Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Секретарское дело

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения. Для этого руководитель организации издает приказ о разработке номенклатуры дел организации, в котором определяется назначение номенклатуры дел и ее роль в организации, назначаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, конкретизируются их задачи и указываются сроки выполнения этой работы.

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений (см. прил. 9 к гл. 2). Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, или иным лицом, определенным руководителем организации или структурного подразделения. Им поручается разработать перечень документов, образующихся в этих подразделениях, и представить его секретарю или в службу ДОУ.

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем учреждения.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме и оформляется на общем бланке организации по установленной форме (см. прил. 8 к гл. 2). В состав реквизитов входят:

  • ? герб или эмблема;
  • ? наименование вышестоящей организации, наименование организации;
  • ? наименование вида документа (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ);
  • ? дата и индекс (индексом номенклатуры дел является номер дела по номенклатуре, например: № 1-24/325);
  • ? место издания или составления;
  • ? гриф утверждения (утверждается руководителем организации);
  • ? заголовок (в нем указывается, на какой год составлена номенклатура дел, например: на 2013 год);
  • ? текст (оформляется в виде таблицы);
  • ? подпись (подписывается составителем);
  • ? визы (визируется заведующим архивом);
  • ? гриф согласования (первый гриф организации согласовывается протоколом заседания экспертной комиссии, второй гриф - согласовывающей стороны (государственный архив), источником комплектования которого является организация).

Содержательная часть номенклатуры дел (текст) представляет собой таблицу.

В графе 1 проставляют индекс дела. Он состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения, например: индекс дела 1-7, где 1 - индекс структурного подразделения, 7 - порядковый номер дела в данном структурном подразделении.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел.

Графа 3 заполняется в конце календарного года. В ней указывается количество дел определенной категории, заведенных в организации в течение года.

Графа 4 включает срок хранения со ссылкой на номер статьи ведомственного или типового перечня документов.

Графа 5 служит для различных служебных отметок, например копийность, утрата документа и т.д.

Номенклатура дел подписывается руководителем делопроизводственной службы или секретарем, визируется заведующим архивом. Пересогласовывается номенклатура дел в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно номенклатура дел в организации уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем организации. Как уже было сказано, номенклатура дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ или секретариата.

В конце каждого года сводная номенклатура дел пересматривается и уточняется. После внесения необходимых изменений и уточнений, согласования, подписания сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают заверенные выписки из нее (см. прил. 10 к гл. 2).

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, составляются в трех экземплярах. Первый экземпляр - документ постоянного срока хранения - хранится в службе ДОУ, второй предназначен для архива организации в качестве учетного документа, третий передается согласовывающей стороне (государственный архив), источником комплектования которого является организация.

Схема построения номенклатуры дел зависит от структуры организации. Обычно она строится по структурному или структурно-функциональному принципу. В бесструктурных учреждениях возможно построение номенклатуры дел по функциональному принципу.

Независимо от схемы построения номенклатуры дел ее структурными элементами являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу

  • 1. Канцелярия
  • 2. Отдел экономического прогнозирования
  • 3. Производственно-технологический отдел
  • 4. Отдел техники безопасности
  • 5. Финансовый отдел
  • 6. Бухгалтерия
  • 7. Отдел труда и заработной платы
  • 8. Отдел кадров
  • 15. Профсоюзный комитет

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу

  • 1. Руководство
  • 2. Планирование
  • 3. Организация производственной деятельности
  • 4. Бухгалтерия
  • 5. Отдел кадров
  • 6. Архив
  • 7. Профсоюзный комитет

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу

  • 1. Руководство
  • 2. Планирование
  • 3. Организация производственной деятельности
  • 4. Финансирование
  • 5. Учет и отчетность
  • 6. Кадры
  • 7. и т.д.

Пример схемы номенклатуры дел учреждения образования, построенной по структурно-функциональному принципу

  • 1. Приемная
  • 2. Отдел кадров (при его наличии) или работа с кадрами
  • 3. Бухгалтерия
  • 4. Учебная деятельность
  • 5. Методическая работа
  • 6. Учебно-воспитательная работа
  • 7. Производственное обучение
  • 8. Административно-хозяйственная работа
  • 9. Охрана труда
  • 10. Физическое воспитание
  • 11. Архив
  • 12. Профсоюзный комитет

В сводной номенклатуре дела располагаются в том же порядке, что и в номенклатурах структурных подразделений. Дела размещаются внутри каждого раздела по группам с учетом степени важности, сроков хранения. Внутри каждой группы располагаются сначала дела постоянного хранения, затем временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно).

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от их значимости в следующем порядке:

  • ? нормативные правовые акты Республики Беларусь;
  • ? учредительные документы организации (устав (положение), свидетельство о регистрации и т.д.);
  • ? распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
  • ? организационные документы;
  • ? протоколы;
  • ? планы;
  • ? отчеты;
  • ? договоры;
  • ? справочно-информационные документы;
  • ? переписка;
  • ? учетно-регистрационные формы.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры дел.

Не включаются в номенклатуру дел ведомости Национального собрания Республики Беларусь, собрания декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие печатные издания.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>