Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Секретарское дело

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Требования к формированию дел. Принципы систематизации отдельных документов в дела

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В любой организации все документы на бумажной основе группируются в дела. Документы формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях под контролем и методическим руководством службы ДОУ и архива, или лицом, ответственным за делопроизводство.

В бесструктурных организациях формированием дел занимается непосредственно служба ДОУ или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных направлений деятельности организации.

Документы во время исполнения хранятся у исполнителя, для чего он должен завести специальные папки с надписями типа: «На исполнение», «Срочно», «На отправку» и т.п. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

По окончании работы с документом он передается для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях, систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведется централизованно, обычно в секретариате.

Формирование дела проводят с начала года, поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы в зависимости от срока их хранения следует формировать в самостоятельные дела.

В дела включается только один экземпляр каждого документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии.

В дела формируются документы за один календарный год (исключения - переходящие, личные и судебные дела; дела с жалобами и документами об их рассмотрении; дела выборных органов, формирующиеся за период осуществления ими своих полномочий; дела учебных заведений, формирующиеся в течение учебного года; истории болезней, рукописи и т.д.).

Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.

Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии с ходом решения излагаемого вопроса, по алфавиту, нумерации, а также на основании других принципов, которые могут варьироваться в зависимости от особенностей документов.

Таким образом, выделяются следующие принципы систематизации документов в делах:

  • ? вопросно-логический;
  • ? хронологический;
  • ? алфавитный;
  • ? нумерационный.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и решения и др.) группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Приказы по личному составу делятся на две группы:

  • ? приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении и премировании сотрудников;
  • ? приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках.

Протоколы собраний (конференций и т.д.), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2009 г., составленный в 2008 г., и отчет за 2009 г., составленный в 2010 г., должны быть отнесены к 2009 г.

При формировании дел с перепиской за документом-запросом помещается документ-ответ.

Порядок расположения документов в личных делах закреплен в «Инструкции по формированию, ведению и хранению личных дел работников».

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.

Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению хранятся постоянно, группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке.

Объем дела не должен превышать 250 листов.

Правильность формирования дел проверяется при поступлении дел в архив и при передаче их на государственное хранение.

Вопросы и задания

  • 1. В чем заключается формирование дел?
  • 2. Какие признаки заведения дел вы знаете?
  • 3. Назовите основные требования к формированию дел.
  • 4. Каков максимальный и минимальный объем дела?
  • 5. Как вы думаете, почему не рекомендуется формирование и хранение дела у исполнителей?
  • 6. Можно ли подшить в дело документ не по тому вопросу, который указан в заголовке дела, почему?
  • 7. Как влияет номенклатура дел на их формирование?
  • 8. Каковы требования к объему дела?
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>