подготовки дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек.

Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме (см. прил. 18 к гл. 2).

Обязательными реквизитами обложки дел являются: наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (года) или крайние даты начала и окончания дела, для определенных категорий документов (постановлений, приказов, протоколов, переписки и т.д.) - количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.

Прежде всего должны быть сверены заголовки дел, вынесенные на обложки, с заголовками дел, указанными в номенклатуре. Далее в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения:

  • ? если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки;
  • ? в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносятся их номера, если эти дела разбиваются на тома.

В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:

  • ? если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его последнее название;
  • ? на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов;
  • ? из заверительной надписи на обложку выносится количество листов в деле;
  • ? при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер фонда, описи и дела по описи.

Образец внесения изменений при оформлении обложки дела

В данном примере старое название вышестоящей организации заключено в скобки, а новое название - Комитет по образованию Мингорисполкома - дописано ниже. Заголовок дела дополнен номерами приказов (№ l—100), включенных в первый том данного дела.

Затем на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год его образования, под датой делается запись: «Имеются документы за ...

годы». Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел, например: «Отчет о составе и движении кадров на предприятии за 2008 г.». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), а также содержащих разновременные документы (приказы, протоколы, справки, информации, переписку и т.д.), проставляются крайние даты документов дела. Начальной датой на обложке в данном случае будет дата самого раннего документа, конечной - дата последнего по времени документа (дата приложений во внимание не принимается). При оформлении обложек личных дел крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении сотрудников. Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например: 21.12.2008.

Потом на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя, о правилах составления которого упоминалось выше.

Ниже на обложке указывается срок хранения дела, который переносится из номенклатуры дел организации.

Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Однако на этом оформление обложки дела не завершается. На ней в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен еще архивный шифр дела, который включает:

  • ? номер фонда (только в организациях, внесенных в списки источников комплектования государственных архивов; присваивается соответствующим архивом);
  • ? номер описи;
  • ? номер дела по описи.

Например: Ф.З, Оп.1, Д.420.

Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Вопросы и задания

  • 1. Какие реквизиты указываются на обложке дела?
  • 2. Кто несет ответственность за своевременное и качественное оформление дел структурных подразделений?
  • 3. Что указывается в заверительной надписи?
  • 4. Что включает в себя полное оформление дел?
  • 5. Как составляется лист-заверитель дела?
  • 6. Приведите пример оформления внутренней описи.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>