Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Секретарское дело

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Текущее хранение документов

Значение номенклатуры дел в работе секретаря. Понятие о номенклатуре дел.

В процессе деятельности фирмы, организации, предприятия получают, создают и отправляют большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями информации, потребность в которой может возникнуть через определенное время. Быстро найти нужное можно только при полной и четкой классификации документов. Простейшим классификатором является группировка в дела. Что же такое дело? Значений у этого слова множество, но нас интересует следующее: «дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела после их исполнения, служит номенклатура дел.

Каждый руководитель мечтает о порядке в делах организации, поэтому секретарь в совершенстве должен владеть навыками приведения дел в порядок.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел на всех предприятиях, в организациях и учреждениях независимо от формы собственности должна быть составлена номенклатура дел.

Пример оформления номенклатуры дел организации негосударственной формы собственности

Общество с ограниченной ответственностью «Эвелина» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 19.12.2012 № 1-19/345 г. Минск на 2013 год

УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Эвелина» Подпись И.О. Имярек 19.12.2012

Индекс

дела

Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Руководство-1

1-1

Учредительные документы предприятия (устав, свидетельство о государственной регистрации)

Постоянно п. 23, п. 24

1

2

3

4

5

1-2

Приказы директора предприятия по основной деятельности

Постоянно

п. 21.1

1-3

Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам

5 лет п. 21.2

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства

1-4

Правила внутреннего трудового распорядка. Копия

1 год п. 470

После замены новыми. Подлинник - в отделе кадров (дело 2-06)

1-5

Протоколы общих собраний работников предприятия и документы к ним

Постоянно

п. 19.1

1-6

Протоколы заседаний экспертной комиссии и документы к ним

Постоянно

п. 109

1-7

Переписка с Министерством архитектуры и строительства Республики Беларусь по основной деятельности

Постоянно

п. 33

1-8

Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением

5 лет ЭПК п. 76

В случае неоднократного обращения - 5 лет ЭПК с даты последнего обращения

1-9

Документы о результатах рассмотрения замечаний и(или)предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, сведения, переписка и др.)

5 лет п. 81

После окончания ведения и передачи в архив предприятия книги замечаний и предложений

1

2

3

4

5

1-10

График личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц руководством предприятия

1 год п. 83

После замены новым

1-11

Книга учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей,их представителей, представителей юридических лиц руководством предприятия

5 лет п. 85

1-12

Книга замечаний и предложений граждан

5 лет п. 80

После окончания ведения и передачи в архив предприятия

1-13

Журнал регистрации приказов директора предприятия по основной деятельности

Постоянно

п. 102.1

1-14

Журнал регистрации приказов директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам

5 лет п. 102.2

1-15

Журнал регистрации входящих документов

3 года п. 103

Ведется в электронном виде в АСДОУ «Документооборот»

1-16

Журнал регистрации исходящих документов

3 года п. 103

Ведется в электронном виде в АСДОУ «Документооборот»

1

2

3

4

5

1-17

Журнал регистрации внутренних документов

3 года п. 103

Ведется в электронном виде в АСДОУ «Документооборот»

1-18

Журнал регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц

5 лет п. 78

1-19

Сводная номенклатура дел предприятия

Постоянно

п. 93.1

Отдел кадров - 2... Бухгалтерия - 3 и т.д.

Архивариус Подпись Е.Э. Ларина

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭК ООО «Эвелина»

10.12.2012 №2

Приведенный пример номенклатуры дел негосударственной организации, которая не является источником комплектования государственного архива и не имеющая вышестоящей организации, не подлежит согласованию за пределами организации, но в обязательном порядке подписывается заведующим архивом (если есть архив) или лицом, ответственным за делопроизводство, и согласовывается с экспертной комиссией организации.

Пример оформления номенклатуры дел для государственных организаций см. в прил. 10 к гл. 2.

В случае если организация является источником комплектования государственного архива, то раз в пять лет сводная номенклатура дел организации в обязательном порядке согласовывается с соответствующими архивами.

Следует помнить, что если в организации произошли серьезные структурные изменения, номенклатура дел сразу же пересоставляется и согласовывается с соответствующим архивом независимо от даты последнего согласования (п. 29 «Правил работы архивов государственных органов и иных организаций», утвержденных Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143).

Сроки хранения документов в примере номенклатуры дел определяются по графе 3 «Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения» (утвержден Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140). Применение этой графы правомерно для:

  • ? государственных органов, организаций, являющихся источником комплектования государственных архивов;
  • ? негосударственных организаций;
  • ? индивидуальных предпринимателей.

В случае если организация является государственной, но не является источником комплектования государственного архива, сроки хранения документов необходимо определять по графе 4 Перечня.

Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел - документ многофункциональный.

Во-первых, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит простейшим классификатором, позволяющим распределить исполненные документы в дела и, таким образом, определяет систему хранения документов в организации.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру дел, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Таким образом, с помощь номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

В-третьих, закрепляя индексацию дел, номенклатура часто используется при регистрации документов, так как номер дела по номенклатуре часто является составной частью регистрационного индекса документа.

Классификационная схема номенклатуры дел может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив организации дел со сроками хранения до 10 лет включительно; служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на службу ДОУ, в небольших компаниях - на секретаря.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в «Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел» (утверждены приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 15 июля 2009 г. № 23).

Номенклатура дел на предстоящий делопроизводственный год должна быть составлена структурными подразделениями в конце года, с тем чтобы делопроизводственная служба организации и архив смогли ее согласовать и утвердить до 1 января. Нужно помнить, что несвоевременно составленная номенклатура приводит к нарушению порядка формирования дел.

Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, точно так же следует поступать и при реорганизации учреждения.

Основой для составления номенклатуры дел являются уставы и положения об организации и ее структурных подразделениях, штатные расписания, должностные инструкции, отчеты и другие документы, схема классификации служебных документов, ведомственные или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, примерные, типовые номенклатуры дел, номенклатуры дел за прошлый год, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов.

Положение (устав), штатные расписания, должностные инструкции, номенклатуры дел прошлого года облегчают составление номенклатуры дел и ее систематизацию; карточки и журналы регистрации документов помогают определить состав и содержание полученных, отправленных, внутренних документов и т.д.

Номенклатура дел является многофункциональным документом:

? является указателем основных направлений деятельности организации;

  • ? служит схемой группировки (распределения) исполненных документов по тематическим комплексам (делам);
  • ? является базой для индексирования документов и дел;
  • ? выполняет функции указателя сроков хранения дел;
  • ? служит основой для системы построения справочной картотеки на исполненные документы в делопроизводстве и в архиве организации;
  • ? служит учетным документом в архиве для дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Устанавливаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел). В индивидуальную или конкретную номенклатуру дел включаются дела, намеченные к заведению в делопроизводстве одной организации в календарном году.

Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Составляется примерная или типовая номенклатура дел на основании изучения функций и направлений деятельности данной группы организации. При этом используются те же источники, что и для номенклатуры дел организации. При стабильной структуре организации примерная или типовая номенклатура дел строится по структурному принципу, в других случаях - по структурно-функциональной или функциональной схеме.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются при составлении номенклатур дел организации.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в иной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Каждая организация независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна составлять свою номенклатуру дел.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>